Plantilla de seguimiento de gastos en Excel

Las organizaciones tienen mucho que ganar si controlan los gastos de sus empleados. Por ello, suele ser mejor llevar un registro de los gastos a lo largo del tiempo que esperar a que lleguen los recibos a final de mes. En las empresas con grandes equipos de ventas que viajan mucho, los gastos de viaje pueden acumularse rápidamente. Además, las empresas se evitan sorpresas desagradables disponiendo de una herramienta fiable para hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real.

En muchas PYMES, la implantación de un sistema formal de presentación y reembolso de gastos no es una prioridad absoluta. Normalmente, los empleados se limitan a presentar sus recibos a final de mes, lo que suele suponer mucho trabajo manual para los contables o la persona responsable de gestionar los gastos.

Aunque existen muchas soluciones de software para realizar el seguimiento de los gastos, la mayoría de ellas tienen un precio elevado o una curva de aprendizaje muy pronunciada. En cambio, el uso de una plantilla de seguimiento de gastos en Excel ofrece a las empresas una forma fácil y fiable de realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real.

¿Por qué utilizar Microsoft Excel para gestionar los gastos?

• Flexibilidad: Puede personalizar las hojas de cálculo de Excel para adaptarlas a las necesidades y requisitos específicos de su empresa. De hecho, las hojas de cálculo en línea permiten crear un sistema versátil de presentación y seguimiento de gastos. No se requieren conocimientos de codificación para adaptar y personalizar la plantilla de seguimiento de gastos en Excel.
• Accesibilidad: Microsoft Excel está basado en la nube, por lo que sus colegas pueden enviar gastos desde sus portátiles o móviles en cualquier momento, incluso cuando están de viaje. En consecuencia, los administradores pueden procesar los gastos de forma rápida y sencilla.
• Compatibilidad: Microsoft Excel es fácilmente compatible con otros programas informáticos que pueda estar utilizando su empresa. Por lo tanto, los datos se importan fácilmente a las hojas de cálculo de Excel.
• Fácil de usar: Es probable que muchos de sus empleados estén familiarizados con las hojas de cálculo y, si no lo están, es fácil formarles. De hecho, utilizar una plantilla basada en Excel es ideal tanto para principiantes como para usuarios avanzados.

Qué obtiene con esta plantilla

• Una hoja para registrar todos los gastos del equipo.
• Un cuadro de mandos automatizado proyecta una visión general de los gastos por día, mes, tipo de gasto e individuo.

Cómo obtener la plantilla Expense Tracker en Excel

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Cómo utilizar la plantilla de seguimiento de gastos en Excel

Paso 1: Registrar los gastos del equipo

Cuando un miembro del personal paga por algo que necesita incluir en sus gastos, usted o alguien de su equipo deberá registrarlo en el Entradas de gastos hoja de su hoja de cálculo personal.

Paso 2: Consultar los informes en el cuadro de mandos

Cuando ya disponga de un conjunto de gastos y desee generar un informe, vaya a la hoja Cuadro de mando e introduzca el número de días pasados que desea incluir. Los gráficos se actualizarán automáticamente en función del periodo de tiempo seleccionado.