Modelo de gerenciamento de projetos em Excel

Os gerentes de projeto enfrentam a difícil tarefa de coordenar orçamentos e projetos enquanto supervisionam os funcionários e apresentam relatórios aos seus superiores. Cumprir vários prazos e manter-se organizado é uma tarefa quase impossível. Isso só piora se você tiver que gerenciar uma equipe on-line. Como esse é um problema comum para muitas empresas, várias empresas de software desenvolveram ferramentas para aliviar parte da carga de trabalho. Infelizmente, a maioria dessas ferramentas é extremamente cara e, na verdade, complica ainda mais a situação, graças à necessidade de treinamento adicional para usar os recursos de forma eficaz. Além de desperdiçar dinheiro, você também perde um tempo precioso. É por isso que a Sheetgo tem um modelo de gerenciamento de projetos em Excel.

Se você já usou o Microsoft Excel, está ciente de sua grande variedade de recursos, incluindo sincronização de dados em tempo real e recursos abrangentes de compartilhamento. Como resultado, ele é o programa de planilhas perfeito para gerenciamento de projetos e colaboração com colegas. O alto nível de computação em nuvem usado pelo Microsoft Excel leva o trabalho em equipe a um novo patamar. O modelo de gerenciamento de projetos do Sheetgo é, portanto, a melhor maneira de criar um sistema totalmente automatizado usando seus arquivos do Excel. Vamos explorar como o modelo funciona e como você pode implementá-lo em suas operações em questão de minutos.

Por que usar o Microsoft Excel para gerenciar despesas?

• Flexível: Você pode adaptar as planilhas do Excel às demandas e expectativas específicas da sua empresa. E o melhor de tudo é que você não precisa de nenhum conhecimento de codificação ou de software para adaptar o modelo de gerenciamento de projetos no Excel às suas necessidades.
• Acessível: Todos os seus dados podem ser acessados de qualquer lugar do mundo. Você pode compartilhá-los com seus colegas para que eles possam colaborar facilmente com você. Isso torna o modelo de gerenciamento de projetos no Excel totalmente acessível, desde que você tenha uma conexão com a Internet.
• Compatível: O Microsoft Excel é facilmente compatível com qualquer software que você ou um colega possa estar usando. Por esse motivo, diferentes departamentos de sua empresa podem importar dados para o modelo de gerenciamento de projetos no Excel com facilidade.
• Facilidade de uso: A maior parte da sua equipe provavelmente está familiarizada com o uso de planilhas, o que facilita a integração. Como resultado, um modelo de gerenciamento de projeto baseado em Excel é perfeito tanto para iniciantes quanto para usuários avançados.

Como obter o modelo de gerenciamento de projetos para o Excel

Para começar, siga estas etapas:

1. Clique no botão abaixo para fazer o download do modelo.
2. Siga as instruções abaixo para começar.

Como usar o modelo de gerenciamento de projetos para o Excel

Etapa 1: Escolha suas configurações

Abra o arquivo de gerenciamento de projeto no Excel e abra o arquivo Entradas folha.

Ajuste suas configurações nas caixas. Isso inclui a data de início do projeto, o formato de visualização de Gannt e o dia da semana em que sua semana de trabalho começa.

Etapa 2: Insira as tarefas do projeto

Ir para o PEP na planilha mestre e insira os dados do seu projeto substituindo os dados de amostra (colunas E a G).

O que é uma WBS?

WBS é uma abreviação de Work Breakdown Structure (estrutura de divisão do trabalho). É uma técnica para dividir um projeto em partes pequenas e realizáveis.

Organize o projeto clicando na torneira WBS e preenchendo as colunas E a G: ‘Projeto’, ‘Subprojeto’ e ‘Título da tarefa’. Aqui está um exemplo de divisão de um projeto em etapas menores:

Projeto: “Planejamento”

Subprojeto: “Plano de escopo preliminar”

Título da tarefa: “Pesquisa”

Etapa 3: Insira as dependências das tarefas

Agora, insira a dependência de cada tarefa nas colunas H e I. Isso permite que você saiba se uma tarefa pode começar quando outra começa (Start-to-start) ou se uma tarefa só pode começar quando outra tiver sido concluída (Start-to-finish).

Por exemplo, na captura de tela abaixo, você pode ver que a tarefa 1.5.1 só pode começar quando a 1.1.1 estiver concluída.

Insira quaisquer dependências de tarefas na coluna H. Altere a relação de dependência de suas tarefas selecionando uma opção no menu suspenso na coluna I.

Etapa 4: Selecione a duração de uma tarefa e o proprietário

Use a coluna J para inserir o número de dias em que uma tarefa deve ser concluída. Use a coluna K para adicionar o nome do proprietário da tarefa.

Etapa 5: Monitorar o progresso

Agora você pode acompanhar facilmente o progresso de todas as tarefas a partir do Gantt folha.

E aí está! Com o número de horas que você economiza usando esse modelo de planilha, agora você pode investir esse tempo em outros aspectos importantes do seu negócio.