Trabajar a distancia: cómo mantener la productividad de su equipo

Gestionar un equipo remoto puede ser todo un reto. Los empleados experimentan una pérdida de productividad debido a las distracciones y el estrés. La calidad de la comunicación del equipo disminuye. Y los directivos tienen dificultades para fijar objetivos claros y controlar el rendimiento. Este artículo explica cómo mantener la productividad de su equipo mientras trabaja a distancia.

Principales retos de productividad de un equipo remoto

Antes de pasar a los consejos de productividad, hagamos un rápido repaso de los principales retos de los equipos remotos y cómo afectan a la productividad.

Distracciones

Aunque su empleado viva solo, las distracciones siempre formarán parte de su jornada laboral. Una pausa para tomar algo puede hacer que se ponga a limpiar la casa de forma imprevista.

Las personas que tienen compañeros de piso o familia en casa durante las horas de trabajo (especialmente, los niños pequeños) son aún más propensas a las distracciones.

Este estudio sobre WFH descubrió que los entornos que distraen ejercen una influencia negativa en los motores de motivación de las personas y en su compromiso con el trabajo.

Un resultado menos obvio de las distracciones regulares es la desolación de la rutina 8/5. La WFH difumina la línea que separa el horario laboral del tiempo dedicado a actividades personales. El efecto sobre un individuo varía en función de su personalidad. Por ejemplo, las personas que necesitan estructura pueden experimentar un malestar importante. Sin embargo, los “noctámbulos” pueden beneficiarse del trabajo durante las horas de su máxima actividad.

Menor calidad de la comunicación

La comunicación es probablemente el aspecto más afectado del trabajo a distancia. He aquí algunos problemas con los que luchan los empleados:

La sensación de haber perdido la conexión con el equipo

El trabajo en la oficina crea un espacio único para que los empleados se relacionen entre sí y entablen relaciones personales. Los trabajadores remotos sólo se “ven” durante las reuniones en línea, en las que sobre todo hablan de trabajo. Como resultado, pueden tener dificultades para sentirse conectados a su equipo y a la causa común. Esto puede influir en su compromiso y motivación laboral.

Falta de tutoría y orientación

Muchos empleados necesitan apoyo directivo para realizar sus tareas. Necesitan instrucciones o directrices claras. Por desgracia, no todos los directivos están preparados para comunicarse con ellos con claridad y ofrecerles la tutoría necesaria.

Zoom Fatiga

La fatiga del zoom es el estrés que experimentan las personas por la abundancia de reuniones en línea. Es especialmente impactante si los trabajadores acuden a las llamadas como oyentes y no como participantes activos en los debates. Puede manifestarse en irritabilidad, agotamiento físico y mental, e incluso dolor.

Pérdida de información

La pérdida de información es inevitable en cualquier conversación. De hecho, olvidamos alrededor del 50% de la información en sólo una hora después de una conversación. Este problema es aún mayor en los equipos de trabajo a distancia. Como se comunican a través de reuniones en línea, los trabajadores a distancia pierden la mayor parte de la información no verbal (que comprende hasta 80% de toda la información que extraemos de las conversaciones). A menudo se sienten perdidos o confusos después de las llamadas, esforzándose por recordar de qué hablaron y qué decisiones tomaron.

Organización del trabajo

Muchos trabajadores a distancia tienen dificultades para organizar su trabajo. Esto es cierto tanto para los que empiezan a trabajar a distancia como para los que ya tienen experiencia. En la era post-COVID, los directivos piensan que la gente sabe hacerlo por defecto. Sin embargo, la popularidad de los artículos sobre organización del trabajo a distancia demuestra lo contrario.

A la gente puede costarle entender cómo crear un espacio dedicado, priorizar las tareas, combatir las distracciones y aumentar la productividad. Explicar estos aspectos es tarea del directivo.

Seguimiento del rendimiento

Cuando se trata del seguimiento del rendimiento, muchos directivos caen en uno de los dos extremos. Algunos pueden pensar que los trabajadores remotos son menos productivos y, por tanto, requieren una supervisión constante. Esto puede convertirse rápidamente en microgestión. Otros piensan que el trabajo a distancia aumenta la productividad. Por eso aplican un enfoque de no intervención.

La realidad es que las personas son diferentes. Algunos empleados prosperan con un estilo de gestión laissez-faire, mientras que otros necesitan orientación, controles periódicos y normas claras.

10 consejos para mantener la productividad de su equipo

Hemos dividido esta sección en tres áreas en las que puede ayudar a su equipo a mejorar su rendimiento. Son la organización del trabajo, la comunicación y el rendimiento.

Organización del trabajo

Esta es la base del éxito de su equipo. Los estudios han demostrado que un espacio de trabajo organizado y una rutina de trabajo se correlacionan con el rendimiento laboral. Sin embargo, muchos directivos se muestran indiferentes ante la organización del trabajo en casa. Lo consideran competencia de los empleados. Aunque nunca debe imponer normas estrictas al margen del desempeño de las tareas, puede ofrecer a su equipo algunas pautas sobre cómo mejorar la organización del trabajo.

Esto es lo que puede hacer como gestor:

Ayudar a los miembros del equipo a organizar su espacio de trabajo

Cuando hablamos de un espacio de trabajo nos referimos a tres aspectos: físico, social y temporal. El aspecto físico significa que el espacio de trabajo se encuentra en una determinada habitación de la casa. Preferiblemente, este lugar debe ser tranquilo y de difícil acceso para las personas con las que convive su empleado.

El aspecto social significa que su empleado debe tener claros los límites de su espacio de trabajo. Deben comunicar a los demás la finalidad de este lugar. Pueden prohibir entrar en la sala y molestarles allí a menos que sea realmente urgente.

Por último, pueden establecer límites en torno al momento en que trabajan y no deben ser molestados. Esto es especialmente importante durante las llamadas o algún trabajo que requiera una carga mental excesiva.

Un lugar dedicado al trabajo ayudará a su equipo a hacer frente a varios problemas. En primer lugar, tendrán menos distracciones. Segundo, un lugar de trabajo organizado disminuye el nivel de estrés. Tercero, trabajar en un solo lugar puede ayudar a sus empleados a crear un hábito de trabajo con el tiempo. En cuarto lugar, creará límites claros entre el trabajo y la vida personal de los que muchas personas carecen en las prácticas a distancia.

Preparar la pila tecnológica

Cuando forme su pila de tachuelas, le sugerimos los siguientes tipos de soluciones:

1. Herramientas de colaboración SaaS en la nube

Esta categoría incluye mensajeros, soluciones de conferencia en línea y trajes de oficina como Google Workspace. En primer lugar, impulsarán la colaboración y la comunicación del equipo. Estas herramientas ayudarán a sus trabajadores a compartir y colaborar rápidamente en documentos. Además, tendrán todos sus datos en un solo lugar.

2. Herramientas de seguridad en la nube, como copias de seguridad, prevención de pérdida de datos, CASB, etc.

En muchos casos, su empresa no puede garantizar la seguridad de los PC domésticos que sus empleados utilizan para trabajar. Esto podría crear una serie de vulnerabilidades en sus herramientas de colaboración en la nube. No querrás sufrir un ataque de ransomware y dos semanas de inactividad porque un empleado haya abierto un correo electrónico de phishing y haya cifrado tus datos en la nube.

3. Soluciones de gestión de tareas

Le ayudará a tener una mejor visibilidad del trabajo en equipo y le proporcionará un control adicional sobre el rendimiento de las tareas. También evitará que algunos proyectos se queden en el tintero. Por último, la gente sabrá mejor lo que tiene que hacer y a qué hora.

4. Herramientas que utiliza su equipo para realizar su trabajo

Por ejemplo, si eres un equipo de ventas necesitarás un CRM. Si diriges marketing, necesitarás un conjunto de herramientas SEO y CMS, etc.

5. Soluciones para mejorar el rendimiento

Por último, pero no por ello menos importante, existe una enorme categoría de aplicaciones SaaS que le permiten automatizar sus procesos de trabajo rutinarios y evitar eventos de pérdida de productividad. He aquí algunos ejemplos de este tipo de herramientas:

transcripción gratuita de reuniones (Noty.ai)
Visor de zonas horarias de los empleados (Cada zona horaria)
guardianes de contraseñas (Okta)
herramientas de informes de gastos (Fyle)
grabadoras de pantalla (Loom)

Comparta consejos individuales de productividad para trabajadores a distancia

Difunde los principales retos del trabajo a distancia y cómo superarlos. Ayudará a tus compañeros de equipo no solo a afrontar sus dificultades, sino también a crear la sensación de que te preocupas por su bienestar.

Comunicación

Como ya hemos dicho, la comunicación es el aspecto del trabajo que más se resiente del modelo a distancia. Como directivo, puedes ayudar a tus empleados a sentirse menos aislados o desvinculados haciendo lo siguiente:

Estar disponible

Reúnase regularmente con sus compañeros de equipo. Hable de su trabajo y sus bloqueos, ofrézcales orientación y pregúnteles por sus dificultades personales. Ayudará a tus empleados a sentirse comprometidos y conectados.

Fomentar la comunicación interpersonal

Crea un chat específico para memes y chistes. Publica allí con regularidad. Ofrezca fiestas en línea en las que todos se reúnan para comunicarse de manera informal. Dedica un tiempo a las conversaciones informales durante las convocatorias.

Asegúrese de que su equipo conoce los objetivos generales de la empresa

Comunique regularmente a su equipo los objetivos empresariales y explíqueles cómo su trabajo contribuye a alcanzarlos. Creará un sentido de propósito en sus trabajadores y la comprensión de que forman parte de una causa mayor.

“Comunicar en exceso”

Como ya hemos dicho, la información tiende a perderse. Si hablas de ciertas cosas durante las reuniones en línea, es posible que la gente las olvide. Asegúrate de redactar un seguimiento, ofrecer un resumen y asignar tareas. Las notas de las reuniones pueden ayudarte a evitar la pérdida de información crítica.

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Prueba Noty.ai

Regular la carga de las reuniones

La mayoría de las veces, la dirección crea reuniones en las que las personas participan como oyentes. Y en muchos casos, tienen que escuchar cosas que no repercutirán en su rendimiento. Por ejemplo, a un redactor de contenidos puede resultarle difícil escuchar la discusión de una hora sobre código que mantiene el equipo de desarrollo. Si quieres que tu equipo sepa lo que ocurre en otros departamentos, asegúrate de que sea breve y claro.

Rendimiento

El rendimiento del trabajo a distancia puede verse afectado por el estrés, las distracciones y la falta de un control y una orientación claros. Sugerimos hacer dos cosas:

Controlar el rendimiento en lugar de las horas

Si una persona puede realizar sus tareas a tiempo, no importa cuándo trabaje: en horario laboral o no. Algunos equipos eligen un modelo asíncrono porque es el que mejor les funciona. Sin embargo, entendemos que este modelo puede afectar negativamente a la comunicación. Lo que puedes hacer como gestor es establecer un determinado marco temporal en el que todo el mundo esté disponible para la comunicación, dejando las horas de trabajo reales a tus compañeros de equipo.

Establecer un marco claro para el control del rendimiento

Encuentre un término medio entre la microgestión y el laissez-faire. Comunique a sus compañeros lo que espera de ellos y cuándo controlará el cumplimiento de la tarea. Anímales también a que te digan si tienen dificultades para cumplir el plazo, de modo que puedas prepararte con antelación.