Cómo crear un sencillo gestor de gastos

Tanto si se trata de una empresa como de un uso personal, la gente debería hacer un seguimiento de sus gastos para saber a qué destina su dinero. Al hacer un seguimiento de sus gastos, comprenderá mejor cómo se utilizan sus recursos y encontrará formas de ahorrar dinero. En esta entrada de blog, le mostramos cómo crear un sencillo registro de gastos y le proporcionamos una plantilla para empezar.

Elija un programa sencillo de seguimiento de gastos

Para las finanzas personales, hay varias aplicaciones como Dollarbird, Goodbudget y Fudget que hacen el trabajo. Personalmente, me gusta utilizar hojas de cálculo porque son más flexibles que cualquier software estándar. Las hojas de cálculo también son más útiles para fines empresariales, ya que se pueden integrar fácilmente para gestionar varios procesos a la vez (por ejemplo, vincular el gestor de gastos a la base de datos de recursos humanos para el pago de salarios).

En este ejemplo, te mostraremos cómo crear tu propio rastreador de gastos en hojas de cálculo. Para este ejercicio, recomiendo Google Sheets, ya que es gratuito (si tienes una cuenta de Gmail) y puedes acceder a él desde cualquier lugar.

Cree sus categorías de gastos

La mejor forma de examinar sus gastos es clasificándolos por categorías. En un mes determinado puede tener cientos o miles (en el caso de una empresa) de pagos. Para visualizar en qué se gasta el dinero, es importante clasificarlos. Las categorías para gastos personales serían cosas como vivienda, transporte y servicios públicos, mientras que para una empresa serían cosas como gastos de oficina, salarios y suministros. Recomendamos entre 8 y 15 categorías para darle suficiente visibilidad de sus gastos, sin abrumar.

Cree su hoja de entrada de gastos

Una vez creadas las categorías de gastos, puede empezar a introducirlos. Para su hoja de gastos, debe incluir columnas para las categorías (utilice la validación de datos para crear un menú desplegable), la fecha de pago, el importe del pago y las notas (para información detallada). Una vez configurada la estructura, puede empezar a introducir sus gastos.

Cree su hoja de entrada de gastos

Una vez creadas las categorías de gastos, puede empezar a introducirlos. Para su hoja de gastos, debe incluir columnas para las categorías (utilice la validación de datos para crear un menú desplegable), la fecha de pago, el importe del pago y las notas (para información detallada). Una vez configurada la estructura, puede empezar a introducir sus gastos.

Cree su ficha resumen

Una vez introducidos los gastos, puedes empezar a resumirlos en una pestaña. Prueba a utilizar fórmulas como =SUMIFS() para sumar todos los gastos de una categoría determinada en un periodo de tiempo determinado. A partir de ahí puedes crear gráficos para visualizar fácilmente en qué se gasta tu dinero.