¿Qué es la agregación de datos? (Tipos, casos de uso y herramientas)

Carly Fiorina dijo una vez: “El objetivo es transformar los datos en información, y la información en conocimiento”.”

Explicación: el verdadero poder de los datos reside en cómo se utilizan para crear información significativa que conduzca a acciones y decisiones prácticas. Y una de las mejores formas de conseguirlo es utilizar la agregación de datos.

¿Qué es la agregación de datos y qué herramientas se deben utilizar para ello?

Principales conclusiones:

• La agregación de datos es el proceso de recogida y combinación de datos de múltiples fuentes para crear un resumen o un conjunto de datos más completo.
• La agregación de datos se utiliza en análisis empresariales, estudios de mercado, asistencia sanitaria, informes financieros, etc.
• Existen principalmente dos tipos de agregación de datos: agregación temporal y espacial y agregación manual y automatizada.
• Sheetgo es una herramienta que automatiza la agregación de datos.

¿Qué es la agregación de datos?

La agregación de datos es el proceso de recopilar y combinar datos procedentes de múltiples fuentes para crear un resumen o un conjunto de datos más completo.

¿Cómo funciona la agregación de datos?

Utilicemos un ejemplo sencillo para entender cómo funciona la agregación de datos.

Imagina que quieres saber el número de manzanas que tienen 100 personas de tu barrio. Puedes ir a casa de cada persona y contar todas las manzanas una por una. Pero esto no es productivo; aún tienes que visitar a 99 personas.

¿Cuál es la mejor solución?

Le pides a cada persona que cuente sus manzanas sola (antes de que la visites) y te da el total número. Luego, se suman todos esos totales para obtener un número grande que representa todas las manzanas de todo el vecindario.

La agregación de datos funciona de la misma manera. Reúne información de muchos sitios web, bases de datos u otras fuentes de datos y la combina en un único informe o conjunto de datos. Las empresas, los investigadores o cualquier otra persona pueden analizar este informe y tomar decisiones importantes.

4 Casos de uso de la agregación de datos

1. Análisis de negocio

En una empresa, distintos departamentos como ventas, marketing y atención al cliente suelen trabajar en sus propios silos. Cada uno de ellos recopila datos relevantes para sus operaciones específicas.

• Las ventas podrían registrar el número de productos vendidos,
• Marketing podría supervisar el rendimiento de las campañas publicitarias, y
• El servicio de atención al cliente puede registrar las quejas y comentarios de los clientes.

Aunque cada departamento genera datos importantes, analizar estos conjuntos de datos por separado puede resultar difícil. También es difícil hacerse una idea completa de la salud general de la empresa.

Aquí es donde entra en juego la agregación de datos. Cuando la empresa combina estos datos, puede ver el número de productos vendidos, cómo le ha ayudado el marketing a venderlos y qué opinan los clientes de los productos.

2. 2. Estudios de mercado

Las empresas hacen estudios de mercado para saber qué quieren los clientes y cómo se comportan y encontrar nuevas tendencias. Para ello, recopilan información de muchos lugares. Esta información puede incluir

• Encuestas a los clientes,
• Actividad en las redes sociales,
• Análisis de la competencia,
• Datos de ventas,
• y mucho más.

Sin embargo, lo más probable es que la empresa tenga un informe de encuesta a clientes, un informe de la competencia, un informe de ventas, etcétera. Imagínese la pesadilla que supone intentar analizar cada uno de ellos. Si agregas los datos, crearás un único informe que combine esta información.

3. Sanidad

Los hospitales y clínicas recopilan datos de los pacientes a partir de historias clínicas electrónicas, pruebas de laboratorio e informes de diagnóstico por imagen. Con datos agregación, pueden obtener una visión de la salud de un paciente y diagnosticar y tratar mejor a los pacientes.

También ayuda en la investigación, como el seguimiento de la propagación de enfermedades o la eficacia de los tratamientos.

4. 4. Información financiera

Las empresas suelen recopilar datos de muchos departamentos, como ventas, marketing y atención al cliente. Cuando agregan estos datos, pueden conocer el rendimiento global de la empresa.

Por ejemplo, la combinación de datos de ventas de distintas regiones ayuda a una empresa a comprender qué áreas funcionan mejor y dónde se necesitan mejoras.

Tipos de agregación de datos

1. Agregación temporal y espacial

La agregación temporal consiste en recopilar puntos de datos de una única fuente durante un periodo de tiempo definido. Por ejemplo, si quieres saber cuánto vendió tu tienda favorita cada día del mes pasado, eso sería agregación temporal.

Por otro lado, la agregación espacial es un método utilizado para recopilar puntos de datos de un grupo de recursos durante un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, se utiliza para saber cuánto vendieron todas las tiendas de tu barrio el mes pasado.

2. Agregación manual y automatizada

En la agregación manual de datos, las personas recopilan, organizan y analizan los datos manualmente. Suelen utilizar herramientas como hojas de cálculo o bases de datos. Aunque este método es flexible y permite un mayor control, requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Cuanto mayores sean los conjuntos de datos, más difícil será la tarea.

Con la agregación automatizada de datos, se utilizan herramientas informáticas (como Sheetgo) para recoger, procesar y analizar los datos automáticamente. Este enfoque es más eficiente, preciso y escalable. Es el mejor para manejar conjuntos de datos grandes y complejos.

Ahora que ya conoces la agregación de datos y sus distintos tipos, es posible que quieras saber cómo agregar datos. ¿Qué tal si vemos un ejemplo más práctico? Nos centraremos en la agregación automatizada de datos y utilizaremos Sheetgo, una herramienta que puede ahorrar tiempo y dinero.

¿Cómo puede Sheetgo ayudar con la agregación de datos?

Sheetgo puede ayudar con la agregación de datos mediante la recopilación de datos de varias hojas de cálculo (Google Sheets y Excel) y su combinación en una o varias hojas de cálculo.

Supongamos que un departamento de RRHH necesita controlar el estado de asistencia de 37 empleados durante un día. Quieren saber qué empleado ha fichado hoy.

Al fichar a la entrada y a la salida, los empleados pulsan un botón en una herramienta en línea, que añade la información a una hoja de Google. Y si, por alguna razón, no pueden trabajar, tienen que utilizar el estado “Ausente”.

En total, tenemos 4 hojas de Google (TI, Ventas, Marketing y Atención al cliente), y cada hoja tiene las siguientes columnas: ID, nombre, departamento, entrada, salida, baja y estado de asistencia.

El departamento de RRHH quiere recopilar la información de cada documento en una hoja maestra. Si un miembro de RRHH tiene que escanear manualmente cada dato, tardará horas. Sin embargo, el uso de una herramienta automatizada de agregación de datos como Sheetgo mejorará drásticamente la productividad.

He aquí cómo:

1. Acceda a su cuenta de Sheetgo, haga clic en “Nuevo” y luego en “Flujo de trabajo en blanco”. Puede crear una cuenta gratuita aquí.

2. Seleccione “Crear una automatización”.”

3. Seleccione “Múltiples archivos”.”

4. Haga clic en “Seleccionar archivo”.”

5. Elija las hojas de cálculo de las que desea recopilar datos y haga clic en “Hecho”.”

6. Pulse el botón “Siguiente paso”.

7. Ahora, elija “Condición” para filtrar los datos de las cuatro fuentes de datos.

8. En la siguiente pestaña, seleccione la columna de la que desea obtener la información. Elija “Texto exacto” e introduzca el nombre del texto que Sheetgo necesita filtrar. En mi caso, puse “Columna G: Estado de Asistencia”, y el texto es “Ausente”.”

Haga clic en “Confirmar” y “Siguiente paso”.”

9. Haz clic en “Hojas de cálculo de Google”.”

10. A continuación, seleccione o cree el fichero de destino. Sheetgo utilizará este fichero u hoja de cálculo para informar de todos los estados de asistencia “Ausente”. Haga clic en “Finalizar y guardar”.”

11. Ahora Sheetgo escaneará automáticamente sus departamentos para realizar un seguimiento de la asistencia, como puede ver en la imagen siguiente.

12. Finalmente, Sheetgo creará un informe mostrando la asistencia de cada departamento.

¿Has visto cómo funciona la agregación automática de datos? Gracias a este Automatización de Google Sheet, Así, podrá centrarse en tareas más importantes mientras controla el estado de asistencia en su empresa.

Puedes utilizar Sheetgo con Google Sheets y Excel para automatizar tus finanzas, RRHH, CRM, cadena de suministro, y mucho más.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Por qué hay que agregar los datos?

Los datos deben agregarse para simplificar grandes conjuntos de datos, descubrir patrones y apoyar la toma de decisiones. Transforma la información dispersa en ideas significativas.

¿Por qué es importante la agregación de datos?

La agregación de datos es importante porque ayuda a las empresas a comprender las tendencias, tomar decisiones con conocimiento de causa y mejorar el rendimiento general.

¿Cómo se pueden agregar los datos?

Puedes agregar datos mediante métodos como la suma, la media, el recuento y la agrupación, y utilizando herramientas como hojas de cálculo, bases de datos y software especializado.

¿Cuáles son las mejores herramientas de agregación de datos?

Las mejores herramientas de agregación de datos son 1. Sheetgo, 2. Looker Studio, 3. Stata, 4. Google Analytics y 5. Alteryx. Alteryx.