O que é agregação de dados? Tipos, métodos, ferramentas e softwares

Carly Fiorina disse certa vez: “O objetivo é transformar dados em informações, e informações em insights”.”

Explicação: o verdadeiro poder dos dados é como eles são usados para criar informações significativas que levam a ações e decisões práticas. E uma das melhores maneiras de conseguir isso é usar a agregação de dados.

O que é agregação de dados e quais ferramentas você deve usar para agregar dados?

Principais conclusões:

• A agregação de dados é a processo de coleta e combinação de dados de várias fontes para criar um resumo ou um conjunto de dados mais abrangente.
• A agregação de dados é usada em análise de negócios, pesquisa de mercado, saúde, relatórios financeiros e muito mais.
• Há principalmente dois tipos de agregação de dados: agregação temporal e espacial e agregação manual e automatizada.
• Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, automatiza a agregação de dados no Google Sheets e no Excel.
• As ferramentas e os softwares de agregação de dados incluem automação de planilhas, plataformas de BI, ferramentas de integração de dados e data warehouses.

O que é agregação de dados?

A agregação de dados é o processo de coleta e combinação de dados de várias fontes para criar um resumo ou um conjunto de dados mais abrangente.

Como funciona a agregação de dados?

Vamos usar um exemplo simples para entender como funciona a agregação de dados.

Imagine que você queira saber o número de maçãs que 100 pessoas do seu bairro têm. Você pode ir à casa de cada uma delas e contar todas as maçãs, uma por uma. Mas isso não é produtivo; você ainda tem 99 pessoas para visitar.

Qual é a melhor solução?

Você pede a cada pessoa que conte suas maçãs sozinha (antes de visitá-las) e lhe dá o total número. Em seguida, você soma todos esses totais para obter um grande número que representa todas as maçãs de toda a vizinhança.

A agregação de dados funciona da mesma forma. Ela reúne informações de vários sites, bancos de dados ou outras fontes de dados e, em seguida, combina-as em um único relatório ou conjunto de dados. As empresas, os pesquisadores ou qualquer outra pessoa podem analisar esse relatório e tomar decisões importantes.

Agregação de dados vs. mineração de dados

Agregação de dados e mineração de dados costumam ser confundidas, mas existe uma diferença clara entre as duas. A agregação de dados consiste em coletar dados de várias fontes e combiná-los em um único conjunto de dados, enquanto a mineração de dados é o processo de analisar grandes conjuntos de dados para identificar padrões ou correlações. Por isso, a agregação de dados é o primeiro passo da mineração de dados: os dados coletados precisam ser agregados antes de serem minerados em busca de insights.

4 casos de uso da agregação de dados

1. Análise de negócios

Em uma empresa, diferentes departamentos, como vendas, marketing e atendimento ao cliente, geralmente trabalham em seus próprios silos. Cada um deles coleta dados relevantes para suas operações específicas.

• As vendas podem rastrear o número de produtos vendidos,
• O marketing pode monitorar o desempenho das campanhas publicitárias, e
• O atendimento ao cliente pode registrar reclamações e feedbacks dos clientes.

Embora cada departamento gere dados importantes, pode ser difícil analisar esses conjuntos de dados separadamente. Também é difícil obter uma visão completa da saúde geral da empresa.

É aí que entra a agregação de dados. Quando a empresa combina esses dados, ela pode ver o número de produtos vendidos, como o marketing a ajudou a vender esses produtos e o que os clientes pensam sobre eles.

2. Pesquisa de mercado

As empresas fazem pesquisas de mercado para entender o que os clientes querem e como eles se comportam e para descobrir novas tendências. Para isso, elas coletam informações de vários lugares. Essas informações podem incluir

• Pesquisas com clientes,
• Atividade de mídia social,
• Análise da concorrência,
• Dados de vendas,
• e mais.

No entanto, é provável que a empresa tenha um relatório de pesquisa de clientes, um relatório da concorrência, um relatório de vendas e assim por diante. Imagine o pesadelo que é tentar analisar cada um deles. Se você agregar os dados, criará um único relatório que combina essas informações.

3. Assistência médica

Hospitais e clínicas coletam dados de pacientes de registros eletrônicos de saúde, exames laboratoriais e relatórios de imagens. Com dados eles podem ter uma visão da saúde de um paciente e diagnosticar e tratar melhor os pacientes.

Também ajuda na pesquisa, como o rastreamento da disseminação de doenças ou da eficácia dos tratamentos.

4. Relatórios financeiros

As empresas geralmente coletam dados de vários departamentos, como vendas, marketing e atendimento ao cliente. Quando agregam esses dados, elas podem conhecer o desempenho geral dos negócios.

Por exemplo, a combinação de dados de vendas de diferentes regiões ajuda a empresa a entender quais áreas têm o melhor desempenho e onde são necessárias melhorias.

Se esses números já estão em uma única pasta de trabalho do Excel, você pode agregar dados no Excel com a função AGGREGATE (AGREGAR) ou o Power Query.

Exemplos de agregação de dados

Veja mais alguns exemplos de agregação de dados no dia a dia das empresas:

• Uma empresa de varejo agrega os dados de clientes do seu sistema de PDV, do site e do aplicativo móvel para ver os hábitos de compra dos clientes em um só lugar.
• Um banco ou aplicativo de orçamento coleta dados de várias contas para dar ao cliente uma visão única das suas finanças.
• Uma equipe de marketing combina o investimento em anúncios e as conversões do Google Ads, da Meta e do LinkedIn em um relatório semanal para comparar o custo por lead entre os canais.
• Uma empresa industrial reúne dados de várias linhas de produção para melhorar a eficiência e reduzir o desperdício.

Métodos de agregação de dados

A maioria dos métodos de agregação de dados se resume a algumas operações que transformam muitas linhas em um único valor de resumo:

• Soma: soma os valores, como o total de vendas por região.
• Média: calcula a média, como o valor médio dos pedidos por mês.
• Contagem: conta registros, como os tickets de suporte por dia.
• Mínimo e máximo: retornam o menor e o maior valor, como o orçamento de fornecedor mais barato e o mais caro.
• Agrupamento: divide as linhas por data, região, produto ou equipe, para que cada uma das operações acima seja executada uma vez por grupo.

Em uma planilha, são as funções SUM, AVERAGE, COUNT, MIN e MAX, com uma tabela dinâmica ou a função QUERY para agrupar as linhas. Em um banco de dados, são as funções de agregação que você usa com GROUP BY no SQL.

O processo de agregação de dados

Seja qual for o método, o processo costuma ter três etapas:

1. Coleta de dados: você reúne dados de várias fontes em um único conjunto de dados unificado, armazenado em um banco de dados ou em uma planilha.
2. Análise de dados: você busca padrões ou correlações executando consultas ou visualizando os dados em um gráfico.
3. Relatórios de dados: você compartilha os resultados com as partes interessadas e outros tomadores de decisão em relatórios personalizados ou dashboards.

Verifique os dados de entrada antes da primeira etapa. O recurso Validação de dados detecta entradas erradas na origem, para que um erro de digitação em uma planilha regional não distorça o total da empresa.

Tipos de agregação de dados

Você pode classificar a agregação de dados em tipos de duas formas. A agregação temporal e a espacial descrevem o que é combinado: uma fonte ao longo de um período, ou muitas fontes no mesmo período. A agregação manual e a automatizada descrevem quem faz a combinação: uma pessoa trabalhando em uma planilha, ou um software que roda de forma programada.

1. Agregação temporal e espacial

A agregação de tempo consiste em coletar pontos de dados para uma única fonte em um período de tempo definido. Portanto, se você quisesse rastrear quanto sua loja favorita vendeu por dia no último mês, isso seria agregação de tempo.

Por outro lado, a agregação espacial é um método usado para coletar pontos de dados para um grupo de recursos em um determinado período de tempo. Por exemplo, você a utiliza para saber quanto todas as lojas do seu bairro venderam no mês passado.

2. Agregação manual e automatizada

Na agregação manual de dados, os indivíduos coletam, organizam e analisam os dados manualmente. Eles geralmente usam ferramentas como planilhas ou bancos de dados. Embora essa abordagem seja flexível e ofereça mais controle, ela consome muito tempo e é propensa a erros. Quanto maiores os conjuntos de dados, mais desafiadora é a tarefa.

Com a agregação automatizada de dados, você usa ferramentas de software (como Sheetgo) para coletar, processar e analisar dados automaticamente. Essa abordagem é mais eficiente, precisa e dimensionável. É a melhor para lidar com conjuntos de dados grandes e complexos.

Uma ferramenta de agregação de dados automatizada se conecta uma única vez a cada fonte e depois coleta, filtra e combina os dados de forma programada. O resumo fica sempre atualizado e ninguém precisa copiar linhas manualmente.

Ferramentas e softwares de agregação de dados

As ferramentas e os softwares de agregação de dados se dividem em algumas categorias. A opção certa depende de onde seus dados estão, de quantos dados há e de quem lê o resultado.

Uma equipe pequena cujos dados já estão em planilhas raramente precisa de um data warehouse. Uma grande empresa com dezenas de sistemas costuma combinar uma ferramenta de integração com um data warehouse e colocar uma plataforma de BI por cima.

O que é um agregador de dados?

Um agregador de dados é uma ferramenta, um serviço ou uma empresa que coleta dados de muitas fontes e os combina em um único conjunto de dados. Alguns são softwares que você mesmo usa, como as ferramentas da tabela. Outros vendem os dados agregados como produto: agregadores de dados financeiros se conectam a contas bancárias para que aplicativos de orçamento mostrem todos os saldos em um só lugar, e sites de viagem reúnem preços de voos e hotéis de muitos fornecedores em uma única busca.

O que procurar em uma ferramenta de agregação de dados automatizada

• Lê as fontes que você já usa, como Google Sheets, Excel, arquivos CSV e bancos de dados.
• Atualiza os dados combinados de forma programada (a cada hora, diariamente ou semanalmente), para que o resumo fique em dia sem atualizações manuais.
• Consegue filtrar e limpar os dados na entrada.
• Entrega o resultado onde as pessoas trabalham, seja uma planilha, um dashboard ou um data warehouse.

O exemplo abaixo usa o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, para agregar os dados de frequência das planilhas de quatro departamentos.

Como o Sheetgo pode ajudar na agregação de dados?

O Sheetgo pode ajudar na agregação de dados, coletando dados de várias planilhas (Google Sheets e Excel) e combinando-os em uma ou várias planilhas.

Digamos que um departamento de RH precise monitorar o status de presença de 37 funcionários em um dia. Ele quer saber qual funcionário bateu o ponto hoje.

Ao bater o ponto de entrada e saída, os funcionários pressionam um botão em uma ferramenta on-line, que adiciona as informações a uma planilha do Google. E se, por algum motivo, não puderem trabalhar, eles precisam usar o status “Ausente”.

No total, temos 4 Planilhas Google (TI, Vendas, Marketing e Suporte ao Cliente), e cada planilha tem as seguintes colunas: ID, nome, departamento, check-in, check-out, licença e status de presença.

O departamento de RH deseja reunir as informações de cada documento em uma única planilha mestre. Se um membro do RH tiver que digitalizar manualmente cada ponto de dados, isso levará horas. No entanto, o uso de uma ferramenta de agregação de dados automatizada, como o Sheetgo aumentará drasticamente a produtividade.

Veja como:

1. Entre na sua conta do Sheetgo e clique em "New" e depois em "Blank Workflow". Se você ainda não tem uma conta, pode começar grátis pela página do Sheetgo Workflows.

2. Escolha “Criar uma automação”.”

3. Selecione “Vários arquivos”.”

4. Clique em “Select File” (Selecionar arquivo).”

5. Escolha as planilhas das quais deseja coletar dados e clique em “Done” (Concluído).”

6. Clique no botão “Next step” (Próxima etapa).

7. Agora, escolha “Condition” (Condição) para filtrar os dados das quatro fontes de dados.

8. Na próxima guia, selecione a coluna da qual deseja obter as informações. Escolha “Text is exactly” e digite o nome do texto que o Sheetgo precisa filtrar. No meu caso, defini “Column G: Attendance Status” (coluna G: status de presença) e o texto é “Absent” (ausente).”

Clique em “Confirm” (Confirmar) e “Next step” (Próxima etapa).”

9. Clique em “Planilhas Google”.”

10. Em seguida, selecione ou crie o arquivo de destino. O Sheetgo usará esse arquivo ou planilha para relatar todos os status de presença “Ausente”. Clique em “Finish and save” (Concluir e salvar).”

11. O Sheetgo agora verificará automaticamente seus departamentos para rastrear a presença, como você pode ver na imagem abaixo.

12. Por fim, o Sheetgo criará um relatório exibindo a presença de cada departamento.

Você viu como funciona a agregação automatizada de dados? Graças a este Automação do Google Sheet, Se você não tiver um sistema de controle de presença, poderá se concentrar em tarefas mais importantes enquanto acompanha o status de presença em sua empresa.

Você pode usar o Sheetgo com o Google Sheets e o Excel para automatizar suas finanças, RH, CRM, cadeia de suprimentos, e muito mais.

PERGUNTAS FREQUENTES

Por que os dados devem ser agregados?

Os dados devem ser agregados para simplificar grandes conjuntos de dados, descobrir padrões e apoiar a tomada de decisões. Eles transformam informações dispersas em percepções significativas.

Por que a agregação de dados é importante?

A agregação de dados é importante porque ajuda as empresas a entender as tendências, tomar decisões informadas e melhorar o desempenho geral.

Como você pode agregar dados?

É possível agregar dados por meio de métodos como soma, média, contagem e agrupamento, e usando ferramentas como planilhas, bancos de dados e software especializado.

Quais são as melhores ferramentas de agregação de dados?

Depende de onde seus dados estão. Para planilhas, o Sheetgo, uma plataforma de automação de dados com IA, combina arquivos do Google Sheets e do Excel automaticamente. Para dashboards, Power BI, Tableau e Looker Studio são escolhas comuns. Para grandes volumes em muitos sistemas, uma ferramenta de integração de dados como Informatica ou Talend é mais adequada.