Cómo crear un generador de contratos en PDF y Gmail

La generación de contratos es un proceso documental extremadamente frecuente e importante que las empresas no pueden permitirse equivocarse. Todas las empresas tienen que generar este tipo de documentos con regularidad, por lo que este proceso puede llevar mucho tiempo cuando hay que crear manualmente estos contratos desde cero.

Utilizar un generador de contratos es una gran solución para su organización que le ahorra un tiempo precioso. Esto significa que puede centrarse en otros aspectos importantes de su negocio.

La generación automática de contratos en PDF es perfecta para empresas que tienen que crear y enviar numerosos contratos con frecuencia. Por ejemplo, supongamos que tu empresa tiene muchos contratistas independientes para ayudar con proyectos individuales cada mes.

En lugar de crear manualmente varios contratos desde cero, puede añadir automáticamente los datos de los contratistas a una plantilla de contrato y tenerla lista para enviar en cuestión de minutos.

Exploremos con más detalle la generación automática de contratos y cómo puede generar automáticamente contratos en PDF.

Por qué utilizar un generador de contratos

La generación automática de contratos no sólo ahorra tiempo a su empresa, sino que también puede tener las siguientes ventajas:

• Elimina el error humano: Al añadir automáticamente sus datos a una plantilla de contrato básica, este proceso de generación elimina por completo cualquier margen de error humano y garantiza la exactitud de cada contrato.
• Máximo rendimiento, mínimo esfuerzo: Con un proceso automático de generación de contratos, podrá crear y compartir numerosos documentos contractuales con sus destinatarios con sólo pulsar un botón.
• Transferencias automáticas de datos: Utilizando una app autosuficiente como Sheetgo, sus conexiones de archivos pueden transferirse continuamente para crear automáticamente contratos tan pronto como se introduzcan nuevos datos en su sistema.

Convertir sus documentos contractuales en PDF también tiene numerosas ventajas. Una versión en PDF de su contrato hace que sea aún más fácil compartirlo con personas dentro y fuera de su organización, gracias a su portabilidad optimizada y compatibilidad universal.

Ahora que ya conocemos las infinitas ventajas de generar automáticamente contratos en PDF, veamos cómo puede generarlos para su empresa.

Cómo generar automáticamente contratos en PDF

Con la aplicación Sheetgo, puede generar automáticamente múltiples contratos a partir de una sola fuente. Sheetgo conecta sus archivos en un flujo de trabajo y genera automáticamente los documentos por usted. Además, la aplicación Sheetgo también le permite compartir automáticamente sus documentos a través de Gmail con los destinatarios que desee. Esto significa que todo su proceso de generación de contratos comienza y termina automáticamente, en un solo flujo de trabajo.

Antes de empezar, sólo necesitarás dos recursos. En primer lugar, necesitará un archivo de hoja de cálculo con sus datos de origen. En segundo lugar, una plantilla de documento con el contenido que desea transferir a cada documento, que también contiene los marcadores de posición variables. Puede encontrar más información sobre esta parte concreta del proceso en nuestra sección artículo sobre generación de documentos.

Ahora que ya lo tienes todo, vamos a ver paso a paso cómo crear contratos automáticamente con Sheetgo.

Paso 1: Inscríbete en Sheetgo

Inscríbete en Sheetgo haciendo clic en el botón azul de abajo.

Utiliza tu cuenta de Google, Dropbox o Microsoft para hacerlo.

Paso 2: Construya su flujo de trabajo

En la aplicación Sheetgo, seleccione Crear flujo de trabajo.

Para empezar a crear su flujo de trabajo, haga clic en Conectar archivos.

Paso 3: Seleccione su archivo fuente

Es hora de seleccionar los datos de origen. Esto debe tener el datos dinámicos que desee añadir a su modelo de contrato.

Cada nueva fila de datos creará un nuevo contrato.

Como puede ver, nuestra hoja de cálculo contiene todos los datos que querríamos transferir a los contratos independientes.

Añadiremos esto a nuestro flujo de trabajo en la sección Fuente de datos asegurándose de seleccionar el archivo y la pestaña correctos. A continuación, pulse Continúe en.

Paso 4: Cargue su plantilla de documento

Ahora es el momento de añadir su plantilla de documento.

A continuación figura nuestro modelo de documento, que incluye toda la información general que deseamos transferir a cada nuevo documento contractual, así como el marcadores de posición variables, que Sheetgo sustituirá por los datos específicos de nuestra hoja de cálculo.

Además, puede elegir si desea añadirlos a una carpeta nueva o a una ya existente en Drive.

Cuando haya terminado, pulse Continúe en.

Paso 5: Generar PDF de contratos

Su archivo fuente y su plantilla deberían estar ahora conectados. Para convertir estos contratos en un PDF, simplemente seleccione el botón PDF en la sección ‘Generar’ y elija un destino para sus contratos PDF.

A continuación, pulse Continúe en.

Paso 6: Compartir contratos a través de Gmail

Sheetgo también dispone de una función que le permite enviar estos nuevos PDF a sus destinatarios. En la sección ‘Compartir’ de su flujo de trabajo, seleccione Correo electrónico.

Elija si desea compartir el enlace de acceso a sus archivos y asignarlos como visualizador o editor, o simplemente enviarlos como archivo adjunto por correo electrónico. También puede enviar los documentos a los destinatarios dinámicos dentro de su archivo fuente de hoja de cálculo.

Por ejemplo, para enviar los contratos a las direcciones de correo electrónico de nuestra hoja de cálculo, basta con seleccionar Columna B como columna de destinatarios. Por último, puede personalizar el asunto de los correos electrónicos para adaptarlo a sus necesidades.

Una vez que haya completado todo, haga clic en Terminar y guardar para guardar su flujo de trabajo.

Paso 7: Automatice su flujo de trabajo

Volver a la Flujo de trabajo y haga clic en Automatice para programar transferencias automáticas a su generador de contratos.

En el campo de automatización, elija con qué frecuencia desea que Sheetgo ejecute el flujo de trabajo y compruebe si se han generado y enviado nuevos contratos.

En este ejemplo, hemos programado el flujo de trabajo para que se ejecute una vez al día entre las 16:00 y las 17:00, y sólo de lunes a viernes.

Al final, deberías tener una carpeta de contratos como Google Docs, una carpeta de contratos en PDF y también correos electrónicos enviados a los destinatarios con los contratos adjuntos.

Como tu hoja de cálculo y tu plantilla están ahora conectadas a través de tu flujo de trabajo, cada vez que añadas nuevos datos a la hoja de cálculo, se creará automáticamente un nuevo documento contractual, que se descargará como PDF y se compartirá a través de Gmail.

Generador de contratos Sheetgo

¡Y ya lo tiene! Un generador automático de contratos en PDF es una forma estupenda de ahorrar tiempo a su empresa y, al mismo tiempo, mantener un registro de los distintos contratos nuevos que firma cada mes.

La aplicación Sheetgo no sólo le ayuda a generar sus documentos en unos pocos clics, sino que también le proporciona las herramientas para crear continuamente nuevos contratos y compartirlos instantáneamente.

Para saber más sobre las capacidades de automatización de Sheetgo, consulta los artículos a continuación