Latitud 59: Flujo de trabajo automatizado de gestión de eventos para una plataforma europea de eventos tecnológicos

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Utilizando Sheetgo, Latitude59 ahorra ahora alrededor de 380 horas de trabajo al año utilizando un flujo de trabajo personalizado que conecta los datos de asistencia de sus usuarios con la información de las mesas redondas para crear programas de eventos únicos en un solo lugar. Como resultado, ahora tienen una solución completamente automatizada que les da 4 días extra al mes para centrarse en sus acciones clave sin ánimo de lucro.

Encontrar una forma eficaz de gestionar un gran volumen de datos

Lucha contra los grandes volúmenes de datos
Difícil centralizar cientos de mesas redondas
La introducción manual llevaba demasiado tiempo

Los organizadores de Latitude59 buscaban una forma de agilizar sus procesos de datos para disponer de una solución eficaz de gestión de eventos. Con más de 100 mesas redondas que gestionar durante varios días y miles de solicitudes de asistencia de los asistentes, gestionarlas manualmente era imposible.

“Era la primera vez que organizábamos mesas redondas en línea. En cuatro días tuvimos unas 120 de estas sesiones celebrándose simultáneamente”.”

Kadri Sundja, Responsable de Programas y Tutoría | Latitude59

El equipo necesitaba una forma de filtrar esta gran cantidad de datos de eventos según la programación, aprobar todas las inscripciones de asistencia por parte de los clientes y, por último, crear listas de asistencia para compartirlas directamente con estos clientes. Latitude59 se puso en contacto con Sheetgo para crear una solución de flujo de trabajo personalizada que pudiera funcionar con sus herramientas existentes, como Google Forms, que utilizaban para recopilar las inscripciones de los asistentes.

Una solución personalizada de organización de eventos utilizando las herramientas existentes

Conexión de cientos de formularios y hojas de cálculo de Google
Filtrar datos automáticamente según criterios específicos
Divida los datos para crear un itinerario único por asistente

Con la ayuda de los expertos de Sheetgo, Latitude59 construyó y escaló una solución de gestión de eventos totalmente personalizada. El flujo de trabajo conecta las respuestas de los formularios de Google con las hojas de cálculo de Google de las mesas redondas para averiguar qué asistentes desean asistir a cada mesa redonda. Estas conexiones se combinan con funciones de hoja de cálculo como QUERY, ARRAY y VLOOKUP para emparejar al asistente con el evento deseado. Estos datos se añaden a una nueva hoja de aprobaciones.

“Como en su lanzamiento beta habitual, sólo teníamos ideas aproximadas sobre los procesos y no estábamos preparados para manejar esta cantidad de datos. Con Sheetgo pudimos ponernos rápidamente al día”.”

Kadri Sundja, Responsable de Programas y Tutoría | Latitude59

A continuación, los organizadores de eventos analizan la hoja de aprobaciones para aprobar el número de asistentes a cada mesa redonda. Una vez aprobado, Sheetgo utiliza la función de división para crear un programa de eventos único para cada asistente, que se encuentran en una carpeta en su sistema, listo para enviar a su antojo. Por último, Latitide59 utiliza la función de automatizaciones inteligentes para mantener el flujo de trabajo actualizado a intervalos regulares durante este tiempo, de modo que siempre tengan a mano la información más reciente y actualizada sobre los eventos.

Ahorro de 1 día de trabajo a la semana para centrarse en la gestión de eventos

380 horas ahorradas al año
4 días de trabajo ahorrados al mes
100% información actualizada para todos los eventos

Los organizadores de Latitude59 disponen ahora de una solución de gestión de eventos totalmente automatizada en la que pueden ver fácilmente cuántos eventos y asistentes necesitan organizar y gestionar. Ahora ahorran unas 380 horas gracias a que ya no tienen que introducir y actualizar manualmente ellos mismos la información de los eventos. Como resultado, lo que antes era una semana muy estresante y de mucha presión, ahora es un proceso sin problemas gracias a Sheetgo.

“Necesitábamos una forma de mejorar la gestión de los actos de las mesas redondas, incluso antes del proceso de inscripción. Ahora tenemos información realmente fiable para organizar eventos que la gente realmente quiere.”

Sally Hill | Responsable de Mesas Redondas, Latitude59

Con una comunicación más ágil, actualizaciones en tiempo real y datos centralizados, la eficacia y la calidad de la gestión de eventos han aumentado considerablemente. Además, Sheetgo ha utilizado las herramientas y procesos existentes que ya tenían, optimizándolos de forma que no sólo les ha ahorrado mucho dinero, sino que también ha simplificado mucho su trabajo. Esta solución a medida es también extremadamente escalable, por lo que crecerá junto con Latitude59.

Latitude59 es el principal acontecimiento sobre tecnología digital y espíritu empresarial que se celebra anualmente en Tallin (Estonia). Ofrece 99% de servicios gubernamentales en línea y un programa de e-residencia, que permite a los no estonios dirigir un negocio en línea desde cualquier parte del mundo.



Estonia



https://latitude59.ee/

Industria
Tecnología

Características utilizadas

Hojas de cálculo de Google