Cómo dividir una hoja Excel en varias hojas de cálculo

Al ser el programa de hojas de cálculo más utilizado del planeta, muchas empresas almacenan enormes volúmenes de datos en archivos Excel. Microsoft Excel tiene una fantástica gama de funciones y eso es lo que lo convierte en un software tan popular. Cualquiera puede convertir una simple hoja de cálculo en un sistema potente y complejo para gestionar cualquier aspecto de su trabajo diario.

A pesar de ello, no hay ninguna función incorporada para enviar datos de un archivo Excel a otro o transferir datos de una hoja maestra para rellenar otros archivos.

Puede que pienses que copiar y pegar o escribir código son tus únicas opciones. Por suerte, no es el caso. En su lugar, puede enviar datos filtrados de un libro de Excel a otros archivos de forma automática con Sheetgo.

Sheetgo es una herramienta de automatización sin código que le permite dividir una hoja de Excel en varias hojas de cálculo o combinar datos de varios archivos en uno solo.

En esta guía, te mostraré cómo distribuir datos desde Excel a varios libros de Excel, archivos de Google Sheets o archivos CSV.

El sistema es fácil de configurar y le ayudará a ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas de hoja de cálculo.

¿Por qué dividir un libro de Excel?

Compartir datos y controlar el acceso

Es habitual tener un archivo central en el que se almacenan y gestionan muchos de los datos clave. Si has dedicado mucho tiempo a crear la hoja de cálculo perfecta y todas tus fórmulas, puede que no te guste dar acceso a ese archivo a otras personas. También es posible que contenga información confidencial que no puede compartirse con otros.

Distribuir o filtrar algunos de esos datos a otras hojas de cálculo te permite compartir sólo la información que quieres compartir.

Gestión de datos y tareas

Imagina que tienes una base de datos con el total de ventas y quieres crear una hoja resumen para cada producto o cada mes del año. O eres gestor de proyectos y quieres asignar tareas a compañeros concretos.

Puede automatizar todas estas tareas con Sheetgo, Ahorrará tiempo y evitará errores. Así es como funciona:

Automatización en hojas de cálculo

Últimamente, Microsoft está haciendo más software de escritorio compatible con la nube.

Es una gran noticia para los usuarios de Excel, ya que ahora es posible hacer copias de seguridad de sus archivos locales de Excel en OneDrive, o trabajar en sus hojas de cálculo directamente desde su navegador utilizando Excel para la web.

Excel para la Web le permite colaborar en línea con sus colegas sin tener que enviar archivos adjuntos de un lado a otro.

Una vez que tu archivo Excel esté sincronizado con la nube, podrás:

• Crear conexiones otras hojas de cálculo 
• Divide una hoja Excel en dos
• Distribuir automáticamente datos de Excel a otras hojas de cálculo
• Dividir una hoja Excel y rellenar otros archivos con datos filtrados
• Automatizar para ahorrar tiempo en trabajo manual y copiar y pegar
• Control de acceso a datos confidenciales
• Asigne tareas a sus colegas automáticamente
• Enviar periódicamente datos específicos a otros ficheros

Cómo dividir un archivo Excel automáticamente

Siga las instrucciones siguientes para aprender a dividir una hoja Excel en varias hojas de cálculo.

Paso 1: Abrir Sheetgo

• Inscríbete en Sheetgo a través del siguiente botón.

Tienes la opción de iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft, Google o Dropbox. Es posible conectar hojas de cálculo almacenadas en cualquiera de esas plataformas y vincular archivos en diferentes carpetas de almacenamiento en la nube.

Paso 2: Seleccione el archivo Excel que desea dividir

• Haga clic en el icono azul Conectar botón.
• Dé su Flujo de trabajo sin título un nombre en la parte superior de la pantalla para que pueda identificarlo más tarde. En este ejemplo, llamaré a mi flujo de trabajo Distribuidor de datos Excel.
• En Seleccionar fuente, seleccione Ficha(s).

El archivo de origen es el libro de Excel que contiene los datos que desea dividir en varias hojas.

Paso 3: Seleccione la hoja que desea dividir

Cuando haya seleccionado su archivo fuente de Excel, aparecerá en la pantalla dentro de Sheetgo.

En Ficha Archivo, asegúrese de seleccionar la hoja que contiene los datos que desea dividir y distribuir a otras hojas.

Aquí tengo un archivo que contiene una lista de mis existencias actuales. La ficha fuente desde la que quiero distribuir los datos se llama Inventario total.

 Paso 4: Seleccionar un procesador de datos

Cuando haya seleccionado el archivo de origen y la pestaña correctos, haga clic en el botón azul Siguiente paso botón.

En Seleccione un procesador de datos, Elige Dividir.

Paso 5: Seleccionar la columna de origen

• Seleccione ahora la columna de origen en su fichero fuente. Los valores de esta columna definen a qué fichero se distribuyen los datos.

Cada valor único de la columna seleccionada creará y rellenará una hoja de cálculo diferente. Este criterio puede ser el nombre de un empleado, una fecha, un mes del año o la dirección de correo electrónico de un cliente, por ejemplo.

Te mostraré cómo funciona.

En mi ejemplo, seleccionaré Columna H: Demanda de mi hoja fuente.

Elija los archivos destinatarios

• En Carpeta de destino, seleccione a dónde desea que Sheetgo envíe los datos.

Sheetgo puede distribuir los datos de su hoja de origen a una carpeta de archivos nuevos, o a una carpeta de archivos existentes.

Opción A: Distribuir los datos en nuevos ficheros

• Seleccione Nueva carpeta.

Esta carpeta aparecerá en tu carpeta principal (raíz) de la plataforma de almacenamiento en la nube indicada a la derecha de la pantalla.

• Si desea guardar la nueva carpeta en una plataforma de almacenamiento en la nube diferente, o dentro de una subcarpeta específica, haga clic en Cambia la carpeta de destino.
• Introduzca un nombre para la nueva carpeta.

Aquí quiero que los archivos se guarden en mi carpeta principal de OneDrive, en una carpeta llamada Reparto de existencias por demanda.

Ten en cuenta que si seleccionas enviar los datos a una carpeta de Google Drive, Sheetgo creará automáticamente archivos Google Sheets. Si selecciona OneDrive, SharePoint o Dropbox, Sheetgo creará archivos XLSX.

Opción B: Distribuir los datos en archivos que ya esté utilizando

• Seleccione Carpeta existente.
• Haga clic en +Seleccionar archivo para localizar la carpeta de destino.

Tenga en cuenta que los archivos de destino deben estar almacenados en la misma carpeta.
Cada archivo de destino debe tener exactamente el mismo nombre como valor, o criterio, en la columna de origen.

Si tiene una entrada en la columna de origen y no hay un archivo de destino correspondiente con el mismo nombre, Sheetgo creará automáticamente una nueva hoja de cálculo para usted en la carpeta de destino.

Como estoy seleccionando esto como mi columna fuente, Sheetgo creará un nuevo archivo para cada valor en esta columna.

En otras palabras, creará cinco nuevas hojas de cálculo de destino denominadas Muy bajo, bajo, medio, alto, y Muy alta.

Los datos de cada fila del fichero de origen se distribuirán a la hoja de destino correspondiente.

• En Ficha Destino, introduzca un nombre para la nueva hoja de cálculo.

Es el nombre de la hoja que contiene los datos exportados del fichero de origen. El nombre será el mismo en todos los ficheros de destino. También será el nombre de la conexión a Sheetgo.

Aquí lo nombraré Exportado del inventario

• Haga clic en Terminar y guardar.

Su sistema de división de archivos Excel está en marcha

Se ha creado el flujo de trabajo.

Mi nueva conexión Exportado del inventario aparece dentro de Sheetgo:

Aquí puedes ver que Sheetgo ha creado una nueva carpeta en mi OneDrive llamada Reparto de existencias por demanda.

Dentro de esa carpeta, ha creado cinco hojas de cálculo: Alta, Baja, Media, Muy alta, y Muy bajo.

Permítanme abrir la primera de las nuevas hojas de cálculo, “Muy alto”.

El archivo contiene una pestaña llamada Exportado del inventario.

Como puede ver en la columna H, sólo el muy alta demanda los productos se han importado desde mi archivo fuente central Lista de inventario.

Paso 6: Actualizar las conexiones

Ahora que ha creado un flujo de trabajo, puede actualizar las conexiones en cualquier momento.

Esto distribuirá datos frescos desde el archivo de origen central a la carpeta de archivos de destino.

• Abra Sheetgo, seleccione el flujo de trabajo de la lista de la izquierda.
• Haga clic en Ejecutar en la barra de menús.

Paso 7: Automatizar el flujo de trabajo

Para ahorrar tiempo y asegurarte de que tú y tus colegas disponéis siempre de los datos más recientes en las hojas de cálculo, programa actualizaciones automáticas.

• Abra Sheetgo y haga clic en Automatice en la barra de menús.
• Activar Actualizar automáticamente.
• Elige con qué frecuencia quieres que se actualicen o refresquen los datos.
• Seleccione qué días de la semana u horas del día necesita actualizaciones.
• Haga clic en Guardar.

Cómo aumentar el número de hojas

El flujo de trabajo Sheetgo que hemos creado es un sistema automatizado de distribución de datos.

Así, si una entrada de datos aparece en el archivo fuente de Excel y no hay una hoja de destino correspondiente, Sheetgo la creará automáticamente dentro de la carpeta de destino.

Por ejemplo, si añado una entrada de datos a mi archivo de Lista de Inventario con un valor de Demanda de “Extremadamente alta”, Sheetgo creará una nueva hoja de cálculo para mí en la carpeta de destino.

Esto le permite enviar datos a ficheros para nuevos compañeros, productos o categorías de forma automática.

Automatice su trabajo en Excel

Así se divide automáticamente una hoja de cálculo de Excel en varias hojas de cálculo. Vaya a Sheetgo para empezar a conectar tus archivos.

¿Quieres hacer lo contrario y combinar datos de varias hojas en un solo archivo de Excel? Aprenda cómo fusionar archivos Excel aquí.

Su sistema de división de archivos Excel está en marcha

Se ha creado el flujo de trabajo.

Mi nueva conexión Exportado del inventario aparece dentro de Sheetgo:

Aquí puedes ver que Sheetgo ha creado una nueva carpeta en mi OneDrive llamada Reparto de existencias por demanda.

Dentro de esa carpeta, ha creado cinco hojas de cálculo: Alta, Baja, Media, Muy alta, y Muy bajo.

Permítanme abrir la primera de las nuevas hojas de cálculo, “Muy alto”.

El archivo contiene una pestaña llamada Exportado del inventario.

Como puede ver en la columna H, sólo el muy alta demanda los productos se han importado desde mi archivo fuente central Lista de inventario.

Paso 6: Actualizar las conexiones

Ahora que ha creado un flujo de trabajo, puede actualizar las conexiones en cualquier momento.

Esto distribuirá datos frescos desde el archivo de origen central a la carpeta de archivos de destino.

• Abra Sheetgo, seleccione el flujo de trabajo de la lista de la izquierda.
• Haga clic en Ejecutar en la barra de menús.

Paso 7: Automatizar el flujo de trabajo

Para ahorrar tiempo y asegurarte de que tú y tus colegas disponéis siempre de los datos más recientes en las hojas de cálculo, programa actualizaciones automáticas.

• Abra Sheetgo y haga clic en Automatice en la barra de menús.
• Activar Actualizar automáticamente.
• Elige con qué frecuencia quieres que se actualicen o refresquen los datos.
• Seleccione qué días de la semana u horas del día necesita actualizaciones.
• Haga clic en Guardar.

Cómo aumentar el número de hojas

El flujo de trabajo Sheetgo que hemos creado es un sistema automatizado de distribución de datos.

Así, si una entrada de datos aparece en el archivo fuente de Excel y no hay una hoja de destino correspondiente, Sheetgo la creará automáticamente dentro de la carpeta de destino.

Por ejemplo, si añado una entrada de datos a mi archivo de Lista de Inventario con un valor de Demanda de “Extremadamente alta”, Sheetgo creará una nueva hoja de cálculo para mí en la carpeta de destino.

Esto le permite enviar datos a ficheros para nuevos compañeros, productos o categorías de forma automática.

Automatice su trabajo en Excel

Así se divide automáticamente una hoja de cálculo de Excel en varias hojas de cálculo. Vaya a Sheetgo para empezar a conectar tus archivos.

¿Quieres hacer lo contrario y combinar datos de varias hojas en un solo archivo de Excel? Aprenda cómo fusionar archivos Excel aquí.