O que é orçamento base zero?

Embora os orçamentos sejam fundamentais para decidir os próximos passos e planejar um roteiro financeiro, nem todo orçamento é elaborado levando em conta todas as condições atuais e previstas. O orçamento base zero é um tipo de contabilidade que se concentra em criar um orçamento do zero. Já os orçamentos tradicionais se concentram em avaliar mudanças na eficiência operacional e nos custos, e dependem muito dos gastos e despesas anteriores.

O orçamento base zero se concentra em calcular os gastos com base nas despesas reais, e não em uma base diferencial. Com essa estratégia, cada ação e cada despesa da empresa é justificada e dimensionada em relação à receita da organização.

Em um orçamento base zero, nenhum saldo é transportado e nenhuma despesa é comprometida antecipadamente. Em termos simples, é um método para criar um orçamento sem suposições prévias. Essa estratégia enfatiza a identificação das tarefas e o financiamento dos custos, independentemente da estrutura de gastos atual.

Qual é a diferença entre orçamentos tradicionais e orçamentos base zero?

No ambiente de negócios atual, os orçamentos tradicionais ficaram obsoletos porque não têm utilidade prática. A maior parte da alocação depende dos custos e despesas anteriores. E, além de simplificar o processo, eles não trazem nenhum benefício para uma corporação, uma empresa ou mesmo uma pessoa.

Já o orçamento base zero é um método em que todas as despesas precisam ser justificadas e aprovadas a cada novo período, o que o torna mais econômico. Além disso, ele leva em conta a situação atual do ambiente de negócios. Por isso, os orçamentos base zero são muito superiores aos tradicionais em todos os sentidos.

Quais são as etapas do orçamento base zero?

1. Identificação das unidades de decisão: A primeira e mais importante etapa do orçamento base zero é identificar as unidades de decisão. Uma unidade de decisão pode ser uma atividade específica ou um grupo de atividades relacionadas de alguma forma.

A atividade de uma unidade não se sobrepõe às demais atividades da organização. Por exemplo, as atividades do departamento de RH não coincidem com as do departamento de marketing. No entanto, os diferentes processos de recrutamento se sobrepõem e podem ou não exigir unidades de decisão distintas.

Uma organização é composta por vários departamentos, como marketing, finanças, pesquisa e recursos humanos. Cada centro de custo funciona como uma unidade de decisão. Assim, as atividades que se sobrepõem entre departamentos podem ser consolidadas em um único centro de custo.

Por isso, o responsável por cada departamento deve apresentar um orçamento com base na situação atual do seu departamento, sem incorporar os dados e as despesas do ano anterior.

2. Divisão em pacotes de decisão: Depois de definir as unidades de decisão, o próximo passo é dividi-las em pacotes de decisão menores. Esses pacotes de decisão precisam estar alinhados com os objetivos gerais da empresa.

Cada pacote de decisão deve incluir todos os detalhes essenciais que ajudem a determinar o valor de financiamento necessário. Entre eles estão funções, objetivos, benefícios econômicos, benefícios intangíveis e a forma como os recursos serão usados nas operações, entre outros.

Um pacote de decisão ideal deve incluir os seguintes detalhes:

A análise da tarefa e dos seus detalhes.

Uma análise detalhada da viabilidade técnica e operacional da tarefa.

As metas e os objetivos de uma unidade de decisão maior.

Um caminho de ação alternativo e o financiamento necessário.

3. Classificação dos pacotes de decisão: Todos os pacotes de decisão identificados devem ser priorizados e avaliados de acordo com o seu impacto potencial. Essa classificação ajuda a usar os recursos com eficiência, o que leva a uma análise de custo-benefício.

No entanto, todas as alternativas precisam ser analisadas. Ao classificar os pacotes de decisão, a alta gestão deve garantir que cada pacote seja preciso, realista e livre de erros.

4. Alocação de fundos e recursos: Nesta etapa, os recursos são concedidos de acordo com a classificação e a prioridade. Assim, o pacote de decisão mais bem classificado recebe mais recursos, e a relação custo-benefício é levada em conta.

5. Avaliação e controle: O próximo passo é a avaliação e o controle, que consiste em monitorar e avaliar o desempenho e os resultados de todos os pacotes de decisão.

Avaliar a eficácia dos pacotes de decisão ajuda a gestão a identificar se a alocação de recursos está sendo feita de forma eficaz ou se decisões anteriores devem ser alteradas.

Quais são as vantagens do orçamento base zero?

Mais eficiência: O orçamento base zero considera os gastos em tempo real, e os números históricos não têm nenhum peso.

Clareza sobre as operações e o fluxo de caixa: Um orçamento base zero traz transparência sobre quanto dinheiro entra e sai da empresa. Ele também ajuda no planejamento das atividades, para que os recursos e as operações possam ser acompanhados e gerenciados com facilidade.

Mais precisão: Ao contrário das abordagens de orçamento tradicionais, que envolvem fazer modificações discricionárias no orçamento do ano anterior, o orçamento base zero exige que cada departamento analise cada item de capital de giro e calcule os seus custos operacionais. Ele ajuda a reduzir custos ao oferecer uma visão clara das despesas em comparação com o desempenho previsto.

Otimização dos processos de negócio: Racionalizar os gastos e se concentrar no que gera riqueza diretamente para a empresa, por meio de mais valor, mais produtividade, economias de escala e assim por diante, favorece a melhoria a longo prazo.

Crescimento estratégico e transparência: Com uma forte ênfase em despesas justificadas e na integração dos gastos aos objetivos da organização, o orçamento base zero incentiva os CFOs e a alta gestão a apresentar interpretações do orçamento simples e interessantes, e a mostrar o crescimento, as margens de lucro e a competitividade da empresa como um todo.

Quais são as desvantagens do orçamento base zero?

• Um processo demorado: As restrições de tempo são uma grande preocupação, já que as equipes financeiras precisam se coordenar com todas as unidades de negócio, tanto no sentido figurado quanto fisicamente, para garantir que todos os orçamentos sejam bem planejados ao longo de todo o processo.
• Complexo e caro: Ao contrário dos sistemas de orçamento convencionais, o orçamento base zero pode ser caro e difícil de adotar. O treinamento adicional necessário (incluindo o uso de novos softwares, procedimentos etc.) e o fato de que cada orçamento é elaborado do zero, em vez de aproveitar os dados mais rápidos e acessíveis do ano anterior, podem gerar um custo significativo na mudança.
• Disruptivo: Mudar para o orçamento base zero pode ser um desafio tanto mental quanto cognitivo para algumas pessoas. Os CFOs podem ter dificuldade para se adaptar, priorizar e justificar cada item do orçamento, o que gera uma resistência que precisa ser resolvida antes que possam trabalhar com total eficiência.

Exemplo de orçamento base zero

A Bingo Corp. é uma grande empresa farmacêutica com sede em Dallas, no Texas. Antes, ela fabricava em seus próprios laboratórios todos os ingredientes dos seus medicamentos. Além disso, usava técnicas de orçamento tradicionais para determinar os seus diversos custos e despesas.

No entanto, os custos de fabricação dos ingredientes não param de subir com o tempo. Por isso, um modelo de orçamento base zero pode ajudar a empresa a buscar alternativas para os ingredientes e a determinar se é possível reduzir os custos por meio de uma análise de custo-benefício, começando a estimativa do zero até chegar a uma conclusão.

Conclusão

Segundo a Accenture, as empresas que adotaram o orçamento base zero com sucesso conseguiram uma economia de 18% e uma valorização de 20% no preço das ações. Por isso, empresas como Mondelez International, Campbell Soup Company, Kraft Heinz, Anheuser-Busch InBev e Tesco falaram publicamente sobre a adoção de ferramentas de orçamento base zero em suas teleconferências de resultados.

Assim, o orçamento base zero busca determinar as despesas corretas geradas pela empresa com base em necessidades e preferências. Portanto, ele ajuda a minimizar custos e traz clareza ao processo orçamentário. Ele ajuda a definir metas adequadas, o que pode levar a um desempenho empresarial e a uma eficiência operacional extraordinários. Por isso, embora o orçamento base zero seja um exercício demorado, ele é o método de planejamento orçamentário mais correto e aceitável. Ele também aumenta o senso de responsabilidade e o comprometimento em todos os departamentos multidisciplinares da organização.

No orçamento base zero, todos os valores precisam ser justificados antes de serem aceitos. O orçamento base zero tem como objetivo identificar oportunidades, aumentar a eficiência orçamentária e reduzir despesas e custos desnecessários. Ele se baseia no princípio de alocar a quantia adequada de dinheiro à atividade correspondente. Por isso, leva a uma melhor alocação das despesas da organização nas atividades mais importantes, que podem gerar os resultados esperados. É uma abordagem de orçamento voltada para o futuro.

Para testar o orçamento base zero com os seus próprios números, comece por este modelo de orçamento e compare o plano de cada período com os gastos reais em uma análise de orçado vs. realizado. Se você ainda está decidindo quem monta os números, leia o nosso guia sobre planejamento top-down vs. bottom-up. Para o trabalho recorrente, os funcionários virtuais de finanças com IA da Sheetgo podem extrair os gastos de cada departamento das suas planilhas e manter o orçamento atualizado.