Trabalhando remotamente: 15 maneiras de manter sua equipe conectada

“Equipes distribuídas”, “flexibilidade de localização”, “teletrabalho”, “WFH” (trabalho em casa). Uma linguagem totalmente nova para uma maneira totalmente nova de trabalhar. Muitos de nós nunca tínhamos ouvido falar desses termos até alguns anos atrás, mas parece que o trabalho remoto veio para ficar.

Quer você goste ou não, é difícil negar que essa tendência teve um impacto profundo no local de trabalho. Trabalhar remotamente mudou o comportamento dos funcionários, a cultura corporativa e as políticas da empresa.

Entretanto, nem todos estão convencidos dessa ideia. Embora alguns funcionários tenham adotado totalmente essa nova era de trabalho remoto, outros saíram alegremente do movimento do teletrabalho e voltaram para o escritório.

Independentemente de sua posição sobre o assunto, há razões para acreditar que o trabalho remoto é o caminho a seguir. Portanto, vamos dar uma olhada em algumas informações básicas antes de darmos algumas dicas sobre como manter sua equipe conectada e produtiva ao trabalhar remotamente.

A ascensão do trabalho remoto

Trabalhar remotamente tornou-se a norma para muitos funcionários de escritório em todo o mundo. Embora o trabalho remoto já exista há algum tempo e tenha ganhado muita força na era digital, o número de pessoas que trabalham em casa disparou após a pandemia de COVID-19

Embora milhões de pessoas tenham retornado ao escritório, muitos trabalhadores de escritório ainda podem trabalhar em casa. De fato, as empresas estão muito mais aptas a oferecer trabalho remoto em tempo integral ou, pelo menos, algum tipo de trabalho híbrido.

Como resultado, essa mudança para o trabalho remoto provavelmente continuará remodelando o local de trabalho. Algumas de suas mudanças já ocorreram, mas ainda é difícil medir o impacto total dessa transição para arranjos de trabalho mais flexíveis.

Como as empresas podem se beneficiar do trabalho remoto?

Muitas empresas já adotaram essas mudanças e passaram a usar trabalho remoto permanente. Por outro lado, outras empresas ainda relutam em permitir que seus funcionários trabalhem remotamente.

Quando as empresas avaliam os prós e os contras de trabalhar remotamente, há bons argumentos em ambos os lados. Os líderes corporativos que resistem ao trabalho remoto argumentam que manter os funcionários sob o mesmo teto pode promover a colaboração da equipe, aumentar a produtividade e manter uma cultura corporativa forte.

Por outro lado, os defensores do trabalho remoto afirmam que as empresas podem recrutar talentos globalmente e reduzir os custos indiretos. Além disso, os defensores do teletrabalho também argumentam que trabalhar em casa pode aumentar a produtividade.

De qualquer forma, é essencial estar preparado para trabalhar remotamente e tirar o máximo proveito disso. Portanto, confira estas dicas para manter sua equipe conectada e produtiva ao trabalhar remotamente.

1. Abandone os e-mails

O e-mail já pode ser uma forma de comunicação muito “distante”; pense em todos aqueles tópicos longos e cc's que datam de meses atrás. Embora o e-mail tenha seu lugar (comunicações formais e importantes, conversas com partes interessadas externas), se a sua equipe estiver trabalhando remotamente, você deve fazer com que eles sintam que estão trabalhando lado a lado. Em vez disso, use o telefone, a chamada de vídeo ou o sistema de mensagens.

2. Usar uma ferramenta de colaboração no local de trabalho

Se você ainda não usa um, faça com que sua equipe use um sistema de mensagens instantâneas decente, como Slack ou Microsoft Teams em vez de e-mail. Com chamadas de vídeo integradas, esses serviços on-line permitem que os colegas se comuniquem individualmente ou em grupos. Canais separados funcionam como espaços organizados para discutir determinados tópicos ou projetos.

Para acompanhar os pontos principais e os itens de ação durante as discussões, você pode integrar um Anotador de IA para equipes com o Microsoft Teams, que registra e resume automaticamente as reuniões para facilitar a consulta. Em comparação com o e-mail, eles oferecem um fórum de comunicação mais imediato, sociável e colaborativo, criando uma experiência mais próxima do trabalho em equipe.

O Slack também se integra a ferramentas de terceiros e pode ser usado para gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, videoconferência e outras finalidades.

3. Continuar com reuniões fixas em horários determinados

Pense na reunião semanal da equipe, na qual se espera que todos compareçam, apresentem o que estão fazendo e atualizem os outros sobre o progresso. Quando sua equipe trabalhar remotamente, programe horários fixos para as reuniões com uma agenda formal (cumpra-a!) e certifique-se de que todos estejam presentes. Seja tão rigoroso quanto você seria no escritório, pois expectativas elevadas aumentam o moral e o senso de profissionalismo.

4. Definir limites

Vestir-se para o trabalho cria uma distinção física, visual e psicológica entre o tempo pessoal e o tempo de trabalho, de acordo com especialistas, incluindo o consultor de RH Mason Donovan. Não há necessidade de usar terno e gravata, mas a troca para o traje de trabalho o ajuda a fazer essa mudança mental.

Cumprir horários de trabalho fixos (ou pelo menos semi-organizados) também ajuda a promover limites saudáveis. Planeje seu horário e compartilhe sua agenda com os colegas por meio de Google Agenda. O Google Agenda é uma das ferramentas de colaboração mais úteis do G Suite para o trabalho remoto. Você pode pensar em um calendário como algo para auto-organização, algo privado, mas o Google Agenda também é uma ferramenta de coordenação incrivelmente intuitiva para equipes distribuídas.

5. Introduzir um coffee break on-line

Os trabalhadores remotos perdem as conversas no bebedouro e os bate-papos informais que unem uma equipe, criam confiança, amizade e um senso de pertencimento. Nossa equipe trabalha no mundo todo em vários locais, por isso introduzimos um “coffee break” às sextas-feiras. O formato é simples: todos são colocados em pares com alguém aleatoriamente e se reúnem por 30 minutos em Google Meet e vocês conversam durante um café! Pode parecer um pouco artificial, mas funciona bem quando você se acostuma com a ideia. Funciona como uma pequena “pausa” no trabalho, uma oportunidade de conhecer colegas de outros departamentos e ajuda a criar um senso de cordialidade e solidariedade em uma equipe geograficamente desconectada.

6. Usar ferramentas de colaboração

Se você usa atualmente um software local, como o Microsoft Office, migrar para um pacote de ferramentas baseado na nuvem (como o Google Workspace) facilitará sua transição para o trabalho remoto. Os aplicativos do Google Workspace são hospedados on-line, portanto, qualquer pessoa pode fazer login em um arquivo de qualquer lugar, e várias pessoas podem colaborar no mesmo arquivo, em tempo real. Você nunca mais precisará enviar um arquivo por e-mail como anexo, telefonar para um colega para solicitar uma figura ou pedir a alguém que lhe envie um arquivo atualizado. Você sempre terá a versão mais recente (a única versão!) na ponta dos dedos.

Google Docs permite que vários usuários leiam, editem e se comuniquem (por meio de comentários) dentro do mesmo documento de texto em tempo real. Portanto, a menos que você seja um redator técnico que precise de recursos avançados de processamento de texto, o Google Docs é uma opção muito melhor para equipes remotas do que o Microsoft Word. Tudo é atualizado automaticamente. Lembra-se dos dias em que esquecer de clicar em “salvar” podia apagar o trabalho de um dia inteiro? Trabalhar com software em nuvem significa que isso nunca mais acontecerá.

A resposta do Google ao Excel, Planilhas Google, A equipe de gerenciamento de dados trabalha na mesma base. Toda a equipe pode acessar a mesma planilha atualizada pelo navegador. Tudo o que eles precisam é do link.

7. Fazer algum treinamento

Para se preparar para a migração da Microsoft para o Google, conheça as principais diferenças e invista em treinamento e consultoria especializados para fazer tudo certo. Confira o artigo de Ben Collin Excel para Google Sheets workshops, cursos on-line e guias de instruções. Como um dos maiores especialistas em Planilhas Google do mundo, seus cursos já ajudaram mais de 20.000 pessoas a entender como trabalhar com as Planilhas Google e a fazer a transição sem problemas.

8. Armazenar arquivos em espaços compartilhados

Certifique-se de que toda a sua equipe possa acessar todos os arquivos necessários, salvando-os em uma pasta compartilhada, como o Google Drive da empresa ou o Dropbox. Lembre os colegas de verificar se ativaram as permissões de compartilhamento corretamente, permitindo que os colaboradores visualizem ou editem arquivos conforme necessário.

9. Melhore a qualidade de suas chamadas com vídeo

Criar uma experiência autêntica “face a face” é mais fácil se seus colegas puderem ver seu rosto. A videoconferência pode ser quase tão autêntica e natural quanto sentar-se junto. Ainda assim, ajuda se você tomar algumas medidas para garantir que a qualidade seja melhor do que quando você está conversando com sua mãe pelo FaceTim. Lembre-se de:

• Use fones de ouvido com microfone para que sua voz não ecoe nos alto-falantes do computador. Se você passa grande parte do tempo em chamadas, invista em um viva-voz de qualidade, como um Jabra.
• Empurre a tela para trás para que fique visível e verifique a iluminação.
• Em uma chamada em grupo, tire o som quando não estiver falando. Feche a porta, feche a janela e tente reduzir o ruído de fundo. Esses sons podem ser imperceptíveis para você, mas podem ser incrivelmente irritantes para as pessoas que estão tentando ouvi-lo, pois o microfone os capta.
• Compartilhar sua tela e apresentá-la ao grupo é uma maneira fácil de ilustrar o que você está falando. Antes de clicar, lembre-se de que eles verão tudo o que estiver na sua tela - feche as guias que não quiser que seus clientes ou colegas vejam!

10. Movimentar eventos físicos on-line

O que acontece com as conferências e os eventos quando sua equipe trabalha remotamente e seus clientes estão espalhados por toda parte? Os eventos também podem continuar - com um pouco de criatividade. Plataformas de eventos on-line, como Esperança prometem “tornar a distância irrelevante” ao hospedar eventos por meio de transmissões ao vivo e vídeos. De workshops e eventos de networking a feiras comerciais, o impressionante software da Hopin replica eventos da vida real com áreas designadas como um “palco” e “estandes de exposição”. Nossa equipe usou o Hopin para conferências on-line e descobrimos que ele funcionou de forma brilhante para participar de palestras de especialistas, interagir com os participantes e fazer networking com parceiros.

11. Automatizar

Em um fluxo de trabalho automatizado, os dados fluem automaticamente e você decide para onde (e para quem) deseja que esses dados sejam enviados. Isso pode eliminar a necessidade de comunicação. Imagine que você compartilha regularmente determinados números com um colega de outro departamento. Em vez de realizar uma reunião, enviar um e-mail ou discutir o assunto em uma ligação, você pode criar um fluxo de trabalho para compartilhar esses dados específicos com eles. A função de colaboração do Planilhas Google é poderosa, mas às vezes você não quer compartilhar uma planilha inteira. Sheetgo permite que você crie fluxos de trabalho personalizados, movendo e filtrando os dados precisos que você deseja, de planilha para planilha.

12. Usar sessões de trabalho ao vivo

Em vez de discutir o trabalho que você fez ou fará, tente fazê-lo em conjunto, em tempo real. Isso significa trabalhar em arquivos on-line compartilhados, como o Google Docs ou o Google Slides. Se estiver trabalhando em um projeto que exija centenas de mensagens para lá e para cá, agende uma sessão de trabalho em vídeo. Conversando ao vivo enquanto trabalham no arquivo, muitas vezes é possível concluir uma tarefa na metade do tempo que seria necessário.

13. Usar uma plataforma de colaboração

Se você tiver uma grande equipe trabalhando no G Suite, conecte e integre tudo e todos com uma plataforma como Happeo. Ele conecta todas as ferramentas do G Suite para criar uma intranet, um portal e um diretório de RH em um só lugar.

14. Criar uma cultura comunitária

Se os colegas se conhecem e se entendem melhor pessoalmente, há menos chances de confusão ou mal-entendido em nível profissional. Trabalhando com uma equipe diversificada de 10 nacionalidades e falantes de vários idiomas, tentamos promover um senso de amizade e compreensão intercultural com noites de jogos on-line, um canal “aleatório” do Slack para postar coisas não relacionadas ao trabalho e videoconferências regulares e trabalho conjunto para toda a empresa, incluindo reuniões da Prefeitura e hackathons mensais.

15. Rastrear tarefas e produtividade

Imagine uma típica reunião de equipe em torno de uma mesa, com post-its, um quadro branco e todos contribuindo com ideias para a sessão de brainstorming. Equipes remotas que funcionam bem encontram uma maneira de replicar essa experiência, mas on-line.

Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Existem ótimos softwares de gerenciamento de projetos no mercado, como Basecamp, O sistema de gerenciamento de projetos da Microsoft, que oferece um espaço virtual para colaborar em projetos como uma equipe. Pense em listas de tarefas, armazenamento de arquivos, cronogramas de projetos e sistemas de mensagens, tudo em um só lugar.

Use planilhas simples. Não quer gastar mais em um software caro? Não tem problema. Você pode usar seu software de escritório diário como uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos para uma equipe remota. Confira nossos modelos gratuitos baseados no Google Sheets para planejamento e acompanhamento OKRs da empresa e gerenciamento de projetos. Com um fluxo de trabalho baseado em planilhas, você pode planejar projetos, definir prazos e metas com colegas, atualizar o progresso e relatar informações em painéis para toda a sua equipe, sem enviar mensagens para lá e para cá. Para obter mais ajuda e orientação sobre a configuração de um fluxo de trabalho baseado em planilhas, fale com um especialista em Sheetgo.

Mantenha sua equipe conectada ao trabalhar remotamente

Se você nunca fez isso antes ou tem que fazer a mudança repentinamente, trabalhar remotamente pode ser um desafio. Mas, graças à nova tecnologia on-line, isso está melhorando constantemente. Cuide de si mesmo e mantenha-se saudável com intervalos para exercícios. Não se esqueça de entrar em contato com outras pessoas se estiver se sentindo isolado ou solitário, cuide de si mesmo e de seus colegas - programe um check-in diário por vídeo para apoiar uns aos outros, aumentar o moral e manter uma estrutura de equipe coesa.