5 Práticas recomendadas para a estrutura de dados da planilha

As planilhas são um dos softwares mais usados no mundo. Mais de 1 bilhão de pessoas as utilizam para coletar, processar e relatar dados todos os dias. Uma grande parte desses usuários ainda tem muito a aprender para aproveitar ao máximo as planilhas. Em geral, eles são atraídos por recursos mais chamativos, como fórmulas, mas a estrutura de dados das planilhas é igualmente importante.

A Microsoft criou o Excel no final da década de 1980 e ainda domina o mercado. O Google Sheets é um forte concorrente, mas ainda está se recuperando. O Sheets tem muitos (embora não todos) os recursos do Excel, mas também oferece o poder das atualizações em tempo real e funções colaborativas.

Independentemente do programa que você usa ou dos dados com os quais está trabalhando, uma boa estrutura de planilha pode transformar seu trabalho. A organização de seus dados aumentará a produtividade e lhe proporcionará melhores percepções.

Planilhas: a cola entre os aplicativos

Com todos os novos softwares disponíveis, certamente as planilhas estão se tornando uma coisa do passado? Talvez você pense assim, mas uma pesquisa da Gartner mostra que o número de planilhas está, na verdade, dobrando a cada ano. Entre outras coisas, isso ocorre porque as planilhas podem ser ótimas pontes entre diferentes aplicativos.

Muitos dos novos aplicativos on-line destinados a organizar e gerenciar dados, como o Airtable, imitam as planilhas eletrônicas. No entanto, eles apresentam uma interface mais moderna e fácil de usar.

Por quê? Porque colunas e linhas ainda são o melhor formato para coletar, transformar, analisar e relatar praticamente qualquer forma de dados.

A proliferação de novos softwares está levando a mais planilhas. Como as empresas geram cada vez mais dados, de cada vez mais fontes, as planilhas ainda oferecem uma solução simples, fácil de usar e acessível. Independentemente do software que você usa, certamente você armazena, compartilha e processa muitos desses dados em planilhas.

As planilhas geralmente são a cola entre diferentes softwares. Elas são ferramentas multiuso relativamente acessíveis, mas ainda assim muito poderosas. 

A ferramenta mais perigosa do mundo?

O grande volume de dados armazenados em planilhas - e as decisões incrivelmente importantes baseadas nesses dados - levou a alertas sobre os perigos das planilhas, especialmente no mundo das finanças.

Em Forbes, O economista Tim Worstall disse que o Excel pode ser o “software mais perigoso do planeta”. Ele disse que foi responsável por algumas decisões dolorosamente caras: toda a financeirização da economia nos últimos 30 anos e, portanto, indiretamente, o colapso financeiro de 2007.

Por que as planilhas são tão perigosas? Não há um único culpado, mas sim uma combinação de desvantagens:

• Risco de erro manual.
• Projeto de planilha ruim.
• Falta de treinamento.

Uma pesquisa no Reino Unido, constatou que 33% de grandes empresas relatam que a tomada de decisões é ruim devido a problemas com planilhas e 17% sofreram perdas financeiras devido a planilhas ruins.

Outro estudo, realizado nos EUA pela Dra. Felienne Hermans, especialista em planilhas, analisou 15.000 planilhas do Excel de uma empresa. Ela descobriu que 24% das planilhas com fórmulas tinham erros e que 6% dos e-mails eram sobre problemas com planilhas.

As planilhas vieram para ficar, e é fundamental fazer melhor uso delas. Felizmente, isso está se tornando mais fácil com opções on-line como o Google Sheets, que oferece uma abordagem centralizada e orientada para a equipe.

Um bom projeto de planilha economizará tempo e frustração e, é claro, fornecerá dados precisos.

Práticas recomendadas para uma boa estrutura de dados em planilhas

1. Comece sempre pelo final

Como em qualquer atividade estratégica, só é possível planejar um curso de ação quando se tem um objetivo claro em mente. O mesmo acontece com planilhas e sistemas de dados.

Comece perguntando a si mesmo:

• Quais dados você deseja ver e em que formato? (por exemplo, um quadro, um gráfico, uma única métrica)
• Quem é o público-alvo e com que frequência ele precisa visualizá-lo? Trata-se de uma única métrica a ser verificada semanalmente em um gráfico ou em um relatório trimestral para investidores?

Concentre-se nos dados que você deseja ver, não nos dados que já possui. Projete-os com o público em mente e lembre-se de que os dados devem ser apresentados em um formato fácil de entender.

2. Coletar dados em um formato tabular

Depois de ter um objetivo claro em mente, é preciso voltar ao início e analisar como você coleta os dados. Um erro comum aqui é que as pessoas criam planilhas de entrada para imitar relatórios.

Uma planilha de entrada é onde você coleta dados brutos. Isso pode ser qualquer coisa, desde uma lista de suprimentos recebidos até uma lista de detalhes de contato. Se a sua planilha estiver sendo usada para coleta e agrupamento de dados, não se deixe levar pela tentação de torná-la bonita.

Se sua planilha não estiver estruturada corretamente, você terá problemas para aplicar fórmulas e processar seus dados. Além disso, você receberá erros.

Ao planejar a estrutura de uma planilha, as colunas são para grupos de dados relacionados. Sua planilha precisa ter um formato lógico e tabular que possa ser processado corretamente pelo software!

Para uma boa estrutura de dados de planilha, lembre-se:

• Formate seus dados como um banco de dados.
• Certifique-se de que todas as linhas de cabeçalho sejam iguais.
• Verifique se todas as linhas e colunas contêm dados.
• Não mescle células.

3. A validação de dados é sua melhor amiga

A entrada manual de dados aumenta inevitavelmente a chance de erros, mas você pode minimizar esse risco usando validação de dados. Essa é uma maneira realmente simples e eficaz de garantir que os novos dados sejam introduzidos corretamente.

Lembre-se de que a tecnologia é inteligente, mas não tão inteligente quanto você! Uma palavra pode ser digitada de forma diferente, o que significa que os erros podem ser causados por espaços, variações de teclado e pontuação (por exemplo, “Marketing”, “Marketing“, “Markting”; 1000, 1.000, 1.000; o número “0” e a letra “O”). Em uma rápida olhada, as células podem parecer iguais, mas uma pequena diferença fará com que as planilhas as interpretem como dados diferentes.

A aplicação da validação de dados à sua planilha garante que as pessoas que inserem dados na planilha não precisem digitar nada manualmente. Por exemplo, se uma coluna da planilha rastreia o status do pedido, você pode reduzir as opções para “pendente”, “pedido” ou “recebido”.

Tudo o que você precisa fazer é adicionar um menu suspenso às suas células de entrada. 

Em Planilhas Google vá para Menu > Dados > Validação de dados.

No Excel, vá para Dados > Validação de dados e selecione uma opção em Permitir. Você pode ler instruções passo a passo sobre validação de dados no Excel aqui.

4. Obtenha dados de entrada mais seguros com o Sheetgo Forms

Talvez você pense nos formulários apenas como uma forma de realizar pesquisas. Mas recomendamos usá-los sempre que quiser coletar qualquer tipo de informação de colegas ou clientes.

Você pode usá-los para uma variedade de finalidades:

• Solicitações de fornecimento
• Manter registros de solicitações de emprego
• Bilhetes de TI
• Solicitação de férias
• Envio de pedidos de compra

Quando alguém insere os próprios dados em um formulário, é mais provável que os detalhes estejam corretos. Não há mais erros de ortografia ou números de telefone inseridos incorretamente.

E é aí que entram os Formulários Sheetgo, que são uma ótima maneira de manter o controle de dados importantes. Eles também são fáceis de criar, basta selecionar uma planilha e transformá-la em um formulário. O processo identifica automaticamente o tipo de informação para cada campo. 

A outra vantagem dos formulários é a facilidade de uso. Digamos que você seja administrador de uma escola e queira criar um sistema para que seus professores informem as notas. Talvez você esteja familiarizado com o uso de planilhas para analisar dados, mas isso pode não ser verdade para seus professores.

Os formulários do Sheetgo oferecem uma interface muito mais fácil de usar do que uma planilha e você pode importar os dados diretamente para uma planilha, processando automaticamente os relatórios dos seus professores.

Confira tudo o que o Sheetgo Forms pode fazer por seus projetos.

5. Mantenha seus dados de referência e dados de atividade separados

Os dados do banco de dados são dados que você usa como referência.

Esses dados são estáveis ou fixos; eles podem mudar, mas em um ritmo muito mais lento. Seu banco de dados precisa ser bem organizado para que você possa cruzá-lo com os dados de atividade.

Imagine que você administra um restaurante e precisa de um banco de dados com todas as suas receitas, incluindo produtos, ingredientes e quantidades. Essas informações são essenciais sempre que você gera um pedido de produção. Além disso, ele precisa estar conectado ao seu sistema de estoque para calcular os ingredientes necessários para atender a um único pedido.

É importante que os dados do banco de dados sejam mantidos isolados em uma planilha privada ou somente para visualização. Somente pessoas que entendam completamente o sistema devem poder alterar esses dados (intencional ou acidentalmente). Isso garante a confiabilidade e a privacidade dos dados.

Talvez seja necessário usar vários conjuntos de dados do banco de dados para um processo específico. Para planilhas menores, não há problema em agrupá-las em uma única planilha com várias guias. Porém, para conjuntos de dados maiores, é melhor mantê-los em planilhas separadas.

Manter uma única fonte de verdade

Fonte única de verdade (SSOT) significa estruturar seus dados de modo que eles sejam criados ou alterados somente em um local. É muito comum encontrar os mesmos dados inseridos em várias planilhas de uma variedade de silos, na mesma organização

Quando uma entrada ou atualização de dados é feita em um local, ela deve ser atualizada em todos os lugares. Para fazer isso com planilhas, é necessário compartilhar arquivos (por exemplo, usando o Google Sheets) e fazer com que as planilhas conversem entre si.

Uma ferramenta como Sheetgo pode ajudar a automatizar a transferência de dados entre planilhas para manter uma única fonte de verdade. Isso significa que você não precisa mais copiar e colar dados manualmente ou compartilhar planilhas como anexos de e-mail.

Os dados de atividade mudam com frequência

Os dados de atividade são gerados por seus processos. Esses são os dados “atuais” que refletem o que está acontecendo em sua empresa no dia a dia.

Em uma equipe de vendas, por exemplo, os dados de atividade podem incluir os detalhes de contato e o status de novos leads. A equipe registrará e atualizará constantemente essas informações. Em finanças, os dados de atividade incluem coisas como despesas, financiamentos e empréstimos.

Os dados de atividade devem ter uma data (hora) associada a eles. Isso é essencial para a criação de um painel ou relatório.

É importante que as pessoas possam inserir dados de atividades de maneira fácil de usar. Mas isso não é tudo, também é importante que elas não interfiram nos dados de outra pessoa. Ao mesmo tempo, os dados precisam ser bem estruturados para que você possa aplicar fórmulas para análise.

Há diferentes maneiras de coletar dados de forma eficiente:

• Uso de formulários Sheetgo.
• Integrar seu software a uma planilha.
• Importação de informações para uma pasta específica.
• Usar planilhas separadas para cada usuário.

Prepare seus dados, planeje seu sistema

As planilhas desempenham um papel fundamental em todos os negócios. Graças ao poder da nuvem, agora é mais fácil do que nunca trabalhar com eles de forma mais segura e produtiva.

É muito importante dedicar algum tempo para implementar uma estrutura de dados de planilha bem organizada. Isso nos permite aproveitar todos os benefícios que as planilhas têm a oferecer e, ao mesmo tempo, minimizar os riscos.

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