La fórmula QUERY de Google Sheets es una potente herramienta para filtrar, agrupar y resumir datos. Con esta fórmula, puedes simplificar la gestión de datos, realizar análisis avanzados y crear informes detallados.

En este blog, exploraremos cuatro casos de uso práctico para demostrar cómo la fórmula QUERY puede transformar sus flujos de trabajo.

1. Racionalización de la gestión de inventarios

Escenario: Un jefe de almacén necesita recuperar detalles sobre los productos sobrevendidos y calcular los totales diarios de falta de existencias a partir de los registros de inventario.

Desglose:

1. Rango de datos: (A1:C4).
• La fórmula procesa los datos de toda la tabla.
2. Cláusula SELECT: SELECCIONE A, B, C, (C - B).
• Recupera las columnas A, B, C y la diferencia entre ventas y stock (C - B).
3. Cláusula WHERE: (C - B) > 0.
• Filtra las filas en las que las ventas son superiores a las existencias, mostrando sólo los productos sobrevendidos.
4. Cláusula LABEL: ETIQUETA (C - B) ‘Sobrevendido por’.
• Cambia el nombre de (C - B) a “Sobrevendido por” en la salida.
5. Indicador de cabecera: (1).
• Trata la primera fila como cabecera para un formato adecuado.

Copie la hoja de cálculo para comprobar la fórmula

Cómo funciona

La fórmula QUERY selecciona los productos cuyas ventas superan las existencias, calculando automáticamente el importe de la sobreventa.

Beneficios

• Identifique los productos sobrevendidos en cuestión de segundos.
• Elimine el filtrado manual y los errores de cálculo.

2. Resumen de los datos financieros por categorías

Escenario: Un equipo financiero necesita analizar los gastos por categoría para la elaboración de informes diarios y mensuales.

Avería

1. Rango de datos: (A1:C5).
• La fórmula procesa los datos de las columnas A, B y C en este rango.
2. Cláusula SELECT: SELECT B, SUM(C).
• Recupera la columna B (Categoría) y calcula la suma de la columna C (Gasto).
3. Cláusula WHERE:DONDE B NO ES NULO.
• Excluye las filas en las que la columna B (Categoría) está en blanco.
4. Cláusula GROUP: GROUP BY B LABEL SUM(C)
• Agrupa los datos por categorías (B) para calcular los totales de cada categoría única.
5. Cláusula LABEL: ETIQUETA SUM(C) ‘Gasto total ($)’.
• Cambia el nombre del total calculado (SUMA(C)) a “Gastos totales ($)” para mayor claridad.
6. Indicador de cabecera: 1.
• Trata la primera fila como cabecera para un formato adecuado.

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Cómo funciona

La fórmula QUERY agrupa los gastos por categoría y calcula su total.

Beneficios

• Obtenga información sobre las pautas de gasto.
• Prepare rápidamente datos para análisis financieros o presentaciones.

Avería

1. Rango de datos: (A1:C5).
• La fórmula procesa los datos de las columnas A, B y C en este rango.
2. Cláusula SELECT: SELECT B, SUM(C).
• Recupera la columna B (Categoría) y calcula la suma de la columna C (Gasto).
3. Cláusula WHERE:DONDE B NO ES NULO.
• Excluye las filas en las que la columna B (Categoría) está en blanco.
4. Cláusula GROUP: GROUP BY B LABEL SUM(C)
• Agrupa los datos por categorías (B) para calcular los totales de cada categoría única.
5. Cláusula LABEL: ETIQUETA SUM(C) ‘Gasto total ($)’.
• Cambia el nombre del total calculado (SUMA(C)) a “Gastos totales ($)” para mayor claridad.
6. Indicador de cabecera: 1.
• Trata la primera fila como cabecera para un formato adecuado.

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3. Seguimiento del movimiento de existencias

Escenario: El gerente de una tienda desea controlar las existencias agregadas y vendidas por producto durante una semana.

Desglose:

1. Rango de datos: (A1:C6).
• La fórmula procesa los datos de las columnas A, B y C en este rango.
2. Cláusula SELECT: SELECT A, SUM(C).
• Recupera la columna A (Nombre del producto) y la suma de la columna C (Acciones añadidas).
3. Cláusula WHERE: DONDE A NO ES NULO.
• Excluye las filas en las que la columna A (Nombre del producto) está en blanco.
4. Cláusula GROUP: GROUP BY A.
• Agrupa los datos por producto (A) para calcular los totales de cada producto único.
5. Cláusula LABEL: ETIQUETA SUM(C) ‘Total de existencias añadidas ($)’.
• Cambia el nombre del total calculado (SUMA(C)) a “Total de existencias añadidas ($)” para mayor claridad.
6. Indicador de cabecera: 1.
• Trata la primera fila como cabecera para un formato adecuado.

Copie la hoja de cálculo para comprobar la fórmula

Cómo funciona

La fórmula QUERY agrupa las entradas de stock por producto y calcula el total.

Beneficios

• Resuma las tendencias bursátiles de forma dinámica.
• Simplifique las tareas de conciliación de existencias.

4. Creación de informes detallados de hojas de horas

Escenario: Un equipo de RRHH necesita generar informes de horas de los empleados por proyecto y semana.

Avería

1. Rango de datos: A1:C5.
• Procesa los datos de las columnas A, B y C en este rango.
2. Cláusula SELECT: SELECT B, SUM(C).
• Recupera la columna B (Nombre del proyecto) y calcula la suma de la columna C (Horas trabajadas).
3. Cláusula WHERE: DONDE B NO ES NULO.
• Excluye las filas en las que la columna B (Nombre del proyecto) está en blanco.
4. Cláusula GROUP: GROUP BY B.
• Agrupa los datos por proyecto (B) para calcular los totales de cada proyecto único.
5. Cláusula LABEL: ETIQUETA SUM(C) ‘Total de horas’.
• Cambia el nombre del total calculado (SUMA(C)) a “Horas totales” para mayor claridad
6. Indicador de cabecera: 1.
• Trata la primera fila como cabecera para un formato adecuado.

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Cómo funciona

La fórmula QUERY agrupa las horas por proyecto y calcula su total, ofreciendo una visión detallada de la asignación de tiempo.

Beneficios

• Automatice los resúmenes de los partes de horas.
• Reduzca al mínimo los errores manuales en los informes.

Libere el poder de las fórmulas QUERY

La fórmula QUERY es una herramienta imprescindible para cualquiera que trabaje con datos en Google Sheets. Su capacidad para filtrar, agrupar y resumir datos de forma dinámica simplifica los flujos de trabajo y permite obtener información muy valiosa.

¿Tienes un caso de uso único para la fórmula QUERY? Compártalo en los comentarios: nos encantaría saber cómo utiliza esta versátil herramienta.