El proveedor de educación automatiza la matriculación de estudiantes y el seguimiento de certificaciones

Touched by a Horse, un programa líder de certificación de entrenamiento equino, se enfrentaba a importantes retos administrativos en la gestión de los registros de los estudiantes a través de numerosas hojas de cálculo manuales. Sheetgo transformó sus operaciones mediante la centralización de la gestión de datos, la automatización de los registros de estudiantes, el seguimiento del programa y la distribución de la certificación, eliminando así las inconsistencias de datos y liberando a su gerente de oficina de la entrada de datos repetitivos.

Touched by a Horse se enfrentaba a un flujo de trabajo abrumadoramente manual para gestionar los registros completos de los estudiantes y el seguimiento de los programas. Su dependencia de una multitud de hojas de cálculo dispares para la información de los estudiantes, incluida la inscripción, las certificaciones, las unidades de formación continua y la asistencia a los cursos, provocaba una grave redundancia de datos, incoherencias y un alto riesgo de errores. La actualización de cualquier dato requería laboriosos cambios manuales en varios documentos, lo que consumía mucho tiempo y causaba frustración. Este enfoque fragmentado impedía un seguimiento eficaz del progreso de los estudiantes, la identificación oportuna de los requisitos de formación continua y una gestión fluida de la inscripción en los cursos, lo que afectaba gravemente a la eficacia operativa y suponía una carga para el personal administrativo.

Sheetgo proporcionó a Touched by a Horse una solución de gestión de datos sólida y centralizada que transformó por completo sus procesos administrativos. Se estableció un sistema central automatizado para gestionar los datos de los estudiantes, consolidando la información de diversas fuentes en un registro maestro. A continuación, este registro maestro distribuyó automáticamente la información pertinente entre los documentos operativos necesarios, eliminando la necesidad de actualizaciones manuales y reduciendo drásticamente las incoherencias y los errores en los datos. La automatización facilitó la inscripción simplificada de los estudiantes y la recopilación de datos mediante formularios integrados. Además, se configuraron flujos de trabajo automatizados para gestionar los contratos de los estudiantes, realizar un seguimiento de su progreso en los distintos programas de entrenamiento, mantener listas completas de estudiantes y graduados, y agilizar el programa de referencias. Los datos se dividieron y filtraron automáticamente en función de condiciones específicas, garantizando que la información relevante se dirigiera a los documentos o partes interesadas correctos a intervalos programados. Esta integración con su infraestructura existente basada en la nube garantizó un flujo de datos sin fisuras, permitiendo un seguimiento eficaz del progreso de los estudiantes, las certificaciones y las unidades de formación continua. El resultado fue una reducción significativa del tiempo administrativo, una mayor precisión de los datos y un sistema mucho más eficiente, lo que permitió al director de la oficina dedicar más tiempo a las actividades principales en lugar de a la introducción manual de datos.