Un colegio estadounidense automatiza el inventario y la gestión de activos informáticos

Brewster American Schools, una institución educativa en Madrid, enfrentó desafíos significativos al administrar sus activos de TI a través de procesos manuales. El Asistente de Administrador de Tecnología y su equipo lucharon con la entrada de datos que consumía mucho tiempo, la falta de documentos de aceptación estandarizados y el seguimiento ineficiente del inventario. Al implementar Sheetgo, automatizaron la entrada y asignación de activos, generando contratos de aceptación digitales y centralizando los datos del inventario. Esta transformación condujo a una mayor precisión, una reducción de la carga administrativa y una mayor eficiencia operativa en la gestión de su infraestructura tecnológica.

Brewster American Schools se vio agobiada por un proceso manual laborioso y propenso a errores para la gestión de sus activos de TI, incluyendo computadoras portátiles, tabletas y accesorios asignados a profesores y personal. Este enfoque fragmentado carecía de un sistema estandarizado para la asignación y aceptación de activos, lo que generaba ineficiencias, posibles disputas y una carga considerable para los recursos administrativos. La conciliación diaria de datos y la gestión precisa del inventario eran difíciles debido a la gran dependencia de la entrada manual de datos y la ausencia de un sistema de seguimiento centralizado, lo que resultaba en informes inexactos y dificultades para identificar equipos faltantes o dañados. Este flujo de trabajo manual, en última instancia, obstaculizó el mantenimiento y la gestión eficaces de la infraestructura de TI esencial de la escuela.

Sheetgo proporcionó a Brewster American Schools una solución integrada y automatizada para revolucionar la gestión de sus activos de TI. El sistema se diseñó en torno a dos formularios digitales intuitivos para la entrada y asignación eficientes de activos, eliminando la entrada manual de datos. Tras la asignación de activos, Sheetgo genera automáticamente contratos de aceptación personalizados para los profesores, que luego se envían por correo electrónico de forma segura y se almacenan en Google Drive, estableciendo un sistema de archivo centralizado y digital. Un panel en tiempo real impulsado por Sheetgo ofrece información inmediata sobre todo el inventario de activos, detallando las entradas, salidas y el estado general de asignación. La integración del escaneo de códigos de barras agiliza aún más el proceso de entrada de datos, minimizando drásticamente el error humano. Este marco automatizado ha reducido sustancialmente la carga de trabajo administrativa, ha mejorado la precisión de los informes de inventario y ha facilitado una gestión altamente eficiente de los activos de TI de la escuela, lo que ha culminado en importantes ahorros de costes y una mejor eficacia operativa.