Cómo utilizar la función SORT de Google Sheets

La función ORDENAR de Google Sheets permite ordenar datos y devolver las filas en orden ascendente o descendente. Es útil para ordenar texto, números e incluso fechas. Además, puedes realizar una ordenación vertical u horizontal.

Esta función también permite añadir múltiples criterios a través de las columnas, de forma similar a la funcionalidad “Ordenar intervalo” de la barra de menús de Google Sheets. La diferencia es que con la función ORDENAR puedes generar un nuevo conjunto de datos mientras los datos originales permanecen intactos.

La fórmula SORT de Google Sheets también resulta útil cuando se trabaja con otras funciones como BUSCAR que sólo funcionan con datos ordenados.

Sintaxis

• gama - rango de celdas que desea ordenar. Esto puede abarcar varias columnas para hacer google sheets ordenar varias columnas.
• ordenar_columna - es la columna por la que se ordenarán los datos. Puede especificar la columna de tres maneras:
  • Un número de índice para especificar el número de columna dentro del gama (por ejemplo, si el rango es A:C y lo establecemos en 2, la función tomará la columna B como referencia).
  • Un rango de celdas de una columna dentro de gama. Debe incluir una única columna que abarque todas las filas existentes dentro del gama. ¡En caso contrario, la función devuelve un error #N/A!.
  • Si se deja en blanco, la función asume que la columna de ordenación es la columna 1 (es decir, la primera columna de gama).
• is_ascending - toma los valores TRUE o FALSE para especificar el orden de disposición de los datos. Ordenará los datos en orden ascendente si se establece en TRUE, y en orden descendente si se establece en FALSE. Si no se introduce ningún valor, la función ordena automáticamente los datos en orden ascendente.
• sort_column2, is_ascending2, ... - Se trata de parámetros opcionales que se pueden utilizar para realizar una ordenación de varias columnas. Las reglas para estos parámetros siguen siendo las mismas que las anteriores. Estos parámetros adicionales harán que google sheets ordenar varias columnas.

Cómo utilizar la función SORT de Google Sheets

Para demostrar las ventajas de la función SORT, mostraré tanto los datos de referencia como los datos resultantes que devuelve Google Sheets. A continuación se presentan algunas de las principales formas de utilizar la función SORT.

Clasificación básica

Sintaxis: =SORT(rango, indice_columna, orden_ascendente)

Este es el ejemplo más básico de cómo utilizar la función SORT.

Tengo unos datos y quiero ordenarlos alfabéticamente por nombre.

Para ello, escribo =clasificar(A3:C16,2,Verdadero). Como puedes ver, estoy ordenando el rango A3:C16 en la segunda columna (Nombre) en orden ascendente. La función reordena las filas de datos para darme el orden alfabético que quiero.

He escrito la función en la celda D3, y lo único que hay que observar es que la función emite los datos a partir de la celda D3 (hacia abajo y hacia la derecha).

El número de columnas y filas que devuelve esta función es el mismo que el de la entrada gama. Por lo tanto, es muy importante mantener las celdas donde se espera que fluyan los datos, libres de cualquier valor. De lo contrario, la función devuelve un error #REF!, como se puede ver a continuación.

Ordenar hojas de cálculo de Google por varias columnas

Sintaxis: =SORT(rango, columna_index1, orden_ascendente1, columna_index2, orden_descendente2)

Aquí quiero ordenar los datos por varias columnas. Al ordenar por varias columnas, la primera columna que especifique (columna_index1) tiene prioridad, y la función ordena los datos por los valores de esta columna, igual que en el ejemplo anterior.

A continuación, la función mira la segunda columna de ordenación y realiza cualquier ordenación por esa columna que pueda llevarse a cabo sin romper las reglas de la primera columna de ordenación.

En el ejemplo siguiente, primero ordeno el rango en orden ascendente en la segunda columna (Nombre) y, a continuación, en orden ascendente en la primera columna (ID). Para ello, escribo =clasificar(A3:C16,2,Verdadero,1,Verdadero).

Observe que la segunda ordenación (por ID) hizo que las dos Carolinas cambiaran de orden. La Carolina con el ID numéricamente más bajo se ha colocado antes que la otra.

Este es el efecto de una ordenación múltiple: la primera ordenación (por nombre) tiene prioridad, y la segunda (por número de identificación) sólo afecta a las filas que pueden reordenarse sin dejar de estar correctamente ordenadas por nombre.

Ordenación con referencias de columna

Sintaxis: =SORT(rango, referencia_columna1, orden_ascendente1, referencia_columna2, orden_descendente2)

Hasta ahora, he utilizado el número de índice de columna para indicar a la función por qué columna quiero que se ordenen los datos.

Ahora, para el ordenar_columna intentaré introducir las referencias de columna en lugar de los índices de columna. Para ello, escribo =clasificar(A3:C16,B3:B16,Falso,A3:A16,Verdadero).

Fíjese en que los datos están ordenados por nombre en orden alfabético inverso, porque he escrito FALSE en el campo orden_ascendente1 que indica a la función que ordene en orden descendente.

¿Qué ocurre cuando la referencia a la columna no cubre todas las filas del archivo gama? Intentémoslo (pista: ¡la función SORT devuelve un error #N/A!). También devuelve un error si la referencia de la columna es mayor que la columna gama.

Ordenar por fecha

Sintaxis: SORT(rango, indice_columna, orden_ascendente)

Otro uso práctico de la función ORDENAR es su capacidad para ordenar por fecha. Como la fecha en una hoja de cálculo es esencialmente un número, puedes ordenar por fecha exactamente igual que ordenarías numérica o alfabéticamente.

En el ejemplo siguiente, he añadido una columna con algunas fechas, y ordenaré de la fecha más antigua a la más reciente escribiendo =clasificar(A3:C16,3,Verdadero).

Clasificación horizontal

Sintaxis: =Transpose(SORT(Transpose(range,) column_index, ascending_order))

Aunque lo habitual es que los datos se listen verticalmente, hay ocasiones en las que los datos se listan horizontalmente.

Afortunadamente, la función SORT puede seguir utilizándose para conjuntos de datos horizontales. Todo lo que tiene que hacer es utilizar la función Función TRANSPOSE en combinación con la función SORT.

La función TRANSPOSE transpone las filas y columnas de un array, esencialmente volteándolas. Esto es necesario porque la función SORT está diseñada para utilizar datos en formato vertical. Al transponer horizontalmente los datos listados, se obtiene una lista con la que la función SORT es capaz de trabajar.

Una vez ordenada, se transpone de nuevo a su formato horizontal original: ¡por eso se utiliza dos veces la función TRANSPOSE!

En el ejemplo anterior, he tomado un conjunto de datos horizontales y los he ordenado escribiendo =Transpose(SORT(Transpose(B1:F2),1,TRUE)).

Ordenar por un rango fuera del rango de ordenación

Sintaxis: SORT(rango, referencia_columna, orden_ascendente)

Puede haber ocasiones en las que el valor por el que desea ordenar sus datos no esté incluido en el rango de los datos que está ordenando. Esto parece complicado, pero en realidad es una forma muy sencilla y cómoda de utilizar la función ORDENAR.

El siguiente ejemplo ilustrará lo que quiero decir.

En este ejemplo, hay algunos datos básicos, junto con algunos datos adicionales que muestran la fecha de inicio de cada persona.

Para ordenar por fecha de inicio, pero sin incluir realmente la fecha de inicio en el rango (y por tanto en la salida) de la función SORT, basta con hacer referencia al rango de fechas de inicio como índice_columna. Lo he hecho aquí escribiendo =sort(A3:C16,I3:I16,True).

Observe que esta función es la misma que en los ejemplos anteriores, con la única diferencia de que el intervalo de ordenación (en la columna I) no está realmente dentro del intervalo de datos (en las columnas A:C). Afortunadamente, la función SORT es capaz de calcular esto, y devuelve la lista de nombres ordenados por su fecha de inicio.

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Encontrará más consejos y trucos sobre gestión de datos en nuestro post sobre filtros de datos y clasificación en Google Hojas.