UrbanGlass: Contabilidad y gestión de nóminas automatizadas con Sheetgo

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

UrbanGlass es un centro líder de acceso a artistas del vidrio con una pasión por conectar con creativos de todos los ámbitos de la vida.

UrbanGlass utiliza Sheetgo para convertir automáticamente las hojas de cálculo de contabilidad a PDF y distribuirlas por correo electrónico. Antes dedicaban 2 horas cada 15 días a la distribución manual de datos. Con Sheetgo esto se ha reducido a sólo 30 minutos.

Necesitaba una alternativa fresca a IMPORTRANGE

• Gestión de nóminas y contabilidad de múltiples artistas
• Automatización adicional necesaria de las soluciones de Google Workspace
• Los pagos irregulares provocaron una importante introducción manual

UrbanGlass utilizaba Google Workspace, pero descubrió que los errores de IMPORTRANGE y de sincronización estaban causando problemas con la facturación y las nóminas.

El resultado era un importante trabajo manual y una reputación de falta de fiabilidad e imprecisión del sistema anterior.

UrbanGlass quería una solución fiable, intuitiva y segura que nunca les fallara. También querían que estuviera muy automatizada para ahorrar tiempo y reducir la probabilidad de que se produjeran errores de introducción manual.

Dado que a los artistas sólo se les paga la comisión cuando se realiza una venta, se dedicaba mucho tiempo manual a realizar y procesar los pagos irregulares. Automatizar este proceso ahorraría tiempo y eliminaría errores.

Contabilidad inteligente con Sheetgo

• Facturación basada en variables flexibles, sin preajustes
• Los artistas del vidrio necesitan nóminas quincenales exactas
• Los datos departamentales se añaden automáticamente al presupuesto maestro

UrbanGlass utiliza Sheetgo para actualizar automáticamente su presupuesto maestro trasladando los datos de los departamentos a los campos de entrada correspondientes. Al convertir todos los documentos a PDF y enviar automáticamente la nómina al artista correspondiente a través de Gmail, pueden agilizar la distribución de datos en toda la empresa.

La facturación es ahora flexible y ya no se basa en variables preestablecidas restrictivas, ya que esto no refleja su forma de trabajar como empresa. Al añadir automáticamente datos departamentales al presupuesto maestro, pueden ver de un vistazo el rendimiento global de la empresa.

La solución Sheetgo permite enviar a cada artista un PDF quincenal a través de Gmail en el que se detalla de dónde procede su dinero: lo que ha vendido, su tarifa por hora, etc.

También están creando una segunda aplicación para garantizar que los pagos irregulares a los artistas se abonen con rapidez y precisión, eliminando los retrasos y errores debidos a las limitaciones de la introducción manual.

75% reducción del tiempo de contabilidad

• 2 horas a la quincena reducidas a sólo 30 minutos
• Se acabaron los errores de introducción manual y los retrasos debidos a la corrección manual.
• Datos fácilmente disponibles para los principales responsables de la toma de decisiones

Sheetgo permite a UrbanGlass reducir su tiempo de contabilidad en 75%, devolviéndoles 3 horas al mes para dedicarlas a tareas de mayor valor.

También han podido superar la incertidumbre y la falta de información que tenían los artistas sobre sus nóminas.

Gracias a Sheetgo, UrbanGlass puede reducir su tiempo de contabilidad en 3 horas al mes y eliminar los errores de introducción manual de datos. El resultado es un presupuesto maestro mucho más preciso, siempre actualizado y que refleja el rendimiento real de la empresa.

También han sentado las bases de una función automatizada de reembolso a los artistas que les permitirá pagar las comisiones a intervalos irregulares.