Importación automática de datos filtrados en Google Sheets

La omnipresencia de Internet y la avalancha de dispositivos inalámbricos han facilitado sin duda nuestra vida cotidiana. Han allanado el camino para aplicaciones basadas en la nube como Google Sheets. Esta aplicación nos permite colaborar y trabajar con los datos de la hoja de cálculo independientemente de la ubicación y el dispositivo. En términos de funcionalidad, Google Sheets ha llegado muy lejos en un periodo de tiempo relativamente corto. Pero, como suele ocurrir, Google Sheets no resuelve todos los problemas. Por ejemplo, aún no disponemos de medios para importar automáticamente datos filtrados de otros archivos de Google Sheets. 

¿Por qué hay que importar datos filtrados?

Hay muchos casos empresariales en los que este escenario es aplicable. Pero consideremos un ejemplo sencillo a efectos de demostración. Consideremos el departamento de soporte técnico de una empresa de productos de software. Diariamente reciben incidencias de los clientes a través del teléfono y de la web. Todas estas incidencias se almacenan en un archivo de hoja de cálculo centralizado, donde se anota un área de problemas específica para cada incidencia de cliente. Para cada área problemática, hay una persona de soporte que se ocupa de las correspondientes incidencias de los clientes.

No tiene sentido que una persona de soporte tenga acceso a todas las incidencias que están fuera de su área de especialización. Por lo tanto, tendrá que importar datos filtrados del archivo centralizado de Google Sheets que almacena todas las incidencias. ¿Cómo podría conseguirlo? Esto es posible con la combinación de las fórmulas QUERY e IMPORTRANGE. Pero para seguir adelante con este enfoque, el usuario tiene que tener conocimientos avanzados de estas fórmulas. Otro inconveniente es que los datos de origen suelen ser de tamaño variable, por lo que no podemos definir exactamente los límites del rango de origen en estas fórmulas. Por lo tanto, tenemos que cambiar la fórmula una y otra vez.

Alternativa: Importación automática de datos filtrados mediante el complemento Sheetgo

Imagine un gran archivo en el que la empresa recibe todas las incidencias de los clientes, procedentes de los informes. Como puede ver, cada tipo diferente de incidencia se almacena en esta única hoja de cálculo. En este ejemplo, imaginemos que somos la persona que se ocupa de todos los “Errores en tiempo de ejecución”. Entonces, sería muy útil recibir sólo este tipo de incidencias en nuestra hoja de cálculo personal.

Instalar Sheetgo

Instala el complemento Sheetgo para Google Sheets haciendo clic en el botón de abajo.

Primer paso:

Teniendo abierta nuestra hoja de cálculo personal “Errores en tiempo de ejecución”, podemos iniciar Sheetgo navegando hasta el Menú Complementos > Sheetgo > Inicio.

Veremos que se abre la barra lateral de Sheetgo dentro de la interfaz de Google Sheets (véase la captura de pantalla siguiente). Pase el ratón sobre el icono verde + y veremos las opciones Importar y Exportar. Haga clic en la opción Importar para empezar a crear la conexión.

Segundo paso:

Haga clic en el botón SELECCIONAR ARCHIVO(S) dentro de la sección Fuente de Datos. Ahora veremos todos los archivos de hoja de cálculo disponibles en Google Drive. Si no podemos encontrar el archivo de origen de inmediato, podemos intentar desplazarnos hacia abajo o utilizar la función de búsqueda.

Paso 3:

Ir a la Ajustes tab. Aquí tenemos la opción de cambiar el nombre de la conexión, que sería el nombre de la hoja que Sheetgo crea en el fichero de destino. Para automatizar y modificar la frecuencia con la que se realiza la importación de datos, mantén pulsado el botón Actualizaciones automáticas sección habilitada.

Pero, en interés del ejemplo tratado en este post, nos centraremos en el botón Filtrar por . Marcamos esta casilla y nos preguntará si queremos filtrar por condición o por lenguaje de consulta. La primera opción permite configurar rápidamente la condición que queremos aplicar al filtro. Podemos añadir varias condiciones si hace falta. Es la opción más sencilla para quien no tiene muchos conocimientos técnicos.

A efectos de este ejemplo, añadiremos aquí:

“Filtrar por condición > Que coincidan todas estas condiciones > El texto de la columna G es exactamente Error de tiempo de ejecución”.

Paso 4:

Por último, para establecer un enlace que nos permita importar datos filtrados desde el archivo fuente de Google Sheets, hacemos clic en el botón GUARDAR CONEXIÓN botón. ¡Enhorabuena! En breve veremos que Sheetgo crea una nueva conexión. Crea una nueva hoja (con el nombre de la conexión por defecto), que tiene los datos filtrados requeridos del fichero fuente.

Revisando los ajustes de conexión:

Si en el futuro, puede surgir la necesidad de alterar uno o más de los ajustes de conexión existentes. Para ello, inicie Sheetgo mientras se encuentra en el fichero en el que necesitamos cambiar la configuración. Haga clic en los 3 puntos situados junto al nombre de la conexión (en este caso “SG_Conexión”) >. Editar conexión.

Una vez realizadas las modificaciones, pulse GUARDAR CAMBIOS.