Filtrar o Excel de uma pasta de trabalho para outra

Trabalhar com planilhas do Excel oferece infinitas possibilidades de criar soluções de dados poderosas. E quando você publica sua pasta de trabalho no Sharepoint, seus recursos de compartilhamento facilitam mais do que nunca a colaboração em equipes.

Mas e se você quiser compartilhar apenas determinadas informações das suas planilhas com membros específicos da equipe? Ou se quiser enviar dados pessoais de uma pasta de trabalho para outros arquivos?

O compartilhamento de uma pasta de trabalho do Excel com colegas permite a coautoria, o que significa que várias pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo, com todas as alterações atualizadas em tempo real.

Isso pode ser muito útil, mas é preciso ter cuidado com as permissões de acesso a documentos complexos ou confidenciais. O excesso de “mãos” na mesma planilha pode ser arriscado, especialmente quando você passou muito tempo criando a planilha e aplicando fórmulas aos dados.

Por que filtrar dados do Excel de uma pasta de trabalho para outra?

Se quiser impedir que outras pessoas tenham acesso à sua planilha mestre, filtre os dados de uma pasta de trabalho para outra e permita que elas acessem apenas as informações que você deseja compartilhar.

Para isso, você pode conectar várias pastas de trabalho do Excel com um fluxo de trabalho automatizado. Isso permite que você

• Enviar dados filtrados de uma pasta de trabalho para outra automaticamente
• Economize tempo
• Eliminar a cópia-colagem
• Mantenha seus dados seguros e separados em “baldes” individuais”
• Manter uma pasta de trabalho mestre centralizada à qual seus colegas não podem ter acesso
• Distribuir informações específicas para as planilhas de outras pessoas

Siga as etapas abaixo para saber como filtrar o Excel de uma pasta de trabalho para outra.

Por que usar o Sheetgo para filtrar dados no Excel?

O Sheetgo é uma solução completa que ajuda os usuários de planilhas a criar fluxos de trabalho automatizados para transferir, organizar, manipular e relatar dados.

Com o Sheetgo, você poderá manter intactos todos os dados da sua planilha principal e, ao mesmo tempo, compartilhar dados específicos com seus colegas.

Além disso, você pode criar um fluxo de trabalho automatizado para atualizar todas as planilhas conectadas sempre que atualizar a planilha principal.

Como usar o Sheetgo para filtrar dados do Excel de uma pasta de trabalho para outra

Filtrar dados do Excel de uma pasta de trabalho para outra com o Sheetgo é simples e fácil. Você não precisa saber como escrever fórmulas complexas no Excel. Você pode criar fluxos de trabalho automatizados com apenas alguns cliques.

Etapa 1: Instalar o Sheetgo

Instale o Sheetgo clicando no botão abaixo.

Etapa 2: Faça o upload do Excel para o Google Drive

Para filtrar dados de um arquivo do Excel para outro com o Sheetgo, seu arquivo de origem (o arquivo do qual você deseja extrair dados) deve estar disponível on-line em Google Drive.

Observe que você pode enviar os dados filtrados para arquivos do Excel armazenados em outras plataformas de armazenamento em nuvem.

Etapa 3: Selecione sua fonte de dados

Em seguida, selecione Excel como sua fonte de dados e localize o arquivo dentro do Google Drive.

O arquivo de origem é a planilha que contém os dados originais que você deseja filtrar e enviar para outro arquivo do Excel. Observe que o Sheetgo enviará os dados filtrados para outro arquivo, mas o arquivo de origem permanecerá inalterado.

Neste exemplo, quero filtrar dados do meu banco de dados de leads de vendas para um arquivo do Excel pertencente a um dos meus representantes de vendas.

Etapa 4: Filtre seus dados

Clique em Continuar para ir para a seção de filtros do editor de conexões.

Aqui, você tem três opções: filtrar por condição, filtrar por consulta ou filtrar por cor.

Meu arquivo de origem contém uma lista de leads de vendas e qual representante de vendas é o responsável. Nesse caso, quero filtrar os leads de vendas da Jackie e enviá-los para o arquivo Excel pessoal dela.

Eu uso o Filtrar por condição opção e filtro Coluna H: Proprietário > O texto é exatamente > Jackie.

Etapa 5: Selecione seu arquivo de destino

A próxima etapa é selecionar o arquivo de destino. Esse é o arquivo para o qual você deseja enviar os dados.

Você pode selecionar um arquivo Excel existente em qualquer uma das principais plataformas de armazenamento em nuvem ou o Sheetgo criará automaticamente uma nova pasta de trabalho do Excel para você. Escolha em qual pasta de armazenamento em nuvem você deseja que o arquivo seja salvo.

Se estiver enviando os dados para um novo arquivo, dê um nome a ele.

O Sheetgo criará uma nova guia (planilha) no arquivo de destino, contendo os dados importados. Você pode renomear essa aba no arquivo Nome do registro caixa.

Neste exemplo, optei por permitir que o Sheetgo crie automaticamente um novo arquivo Excel no meu Google Drive.

Dou a ela o nome “Jackie's sales leads” e renomeio a guia para “New leads”.

Clique em Concluir e salvar para criar a conexão de filtro entre seus arquivos do Excel.

Verifique o arquivo de destino - agora ele contém os dados filtrados da planilha de origem.

Etapa 6: Automatizar o fluxo de trabalho

Agora que você configurou uma conexão, pode atualizar os dados no arquivo de destino clicando em Executar no menu flutuante do fluxo de trabalho a qualquer momento. Isso puxará novos dados para o arquivo de destino, refletindo todas as alterações feitas nos dados de origem.  

Para garantir que você e seus colegas tenham sempre os dados mais recentes na ponta dos dedos, automatizar o fluxo de trabalho.

Na barra de menu flutuante, clique em Automatizar. Aqui, você pode escolher a frequência com que deseja que os dados sejam atualizados: diariamente, por hora, semanalmente ou mensalmente.

Filtragem automatizada entre arquivos do Excel

Essa é a maneira de filtrar automaticamente os dados do Excel de uma pasta de trabalho para outra.

Com uma conexão, você acabou de começar a criar um fluxo de trabalho automatizado. Você pode editar a conexão, compartilhar o fluxo de trabalho com colegas e adicionar mais conexões a vários outros arquivos para vincular e sincronizar fluxos de dados entre todas as suas planilhas.

Interessado em automatizar mais do seu trabalho com planilhas? Aprenda como anexar o Excel e criar um registro histórico de seus dados.