¿Cómo utilizar Google Forms para recopilar datos en una hoja de cálculo?

Google Forms es una de las muchas herramientas que Google ha puesto a nuestra disposición para ayudarnos a optimizar nuestra productividad. Sin embargo, esta herramienta suele ser pasada por alto por muchos usuarios, simplemente porque no saben cómo utilizar Google Forms.

Formularios de Google proporciona una solución personalizada y sencilla para ayudar a recopilar grandes cantidades de datos de varias fuentes al mismo tiempo. Además, como parte de Google G Suite, Google Forms puede integrarse fácilmente con otras herramientas de Google, como Google Sheets.

La recopilación de datos es fundamental en la mayoría de los procesos empresariales. Tanto si estás llevando a cabo un proceso interno de satisfacción de los empleados como si estás recopilando datos sobre la experiencia de usuario de tus clientes, puedes utilizar los formularios de Google. Más que un simple cuestionario o encuesta, los formularios de Google ofrecen una amplia gama de funciones y configuraciones. Estas te permiten recopilar, gestionar y optimizar datos grandes y complejos que te ayudarán en tus operaciones diarias.

Exploremos con más detalle las ventajas de los formularios de Google y cómo puedes utilizarlos para recopilar datos en una hoja de cálculo de forma eficaz.

¿Qué es un formulario de Google?

Google Forms es una herramienta de generación de formularios en línea que puedes utilizar para recopilar diversos datos rápidamente. Puedes crear tus propios formularios personalizados utilizando la variedad de tipos de preguntas que Google proporciona, así como una gran variedad de ajustes para hacer que el formulario sea personalizado para tu negocio o proyecto.

Una vez que los demás hayan enviado sus respuestas al formulario, recibirá información en tiempo real lista para analizar.

Los formularios de Google se pueden utilizar para una gran variedad de procesos empresariales, entre los que se incluyen:

• Encuestas de opinión de los clientes
• Evaluación del rendimiento de los empleados
• Facturas
• Solicitudes de suministro
• Entradas y salidas de inventario
• Solicitudes de vacaciones
• Solicitudes de empleo

¿Por qué utilizar los formularios de Google?

Como puedes ver, puedes implementar Google Forms en casi cualquier operación.

Independientemente de cómo los utilices para recopilar tus datos, los formularios de Google ofrecen multitud de ventajas, como:

• Datos precisos: Reciba los datos directamente de la fuente. Permita que los usuarios introduzcan sus datos sin necesidad de transferirlos manualmente a su ordenador o archivo.
• Ahorre tiempo y evite errores manuales: Los formularios de Google hacen el trabajo por ti; sólo tienes que enviar el formulario a otras personas y recibir los resultados directamente. No es necesario copiar y pegar manualmente, lo que te ahorrará mucho tiempo.
• Conéctate a hojas de cálculo: Puedes configurar el destino de la respuesta de tu formulario en Google Sheets, lo que significa que los datos se añadirán directamente a tus hojas. Esta es una buena forma de utilizar las funciones analíticas de Google Sheets para obtener información útil a partir de los datos sin procesar.
• Formularios personalizables: Acceda a una serie de tipos de preguntas diferentes para sacar el máximo partido a su recopilación de datos, desde respuestas de opción múltiple a respuestas de texto largo. También puedes personalizar el tema del formulario para reflejar la identidad de tu marca.
• Integridad de los datos: Envíe una copia del formulario a un número ilimitado de personas para mantener la privacidad de los datos. No es necesario que los usuarios introduzcan sus datos en la misma hoja de cálculo.
• Fácil de usar y compartir: La sencilla interfaz de Google permite que incluso un usuario sin experiencia pueda crear un formulario. Google Forms tiene las mismas capacidades de uso compartido que Sheets o Docs, por lo que también es fácil compartirlo con otros usuarios.

Todas las opciones anteriores son extremadamente útiles para la recopilación de datos. Sin embargo, la gama de tipos de preguntas que ofrece Google Forms es especialmente importante, ya que permite optimizar aún más las respuestas.

Veamos los distintos tipos de preguntas que puedes utilizar en un formulario de Google.

Si está buscando una solución más potente, eche un vistazo a Sheetgo Forms. Con Sheetgo Forms, no necesita crear el formulario manualmente. Puede utilizar los datos de su hoja de cálculo para crear los formularios automáticamente por usted. Haga clic en el botón de abajo para empezar a utilizar Sheetgo.

¿Cuáles son los distintos tipos de preguntas de un formulario de Google?

Google ofrece una amplia variedad de tipos de preguntas que puedes utilizar en tu propio formulario personalizado. Podemos clasificarlas en función del tipo de respuesta:

Escriba una respuesta

Esta es una gran opción si desea ofrecer preguntas “abiertas” en las que los usuarios tengan la libertad de responder como quieran. Por ejemplo, “¿Qué opina de nuestro servicio?”.

Hay dos tipos de preguntas:

• Respuesta corta: Anima a los usuarios a responder con una respuesta breve (entre 1 y 2 frases).
• Párrafo: Anima a los usuarios a responder con una respuesta larga (un párrafo o más)

Elija de una lista

Los siguientes tipos de pregunta deben utilizarse para preguntas “cerradas”, en las que desea que los usuarios elijan una respuesta específica que usted ha proporcionado. Por ejemplo, “¿En qué departamento trabaja?”.

Hay tres tipos de preguntas:

• Opción múltiple: Anime a los usuarios a seleccionar sólo una opción entre varias.
• Casillas de verificación: Anime a los usuarios a elegir entre un conjunto de opciones, pudiendo elegir más de una si lo desean.
• Desplegable: Anime a los usuarios a seleccionar una única opción entre varias mediante un formato desplegable.

Elija entre cuadrícula o escala

La opción de escala de los formularios de Google es ideal para puntuaciones, como “De 0 a 10, ¿cuál es su grado de satisfacción con nuestro servicio?”. Las opciones de cuadrícula de los formularios de Google permiten recopilar varias respuestas para preguntas más complejas y detalladas. Por ejemplo, “Califique los siguientes servicios como excelentes, buenos o malos”.

Estos son los tipos de preguntas de cuadrícula y escala:

• Escala lineal: Anime a los usuarios a puntuar utilizando una escala que puede ir de 0 a 10.
• Parrilla de opciones múltiples: Anime a los usuarios a seleccionar una sola respuesta por fila o columna.
• Cuadrícula de casillas de verificación: Anime a los usuarios a seleccionar una o varias respuestas por fila o columna.

Cargar archivos

Suele utilizarse en situaciones específicas en las que se necesita documentación.

Por ejemplo, si está creando una solicitud de empleo, puede pedir a los usuarios que carguen su CV en el formulario:

• Carga de archivos: Anima a los usuarios a cargar un archivo desde su ordenador.

Seleccione una fecha u hora

Añadir tipos de pregunta de fecha y hora es una forma útil de garantizar que todos los formatos de fecha y hora enviados sean coherentes.

Por ejemplo, para garantizar que todas las fechas tengan el formato dd/mm/aaaa, o que todas las horas se utilicen con el reloj de 24 horas (16:00):

• Date: Anima a los usuarios a rellenar sus respuestas utilizando el formato específico.
• Hora: Anima a los usuarios a rellenar sus respuestas utilizando el formato específico.

Con esta gama de tipos de preguntas, es extremadamente fácil crear la pregunta exacta que obtendrá la respuesta más valiosa de sus usuarios.

Pero una vez que tenga todas estas respuestas, ¿dónde puede guardarlo todo para su posterior análisis?

¿Cómo conectar Google Forms a Google Sheets?

Google facilita enormemente la integración de una herramienta de Google con otra. Esto incluye la conexión de los formularios de Google con Google Sheets. De este modo, las respuestas de los formularios se transfieren al archivo de Google Sheets, donde pueden organizarse en un formato muy fácil de entender.

Para transferir todas las respuestas de Google Form a tu archivo de Google Sheets, haz lo siguiente:

1. En el formulario de Google, seleccione la opción Respuestas ficha.
2. Haga clic en el botón de los tres puntos (⋮) situado junto al icono de Google Sheets. Seleccione Seleccione el destino de las respuestas del menú.
3. Aquí puede seleccionar dónde estarán sus respuestas. Puede elegir Crear una nueva hoja de cálculo o Seleccionar hoja de cálculo existente.

Las respuestas se transferirán directamente a tu hoja de Google.

Es importante tenerlo en cuenta:

• Si guardas tus respuestas en Hojas de cálculo de Google, permanecerán allí aunque elimines los datos del formulario.
• Si modifica los campos del formulario, éstos también se actualizarán automáticamente en la hoja. Sin embargo, una vez enviado el formulario, los datos que contenga no cambiarán en la hoja de cálculo.

Lea este artículo en Cómo conectar Google Forms a Google Sheets para obtener instrucciones más detalladas, incluido cómo seguir analizando sus datos.

Cómo crear un formulario de Google

Ahora que ya conoces en profundidad los formularios de Google, vamos a ver paso a paso cómo crear uno tú mismo.

En este ejemplo, crearé un formulario de satisfacción del cliente para enviárselo a mis clientes. Quiero conectarlo a una nueva hoja de Google en la que pueda seguir analizando los datos para crear un informe final.

1. Crear un nuevo formulario

Abrir https://docs.google.com/forms/ o accede a la herramienta a través de Google Apps en Chrome. Puedes empezar con una plantilla ya preparada por Google o empezar desde cero.

Como quiero empezar de cero, voy a seleccionar la opción En blanco para empezar.

Aquí puede empezar añadiendo el nombre y la descripción del formulario.

2. Añadir preguntas

Ahora, es el momento de añadir tus preguntas.

Para añadir una nueva pregunta a su formulario, haga clic en el icono del signo más situado en la parte derecha del formulario.

Aparecerá un nuevo cuadro de preguntas. Aquí puedes utilizar el menú desplegable de la derecha para elegir el tipo de pregunta. A continuación, utilice los campos para redactar la pregunta y, si procede, las opciones de respuesta.

En este ejemplo, crearé una pregunta desplegable basada en departamentos.

Para que sea una pregunta obligatoria, puedo activar la función Requerido situado en la parte inferior del cuadro de preguntas.

Si quiero mover mis opciones de respuesta, puedo arrastrarlas y soltarlas pasando el ratón por encima de la izquierda de cada opción de respuesta.

Continúe añadiendo todas sus preguntas.

3. Añadir secciones

Si su Google Form es bastante largo, puede dividirlo en diferentes categorías. En este ejemplo, dividiré la encuesta en 3 secciones: sobre el cliente, sobre el servicio y sobre la experiencia.

Haga clic en la pregunta antes de que desea que comience su sección. Seleccione el Añadir sección del menú de la derecha.

La sección debería aparecer a continuación. Añada un título y una breve descripción.

Personalice su formulario

Ahora que ya tienes lista la base de tu formulario de Google, puedes empezar a personalizarlo para que refleje tu empresa o marca.

Haga clic en el botón Personalizar el tema en la parte superior derecha de la pantalla. Aquí puede ajustar el tema de su formulario:

• Añadir una imagen de cabecera
• Elige el color de tu tema
• Elige el color de fondo
• Ajustar el tipo de letra

En virtud de la Ajustes puede personalizar aún más su formulario.

Puede convertirlo en un cuestionario, por ejemplo, y gestionar cómo se recogerán y analizarán sus respuestas.

También puede personalizar individualmente sus preguntas.

Sólo tiene que seleccionar una pregunta y utilizar el menú de la derecha para añadir una imagen, un vídeo o importar preguntas existentes.

Lee esta página de asistencia de Google para obtener más información sobre Cómo crear, editar y dar formato a los formularios de Google.

5. Elija dónde guardar las respuestas del formulario

Con tu Google Form listo, es hora de determinar dónde enviar las respuestas.

Haga clic en el botón Respuestas y, a continuación, la pestaña Más opciones (⋮) botón. Seleccione Seleccione el destino de las respuestas del menú desplegable.

Aquí, elija si desea guardar sus respuestas en una hoja de cálculo nueva o en una ya existente.

En este ejemplo, elegiré crear una nueva hoja de cálculo. Añade el nombre de tu nueva hoja de cálculo.

Cuando haya terminado, pulse Cree.

Ahora debería haber un icono de Google Sheets junto al icono Más opciones (⋮) . Haz clic en él para abrir la nueva hoja de cálculo.

6. Enviar al usuario

Tu Google Form está listo para enviarse a los usuarios.

Haga clic en el icono Compartir situado en la parte superior derecha de la pantalla.

Puedes hacer lo siguiente:

1. Añadir direcciones de correo electrónico individualmente.
2. Copia el enlace del formulario de Google para añadirlo a un mensaje.
3. Copie un enlace HTML para incrustar el formulario en un correo electrónico o página web.

Una vez que haya utilizado el método que prefiera, pulse el botón Enviar o Copia para finalizar el proceso.

Cómo rellenar un formulario de Google

Rellenar un formulario de Google es tan fácil como crearlo. Solo tienes que responder a las preguntas de la encuesta, asegurándote de responder siempre a las preguntas obligatorias.

Una vez que hayas terminado el formulario de Google, haz clic en el botón Enviar botón.

Ahora, todas tus respuestas se enviarán al creador del formulario de Google.

Genere automáticamente un formulario a partir de su hoja de cálculo - Sheetgo Forms

Aunque los Formularios de Google son una gran herramienta para recopilar datos en tus hojas de cálculo, los Formularios de Sheetgo llevan la recopilación de datos al siguiente nivel.

A diferencia de Google Forms, Formularios Sheetgo le permite crear un formulario totalmente personalizado utilizando los datos de su hoja de cálculo. Cada columna de su hoja de cálculo crea un nuevo campo en su formulario. Puedes utilizar la larga lista de configuraciones de Sheetgo para crear tipos de preguntas personalizadas, tipos de campos y valores dinámicos por defecto.

Simplemente conecte su hoja de cálculo y Sheetgo la transformará en un formulario personalizado de Sheetgo. A continuación, puede añadir el formulario a cualquiera de sus flujos de trabajo y elegir una hoja de cálculo nueva o existente como archivo de destino para todas las respuestas. Sheetgo transferirá automáticamente las respuestas del formulario a su hoja de cálculo original, organizando cada respuesta en la columna de la pregunta correspondiente.

Como resultado, no hay necesidad de crear manualmente su formulario - Sheetgo creará uno personalizado para usted utilizando los datos de su hoja de cálculo. A partir de aquí, los usuarios pueden rellenar el formulario y usted recibirá las respuestas directamente en su hoja de cálculo, listas para analizar o vincular con otras conexiones dentro de su flujo de trabajo.

Para obtener información detallada sobre cómo crear un formulario Sheetgo, consulte este artículo de ayuda en ¿Cómo funcionan los formularios Sheetgo?

¿Por qué utilizar un formulario Sheetgo?

Sheetgo Forms ofrece todo lo que ofrece Google Forms y más:

• Creación automatizada de formularios: No es necesario crear manualmente el formulario: Sheetgo utiliza los datos de su hoja de cálculo para crearlo por usted.
• Conéctate a Google Sheets y otras hojas de cálculo: Transfiera automáticamente las respuestas de los formularios a sus hojas de cálculo para seguir analizando sus datos.
• Variedad de configuraciones: Sheetgo proporciona una larga lista de configuraciones inteligentes para sacar el máximo partido a sus datos, incluyendo un escáner de código de barras, correo electrónico, carga de archivos y valores por defecto.
• Integridad de los datos: Sheetgo le ofrece un control total sobre cómo se recopilan y almacenan los datos. Con formularios independientes enviados a los usuarios, sus datos personales se mantienen privados y tú determinas quién tiene acceso a la hoja de cálculo.
• Acceso desde cualquier dispositivo: Sheetgo Forms se puede utilizar en cualquier dispositivo digital para una máxima accesibilidad. Esto incluye todas las configuraciones, incluido el escáner de código de barras.
• Conectar dentro de un flujo de trabajo: Puede conectar el Formulario Sheetgo a su flujo de trabajo, donde los datos se pueden transferir automáticamente a otros archivos conectados, así como transformar los resultados en un panel de control en vivo.

Si quieres aprovechar todas estas funciones y ventajas, haz clic en el botón de abajo para empezar a utilizar Sheetgo.

Recopilación de datos mediante formularios en Google Sheets

Y ya está. Como puedes ver, los formularios de Google son una forma estupenda de recopilar grandes cantidades de datos de múltiples fuentes. Es más, hay un montón de funciones para personalizar y optimizar aún más tus formularios. Sin embargo, si estás buscando una solución que pueda automatizar el proceso de recopilación de datos de principio a fin, ofreciendo aún más características personalizables para adaptar los formularios a las necesidades exactas de tu negocio, entonces Sheetgo Forms puede ser la herramienta perfecta para ti.

¿Está interesado en ver los formularios Sheetgo como parte de una solución ya preparada? Consulte este artículo sobre Inventario con sistema de escáner de código de barras en Google Sheets.

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