Como criar um orçamento para uma startup em 7 passos simples

Um orçamento tem um papel essencial na execução tranquila das ações planejadas, seja nas despesas de uma empresa ou de uma casa, porque cada dólar conta e pode agregar valor de forma eficiente.

Criar um orçamento é ainda mais importante para startups, por causa dos recursos limitados e das vendas relativamente baixas no período inicial. As startups buscam gerar grande impacto com pouco dinheiro, adotando estratégias de crescimento agressivas, que costumam reduzir a reserva para imprevistos e levar a falta de caixa. Por isso, os especialistas recomendam criar um orçamento com certa precisão, para que você execute suas estratégias sem tropeços e evite os problemas de caixa que podem levar o negócio ao fracasso ou ao fechamento.

Em poucas palavras, o orçamento de uma startup é um planejamento de como usar os recursos disponíveis e gerenciar as despesas previstas do negócio. Neste guia, vamos ver por que os fundadores precisam preparar um orçamento antes de lançar o negócio e como fazer isso passo a passo.

Por que você precisa de um orçamento de startup

Um orçamento é uma ferramenta para investigar e analisar o capital de que o negócio precisa para cobrir custos e gerenciar o fluxo de caixa, principalmente nos primeiros meses. Ele funciona como um mapa: sem ele, a empresa pode gastar seus recursos valiosos de forma ineficiente ou ficar sem dinheiro em pouco tempo. O orçamento pode refletir um retrato relativamente realista da gestão dos recursos, criado com base nas suas melhores estimativas e em pesquisas de mercado, como o que seus concorrentes fazem com o dinheiro nos primeiros meses e como o distribuem.

O orçamento tem funções diferentes em cada etapa do ciclo de vida do negócio, desde a abertura da empresa até campanhas de marketing online, como as campanhas de inbound marketing. Quando o negócio começa a se estabilizar, ele vira uma ferramenta de análise para avaliar os gastos e as receitas de cada área e o quanto se desviam do planejado. A análise do planejado versus o realizado vai destacar os problemas internos do negócio, as oportunidades de economia e de investimento e as áreas a melhorar.

Por exemplo, digamos que você destinou US$ 60.000 ao marketing no total. Depois, gastou US$ 50.000 em anúncios de página inteira em revistas e US$ 10.000 em marketing online. Esse gasto gerou cerca de 70% das vendas pelo marketing online e apenas 30% pela publicidade. Ou seja, o negócio não deveria gastar mais com anúncios em revistas.

Por que fazer um orçamento é importante?

Dedicar tempo e esforço suficientes para criar o orçamento da startup protege o negócio de golpes financeiros inesperados e ajuda você a tomar decisões estratégicas racionais no longo prazo. Estes são alguns dos principais motivos pelos quais os empreendedores devem investir em orçamento:

• Você pode analisar e decidir o momento certo de contratar novos funcionários, investir em ativos ou reinvestir os lucros.
• Você pode definir os limites de investimento e de endividamento de acordo com sua capacidade de gerar caixa.
• Você pode prever seu ponto de equilíbrio e gerenciar, de acordo com ele, o equilíbrio entre despesas fixas e variáveis.
• Você pode projetar um retrato realista do seu negócio com base nos dados atuais e em algumas premissas, e compartilhá-lo com possíveis investidores.

Lembre-se de que você pode melhorar o seu amanhã com boas iniciativas hoje. Por isso, não espere o plano ficar perfeito para colocá-lo em prática. É melhor começar com um orçamento inicial, que você executa e aprimora depois, do que seguir sem planejamento.

Quais são os tipos de orçamento de startup?

Embora os orçamentos possam ser classificados de várias formas, existem dois tipos principais:

Orçamento de um ano

Este tipo de orçamento prevê as despesas por mês, por semana ou até por dia. Um bom método é criar um orçamento contínuo e uma demonstração de resultados (P&L). Recomenda-se usar intervalos contínuos mais curtos, como mensais ou trimestrais, nos primeiros anos, e planejar orçamentos anuais quando o negócio já tiver crescido.

Orçamento de longo prazo

Normalmente, empresas em fase de crescimento ou maturidade preferem criar um orçamento de duração maior, que projeta metas financeiras de longo prazo e cobre de 3 a 5 anos. Uma startup pode preparar um orçamento mais longo com base em objetivos e referências do setor. Porém, ele pode passar por ajustes frequentes nos primeiros anos.

Como criar um orçamento de startup?

Existem algumas diretrizes essenciais que ajudam a montar o orçamento da startup. Embora você não consiga prever cada centavo com perfeição, é possível chegar a um valor bem próximo seguindo estes passos.

As empresas costumam começar o orçamento a partir de análises de concorrentes, pesquisas de mercado e cotações de fornecedores. Lembre-se: seu orçamento não é um documento para defender a lucratividade ou a sustentabilidade do negócio. Você precisa ser realista, e é melhor subestimar as receitas e superestimar as despesas para estar preparado para o pior cenário.

Vamos ver os passos que você deve seguir para montar o orçamento de uma startup.

Passo 1: reúna as ferramentas e defina um orçamento-alvo como referência

Primeiro, você precisa começar a usar uma ferramenta, como um caderno, uma planilha do Excel, um software de orçamento, uma ferramenta financeira integrada ou um painel. A escolha certa depende da necessidade do negócio, da capacidade de quem vai cuidar do orçamento, do tamanho da empresa e da complexidade.

Um modelo de orçamento para startups em uma planilha dá a você um bom ponto de partida, já que as linhas de custos, financiamento e totais já estão prontas. Nossos modelos de orçamento gratuitos no Excel e este modelo de orçamento do Google Sheets oferecem um layout pronto para usar.

Depois, é fundamental definir uma meta de orçamento para acompanhar o desempenho e os desvios. Recomenda-se manter uma reserva de emergência para os piores cenários imprevistos, de até 3 vezes o gasto total do negócio.

Passo 2: liste os custos essenciais de abertura

O custo de abertura é o valor necessário no ano zero para lançar um negócio. Também é chamado de investimento inicial. Ele inclui a compra de ativos e as despesas para manter as operações e os custos. São os recursos essenciais para executar as atividades principais do negócio, ou seja, entregar produtos ou serviços e gerar receita.

Ativos

Em geral, são compras únicas de ativos fixos, como imóveis, máquinas, móveis e veículos, e de ativos circulantes, como estoque. São despesas de capital não dedutíveis de impostos.

Despesas

Incluem despesas fixas e variáveis que precisam ser pagas antes de lançar o negócio.

Passo 3: determine os custos fixos

Os custos fixos, também chamados de custos indiretos, são despesas que permanecem iguais todo mês e precisam ser pagas independentemente das unidades produzidas ou vendidas. Entre os custos fixos de um negócio estão:

• Aluguel ou financiamento imobiliário
• Folha de pagamento e outros benefícios
• Seguros
• Manutenção do site
• Tarifas bancárias
• Depreciação

Escolha seus custos fixos com cuidado. Por exemplo, ter uma equipe de TI interna pode sair mais caro do que terceirizar, porque pode exigir equipamentos, escritório, móveis e salários. Por isso, é fundamental analisar as necessidades do negócio e fazer uma análise de custo-benefício. Caso contrário, você pode acabar com o peso dos custos fixos e ficar sem caixa bem cedo.

Passo 4: estime os custos variáveis

Os custos variáveis são despesas que sobem e descem conforme as vendas e a produção. Por isso, não ficam constantes todo mês. Esses custos geralmente aumentam com a expansão do negócio e o crescimento das unidades vendidas. Alguns dos custos variáveis mais relevantes são:

• Matéria-prima
• Utilitários
• Transporte
• Custos de frete
• Viagens e eventos
• Gastos com publicidade

Para a maioria desses gastos, você pode usar médias do setor ou pedir cotações a prestadores de serviço, fabricantes e operadores logísticos terceirizados (3PL). Alguns custos variáveis mudam periodicamente (por exemplo, a cada ano ou trimestre).

Passo 5: inclua as despesas com juros e impostos

Os juros dependem do seu endividamento e do cenário econômico do país, enquanto os impostos dependem do lucro antes dos impostos e da política do país. O melhor é planejar as despesas com impostos de acordo com as regras do estado em que o negócio opera.

Passo 6: calcule as receitas mensais

Prever os ganhos é um componente essencial do orçamento, mas como uma startup pode prever a receita sem tendências passadas nem dados históricos? Uma forma de estimar a receita futura é analisar seu mercado-alvo, o número de unidades que cada cliente deve comprar, a frequência de compra e o valor do tempo de vida do cliente para chegar às receitas projetadas.

Outra forma é comparar os números com os dos concorrentes ou avaliar o crescimento da receita deles nos primeiros anos. O ideal é criar cenários otimistas e pessimistas de previsão de receita.

Passo 7: revise e ajuste os custos totais

Agora, insira o valor de cada componente na sua ferramenta ou modelo de orçamento e calcule quanto dinheiro você tem para começar o negócio e como vai gerenciar o caixa. Não se esqueça de manter uma reserva de emergência para enfrentar os piores cenários.

Trabalhar em cada componente individualmente e depois revisar o quadro geral no modelo de orçamento pode revelar ajustes necessários para deixar seu orçamento mais realista e relevante. Lembre-se de que não há problema em fazer ajustes. Reveja cada despesa e classifique-a como essencial ou apenas desejável, e analise quais custos podem ser reduzidos ou eliminados para maximizar ganhos e economia.

Conclusão

O orçamento de uma startup é a melhor defesa para proteger o negócio de problemas financeiros inesperados. Ele aumenta a flexibilidade e a capacidade de adaptação da empresa para responder a mudanças e fazer correções a tempo, sem afetar de forma significativa a gestão do caixa.

Para tirar bons insights do orçamento, também é preciso escolher e usar as ferramentas certas, que ajudem de verdade no processo, como modelos do Excel e ferramentas de orçamento.

Quando o negócio estiver em funcionamento, acompanhe o dinheiro que entra e sai com um modelo de fluxo de caixa, e compare com o seu orçamento todo mês. Se atualizar essas planilhas manualmente toma muito do seu tempo, o funcionário virtual com IA do Sheetgo para finanças pode assumir esse trabalho.