HMG Healthcare: Uma solução de estoque automatizada e flexível para atender às demandas críticas da COVID-19

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Usando o Sheetgo, a HMG Healthcare agora economiza 1.120 horas por ano com uma solução de inventário personalizada para mesclar dados de 40.000 itens de 30 locais diferentes. Como resultado, eles agora têm mais de 20 horas extras por semana para dedicar a outros aspectos mais importantes de seus negócios.

Atendimento às demandas críticas da COVID-19 por meio de planilhas

Solicitações de EPI de alta demanda para funcionários em mais de 30 locais
Inventário complexo com mais de 40.000 itens
Difícil de rastrear vários fornecedores e preços flutuantes

Com o surto da pandemia de COVID-19, o HMG enfrentou o desafio de adquirir e distribuir equipamentos de proteção individual para a equipe de atendimento, o mais rápido possível. A demanda global tornou essa tarefa mais complicada, pois o HMG tinha de comprar esses produtos de vários fornecedores a preços flutuantes. Naquela época, eles usavam planilhas do Excel e gerenciavam manualmente a aquisição e o estoque, o que estava se tornando um processo extremamente demorado.

As novas demandas impostas pela pandemia tornaram esse sistema insustentável, e o HMG precisava desesperadamente de uma solução alternativa.

“A Covid-19 nos desafiou com demandas imediatas e significativas. Antes, passávamos cerca de 20 horas por semana preparando e gerenciando dados de inventário em planilhas.” Rick Cochran, vice-presidente de inteligência de negócios da HMG Healthcare

A HMG entrou em contato conosco porque precisava de uma lista de inventário dinâmica para gerenciar a aquisição e a distribuição de mais de 40.000 itens para 30 locais diferentes, levando em conta as flutuações de preço de diferentes fornecedores. Eles queriam um processo automatizado que acelerasse a cadeia de suprimentos e enviasse o EPI para a equipe de atendimento da forma mais rápida e direta possível.

Controle de estoque flexível e dinâmico usando o Sheetgo

Solução de gerenciamento de inventário personalizada
Transferência de dados com sincronização bidirecional para acelerar a cadeia de suprimentos
Atualizações automáticas para obter as informações mais recentes sobre o inventário

Com o Sheetgo, a HMG criou um fluxo de trabalho de inventário personalizado e automatizado com base no Google Sheets. Agora, seus dados estão claramente divididos em duas planilhas: uma contendo solicitações de pedidos e outra contendo as compras.

Com uma sincronização bidirecional da planilha mestre ‘Main Inventory’, o Sheetgo determina automaticamente se um pedido pode ser feito com base na disponibilidade de EPIs. Em caso afirmativo, a solicitação é aprovada e esse pedido é enviado diretamente para o arquivo ‘Purchases’ (Compras). Com essa sincronização, a equipe sempre tem as últimas atualizações, incluindo a confirmação do pedido de EPI e o status da entrega.

“Ele dá a mim e aos diretores a capacidade de controlar o fluxo de informações e quem pode ver o quê. O fluxo de trabalho é realmente útil para garantir a autonomia e a responsabilidade de cada departamento, mas também para obter informações precisas em tempo real.” Rick Cochran, vice-presidente de inteligência de negócios da HMG Healthcare

Na planilha principal de inventário, o HMG tem uma visão geral da operação, incluindo métricas importantes, como itens por instalação, transações por item e entregas pendentes. Para garantir a consistência dos dados, uma validação na planilha principal é distribuída para Solicitações e Compras, sincronizando os dados em todas as planilhas para que todos tenham informações precisas o tempo todo. Agora, se um item estiver faltando em uma instalação, a equipe poderá alocar suprimentos com um clique. Além disso, os itens agora podem ser enviados diretamente do fornecedor para a instalação, o que acelera a cadeia de suprimentos.

Economia de mais de 20 horas por semana com um sistema autossuficiente

1120 horas economizadas por ano
Mais de 20 horas economizadas por semana
100% métricas de inventário atualizadas

Esse fluxo de trabalho dinâmico de inventário não só economizou cerca de três dias de trabalho por semana para a HMG, como também a empresa agora tem um sistema autossuficiente que pode suportar emergências de última hora ou acompanhar um aumento repentino na demanda. Além disso, a Sheetgo forneceu um sistema totalmente escalável e flexível que dá à HMG controle total sobre os dados dinâmicos do inventário, com conexões e validação que mantêm o inventário preciso e atualizado.

“O processo de inventário automatizado da Sheetgo está nos poupando muito tempo.” Rick Cochran, vice-presidente de inteligência de negócios da HMG Healthcare

A HMG agora tem um sistema de estoque dinâmico que permite rastrear as necessidades de produtos por instalação, o custo do produto, o número em estoque, bem como a distribuição de cada produto para a instalação com o preço correspondente. A HMG agora tem uma solução totalmente personalizável e escalonável que a ajudará durante a pandemia e no futuro.

Com sede no Texas, a HMG Healthcare gerencia 30 instalações especializadas em enfermagem e reabilitação nos EUA. A empresa usa uma abordagem orientada por dados para entender os preditores e busca melhorar a qualidade do atendimento usando a análise para prescrever o curso correto do tratamento.



Estados Unidos



https://www.hmghealthcare.com/

Setor Assistência médica

Recursos utilizados

Planilhas Google