Como escrever um business case (com modelo e exemplos)

Um business case (estudo de viabilidade) é um documento que descreve um projeto ou uma iniciativa: o problema que ele quer resolver, seus benefícios e custos, e um plano de implementação. Um business case bem escrito ajuda você a conseguir apoio e financiamento para o projeto e a garantir o sucesso dele com um roteiro claro.

Neste guia, você vai conhecer os conceitos e componentes principais de um business case, ver dicas para escrevê-lo e apresentá-lo, e encontrar exemplos e modelos para criar o seu.

O que é um business case?

Um business case é um documento escrito que descreve um projeto, uma iniciativa ou uma solução proposta. Ele explica de forma clara e concisa o problema que o projeto quer resolver, os benefícios da solução e um plano de implementação.

Para que serve um business case

Um business case serve para conseguir apoio e financiamento para um projeto e oferecer um roteiro claro de implementação. É uma ferramenta para tomar decisões embasadas sobre projetos e iniciativas e garantir o sucesso deles.

Componentes de um business case

Um business case bem escrito deve incluir estes componentes:

Definição do problema

Uma descrição clara do problema que o projeto quer resolver. A definição do problema deve ser específica e concisa e dar contexto suficiente para que as partes interessadas entendam por que o projeto é necessário.

Objetivos e requisitos

As metas e os requisitos específicos do projeto. Esta seção deve deixar claro o que o projeto pretende alcançar e quais resultados específicos são esperados.

Análise de alternativas

Um estudo das diferentes opções para resolver o problema e dos prós e contras de cada uma. Esta seção deve dar uma visão geral das abordagens possíveis e das vantagens e desvantagens de cada uma.

Recomendações e plano de implementação

A solução recomendada e o plano de implementação. Esta seção deve explicar de forma clara e concisa a abordagem recomendada, com um cronograma e as etapas específicas de implementação.

Análise financeira e projeções

Uma estimativa dos custos e benefícios do projeto, incluindo receitas e despesas, e uma projeção do retorno sobre o investimento. Esta seção deve analisar em detalhe o impacto financeiro do projeto e explicar com clareza a metodologia usada para estimar custos e benefícios. Se o projeto deve trazer novas vendas, estes modelos de previsão de receita ajudam você a montar a projeção.

Indicadores-chave de desempenho (KPIs)

As métricas usadas para medir o sucesso do projeto. Esta seção deve definir KPIs específicos e mensuráveis para acompanhar o progresso e verificar se o projeto está cumprindo seus objetivos. Se não souber quais métricas escolher, veja como OKRs e KPIs se diferenciam.

Avaliação de riscos

Uma avaliação dos riscos possíveis e um plano para gerenciá-los. Esta seção deve identificar os riscos do projeto, avaliar a probabilidade e o impacto de cada um e descrever como reduzi-los ou evitá-los.

Análise das partes interessadas

Uma avaliação dos interesses e da influência das partes interessadas e do impacto delas no projeto. Esta seção deve identificar as principais partes interessadas e avaliar o nível de influência, os interesses e objetivos de cada uma e como elas podem afetar o projeto.

Como escrever um business case?

Escrever um business case pode parecer complicado, mas, entendendo bem os componentes e seguindo um método, a tarefa fica administrável. Veja algumas dicas para escrever um bom business case:

Comece entendendo bem o problema

Defina com clareza o problema que o projeto quer resolver. Isso ajuda você a concentrar seus esforços e a garantir que o business case seja relevante e convincente.

Identifique os objetivos e requisitos

Descreva os objetivos e requisitos específicos do projeto. Isso ajuda você a concentrar seus esforços e a garantir que a solução atenda às necessidades das partes interessadas.

Faça uma análise de alternativas completa

Analise as diferentes opções para resolver o problema e avalie os prós e contras de cada uma. Assim você define a melhor abordagem e defende sua recomendação com bons argumentos.

Crie um plano de implementação realista

Crie um plano de implementação detalhado com cronograma, etapas específicas e orçamento. Para definir esse orçamento, compare o planejamento top-down e bottom-up. Isso ajuda a manter o projeto no rumo certo e a concluí-lo com sucesso.

Considere o impacto financeiro

Faça uma análise financeira completa e estime os custos e benefícios do projeto. Assim você defende sua recomendação com mais força e conquista o apoio das partes interessadas.

Avalie e gerencie os riscos

Identifique os riscos do projeto e crie um plano para reduzi-los ou evitá-los. Assim você se antecipa aos problemas, consegue gerenciá-los e garante o sucesso do projeto.

Envolva as partes interessadas

Envolva as partes interessadas durante todo o processo: peça a opinião e o feedback delas e leve em conta seus interesses e objetivos. Assim você ganha apoio para o projeto e garante o sucesso dele.

Exemplos de business case

Um exemplo de business case ajuda a entender melhor como escrevê-lo e o que ele deve conter. Veja alguns exemplos de business case em diferentes setores e situações:

• Business case de atualização tecnológica: Neste caso, uma empresa quer atualizar sua infraestrutura de tecnologia. O business case deve incluir as limitações da tecnologia atual, os benefícios da nova tecnologia, os custos da atualização e um cronograma de implementação.
• Business case de lançamento de produto: Uma empresa quer lançar um novo produto, e o business case deve incluir pesquisa de mercado, descrição do produto, público-alvo, custos, vendas potenciais e um plano de marketing e distribuição.
• Business case de fusão e aquisição: Neste caso, uma empresa propõe se fundir com outra ou adquiri-la. O business case deve incluir os dados financeiros das duas empresas, os motivos da fusão ou aquisição e um plano para integrá-las.
• Business case de iniciativa de redução de custos: Uma empresa propõe uma iniciativa de redução de custos, como diminuir o quadro de funcionários, para melhorar seus resultados. O business case deve incluir os motivos da iniciativa, uma análise de custo-benefício e um plano de implementação e acompanhamento.
• Business case de iniciativa sustentável: Uma empresa propõe uma iniciativa sustentável para reduzir seu impacto ambiental, como diminuir as emissões de carbono. O business case deve incluir os motivos da iniciativa, os benefícios para o meio ambiente e para a empresa, uma análise de custo-benefício e um plano de implementação e acompanhamento.

Esses exemplos dão uma ideia geral do tipo de informação que um business case deve incluir. O conteúdo real vai depender da situação específica e dos objetivos da organização.

Modelos e exemplos de business case

Um modelo de business case é uma ferramenta útil para criar o seu. Ele deve incluir os componentes principais: definição do problema, objetivos e requisitos, análise de alternativas, recomendações e plano de implementação, análise financeira e projeções, KPIs, avaliação de riscos e análise das partes interessadas.

Ao usar um modelo de business case, adapte-o à sua situação e confira se todas as informações relevantes estão incluídas. Use o modelo como guia, não como uma estrutura rígida, e altere o que for preciso para representar bem o seu projeto.

Não existe um modelo de business case que sirva para tudo, mas a seção de análise financeira é fácil de começar a partir de uma planilha pronta. Estes modelos gratuitos cobrem demonstrações de resultados, orçamentos por departamento, relatórios de despesas e fluxo de caixa descontado:

• Os 5 principais modelos financeiros gratuitos do Planilhas Google

Se o seu business case define metas e orçamentos para um departamento ou uma unidade de negócio, o modelo de plano de unidade de negócio no Google Sheets é outro bom ponto de partida.

Como apresentar um business case

Apresentar o business case é uma etapa importante para conseguir apoio e aprovação para o seu projeto. Veja algumas dicas para fazer uma boa apresentação:

Seja claro e conciso

Seja claro e conciso na apresentação e foque nas informações principais que as partes interessadas precisam saber. Evite jargão técnico ou termos específicos do setor; use uma linguagem fácil de entender e acessível a todos.

Destaque os benefícios

Destaque os benefícios do projeto e o impacto que ele pode ter na organização e nas partes interessadas. Seja específico, quantifique quando possível e apresente evidências claras desses benefícios.

Responda a dúvidas e objeções

Antecipe as dúvidas e objeções que as partes interessadas podem ter e esteja preparado para respondê-las. Seja proativo diante dos possíveis desafios e dê respostas claras e concisas às preocupações delas.

Use recursos visuais

Use recursos visuais, como slides, diagramas e gráficos, para apoiar a apresentação e dar mais impacto aos seus argumentos. Mantenha esses recursos simples e objetivos, sem sobrecarregá-los de informação.

Ensaie e esteja preparado

Ensaie a apresentação e esteja preparado para responder perguntas e dar mais informações quando necessário. Mostre confiança e domínio do assunto e esteja disposto a adaptar a apresentação conforme o feedback das partes interessadas.

Análise do business case

A análise de um business case é o processo de avaliá-lo para saber se ele é viável e se tem boas chances de atingir seus objetivos. A análise deve considerar todos os aspectos do business case: definição do problema, objetivos e requisitos, análise de alternativas, recomendações e plano de implementação, análise financeira e projeções, KPIs, avaliação de riscos e análise das partes interessadas.

O objetivo da análise é oferecer uma avaliação completa e objetiva do business case e identificar possíveis riscos ou pontos de melhoria. Ela deve se basear em dados e evidências e avaliar a viabilidade do projeto do ponto de vista técnico, financeiro e organizacional.

Exemplos de análise de business case

A análise é uma etapa essencial do processo, porque ajuda a avaliar a viabilidade da iniciativa proposta. Veja alguns exemplos de análise de business case:

• Análise de custo-benefício: A análise de custo-benefício é um tipo comum de análise de business case que compara os custos de uma iniciativa com os benefícios esperados. Ela deve considerar tanto os custos e benefícios diretos quanto os indiretos.
• Análise do ponto de equilíbrio: A análise do ponto de equilíbrio é um tipo de análise financeira que calcula o momento em que uma iniciativa começa a gerar lucro. Ela é fundamental para iniciativas com custos iniciais altos.
• Análise de riscos: A análise de riscos avalia os riscos possíveis de uma iniciativa e o impacto que eles podem ter no sucesso dela. A análise deve identificar a probabilidade de cada risco ocorrer e o impacto que ele pode causar.
• Análise de viabilidade: A análise de viabilidade avalia a viabilidade técnica, operacional e econômica de uma iniciativa. Ela deve considerar os recursos necessários, o cronograma e o impacto na organização.
• Análise de mercado: A análise de mercado avalia a demanda por um produto ou serviço e a concorrência. Ela deve considerar o público-alvo, as tendências do mercado e os pontos fortes e fracos dos concorrentes.

Esses exemplos dão uma ideia geral dos tipos de análise que podem fazer parte de um business case. A análise realizada vai depender da situação específica e dos objetivos da organização. Os resultados devem servir para tomar decisões embasadas e avaliar o sucesso da iniciativa.

Gestão de projetos no business case

A gestão de projetos é essencial para um business case dar certo. Uma boa gestão ajuda a manter o projeto no rumo, a usar bem os recursos e a garantir que o projeto cumpra suas metas e objetivos.

Veja algumas boas práticas de gestão de projetos para um business case:

• Defina metas e objetivos claros: Garanta que todas as partes interessadas estejam alinhadas e saibam o que se espera.
• Monte uma equipe de projeto: Monte uma equipe com as habilidades, os conhecimentos e a experiência necessários para executar o projeto com sucesso.
• Crie um plano de projeto detalhado: Com cronograma, orçamento e plano de alocação de recursos. O plano deve ser flexível e atualizado com frequência para refletir as mudanças.
• Monitore e controle o progresso: Garanta que o projeto siga no rumo certo e cumpra suas metas. Revise o plano com frequência e faça ajustes quando necessário. Comparar os números de orçado vs. realizado mostra cedo quando os gastos se afastam do plano.
• Comunique-se com frequência com as partes interessadas: Mantenha todos informados sobre o progresso do projeto e responda a qualquer dúvida ou objeção que tenham.
• Avalie e melhore o projeto continuamente: Faça as mudanças necessárias para que ele siga no rumo e cumpra suas metas.

Boas práticas de business case

Um business case bem escrito e completo é essencial para tomar decisões embasadas e alcançar os objetivos da organização. Veja algumas boas práticas para criar um bom business case:

• Defina bem os objetivos: Os objetivos da iniciativa devem ser bem definidos e alinhados às metas da organização. Assim a iniciativa fica focada e os resultados fazem sentido.
• Reúna dados relevantes: O business case deve se basear em dados precisos e relevantes, incluindo dados financeiros, de mercado e sobre a situação atual.
• Use um formato estruturado: Um formato estruturado, como o modelo de business case, ajuda a incluir todas as informações necessárias e a deixar o documento organizado e fácil de entender.
• Considere alternativas: O business case deve considerar soluções alternativas para o problema ou a oportunidade em questão. Assim você garante que a melhor solução seja escolhida.
• Inclua uma avaliação de riscos: O business case deve incluir uma avaliação de riscos para identificar e avaliar os riscos da iniciativa. Isso ajuda a gerenciá-los bem.
• Envolva as partes interessadas: As partes interessadas devem participar do processo para que todos os pontos de vista sejam considerados e a iniciativa tenha apoio.
• Acompanhe o progresso continuamente: O business case deve incluir um plano para acompanhar o progresso da iniciativa. Isso ajuda a manter a iniciativa no rumo e a fazer os ajustes necessários.
• Atualize com frequência: O business case deve ser atualizado com frequência para refletir mudanças na situação ou na iniciativa. Assim ele continua relevante e útil.

Seguindo essas boas práticas, as organizações conseguem criar business cases que apoiam decisões embasadas e ajudam a alcançar seus objetivos.

Conclusão

Em resumo, um business case bem preparado é essencial para conseguir apoio e aprovação para o seu projeto. Seguindo essas boas práticas e orientações, você consegue criar um business case sólido e convincente que ajuda a alcançar seus objetivos.

Termos e conceitos principais

• Definição do problema: Uma descrição clara do problema que o projeto quer resolver.
• Objetivos e requisitos: As metas e os requisitos específicos do projeto.
• Análise de alternativas: Um estudo das diferentes opções para resolver o problema e dos prós e contras de cada uma.
• Recomendações e plano de implementação: A solução recomendada e o plano de implementação.
• Análise financeira e projeções: Uma estimativa dos custos e benefícios do projeto, incluindo receitas e despesas, e uma projeção do retorno sobre o investimento.
• Indicadores-chave de desempenho (KPIs): As métricas usadas para medir o sucesso do projeto.
• Avaliação de riscos: Uma avaliação dos riscos possíveis e um plano para gerenciá-los.
• Análise das partes interessadas: Uma avaliação dos interesses e da influência das partes interessadas e do impacto delas no projeto.