O provedor de educação automatiza o registro de alunos e o rastreamento de certificações

A Touched by a Horse, um dos principais programas de certificação de treinamento em equinos, enfrentou desafios administrativos significativos ao gerenciar os registros dos alunos em várias planilhas manuais. A Sheetgo transformou suas operações centralizando o gerenciamento de dados, automatizando os registros de alunos, o acompanhamento de programas e a distribuição de certificações, eliminando assim as inconsistências de dados e liberando o gerente do escritório da entrada repetitiva de dados.

A Touched by a Horse tinha dificuldades com um fluxo de trabalho extremamente manual para gerenciar registros abrangentes de alunos e acompanhamento de programas. A dependência de uma série de planilhas diferentes para as informações dos alunos, incluindo registro, certificações, unidades de educação continuada e frequência aos cursos, gerava grande redundância de dados, inconsistências e alto risco de erros. A atualização de qualquer informação exigia alterações manuais trabalhosas em vários documentos, consumindo muito tempo e causando frustração. Essa abordagem fragmentada impedia o acompanhamento eficiente do progresso do aluno, a identificação oportuna dos requisitos de educação continuada e o gerenciamento contínuo do registro de cursos, afetando gravemente a eficiência operacional e sobrecarregando a equipe administrativa.

A Sheetgo forneceu à Touched by a Horse uma solução robusta e centralizada de gerenciamento de dados que transformou completamente seus processos administrativos. Foi estabelecido um sistema central automatizado para gerenciar os dados dos alunos, consolidando informações de várias fontes em um registro mestre. Esse registro mestre distribuiu automaticamente as informações relevantes nos documentos operacionais necessários, eliminando a necessidade de atualizações manuais e reduzindo drasticamente as inconsistências e os erros nos dados. A automação facilitou o registro simplificado de alunos e a coleta de dados por meio de formulários integrados. Além disso, os fluxos de trabalho automatizados foram configurados para gerenciar contratos de alunos, acompanhar o progresso em vários programas de treinamento, manter listas abrangentes de alunos e graduados e otimizar o programa de indicação. Os dados foram automaticamente divididos e filtrados com base em condições específicas, garantindo que as informações relevantes fossem direcionadas para os documentos ou partes interessadas corretos em intervalos programados. Essa integração com a infraestrutura existente baseada em nuvem garantiu um fluxo contínuo de dados, permitindo o acompanhamento eficiente do progresso dos alunos, das certificações e das unidades de educação continuada. O resultado foi uma redução significativa do tempo administrativo, maior precisão dos dados e um sistema muito mais eficiente, permitindo que o gerente do escritório dedicasse mais tempo às atividades principais, em vez de se dedicar à entrada manual de dados.