3 maneiras de trabalhar menos e aumentar a produtividade no trabalho

O que realmente significa produtividade no trabalho?

Às vezes parece que produtividade é a palavra da moda em nossos tempos. Os empregadores querem mais produtividade de seus funcionários - e gastam muito tempo e dinheiro tentando obtê-la. Para onde quer que se olhe, há um novo aplicativo, ferramenta, especialista ou livro que afirma ter a fórmula secreta para a produtividade no trabalho e o aumento da produção em sua empresa.

Mas será que estamos nos concentrando nas coisas certas quando pensamos em produtividade?

A vice-presidente de experiência global do cliente do Dropbox, Adrienne Gormley, é uma das líderes empresariais do setor de tecnologia que argumenta que precisamos repensar nossa compreensão da produtividade.

“Todo mundo tem uma palavra da moda que nunca mais quer ouvir. Para mim, essa palavra da moda é produtividade. Precisamos mudar a conversa de ocupação e produtividade para reimaginar a experiência humana no trabalho”, argumentou ela em um discurso no evento de tecnologia científica Inspirefest.

A vida moderna nos faz correr de manhã à noite e “simplesmente não conseguimos ser mais produtivos”, diz Gormley. Em vez de gastarmos tempo criando coisas novas (como deveríamos), agora estamos ocupados apenas em estar ocupados, acredita Gormley. Precisamos simplificar, agilizar e reduzir nosso trabalho, não aumentá-lo.

Faz sentido que uma executiva do Dropbox apresente esse argumento. “Simplificando a maneira como as pessoas trabalham juntas” é um dos slogans do Dropbox usados em sua marca.

Mas ela tem um argumento muito interessante, certo?

Vamos virar a produtividade de cabeça para baixo

O Oxford English Dictionary define produtividade como “a eficácia do esforço produtivo, especialmente na indústria, medida em termos da taxa de produção por unidade de entrada”. Em outras palavras, o quanto você obtém (resultado) em relação ao quanto você coloca (entrada).

Normalmente, quando se trata de produtividade, o foco está no aumento do lado da entrada: por exemplo, como podemos fazer mais trabalho? Mas essa abordagem pode ter problemas, como discutirei neste artigo.

Se produtividade significa trabalhar com mais eficiência, uma pergunta importante muitas vezes não é respondida: Como podemos fazer menos, e não mais, para gerar maior produção?

Essa é a pergunta que estamos tentando responder aqui, analisando a produtividade no trabalho a partir de três novos ângulos inesperados.

1. Não aumente a bagunça

Pode parecer loucura, mas as chamadas “ferramentas de produtividade” podem, na verdade, estar aumentando nossa carga de trabalho: dando-nos mais uma tarefa para concluir.

Esse novo aplicativo em sua área de trabalho está realmente ajudando você a gerar resultados (por exemplo, a criar um novo trabalho) ou está lhe dando algo mais para verificar e atualizar?

Uma pesquisa com 900 profissionais de negócios constatou que os funcionários estão cada vez mais sobrecarregados pela sobrecarga de informações e aplicativos. O estudo, intitulado “A falsa promessa da economia de aplicativos” descobriu que o trabalhador médio usa 9,39 aplicativos, e quase 75% dos trabalhadores têm entre 5 e 9 aplicativos relacionados ao trabalho abertos ao mesmo tempo. Houve um grande aumento no uso de aplicativos empresariais e ferramentas de produtividade, mas não está claro se os resultados são totalmente positivos. As respostas à pesquisa revelaram que muitos trabalhadores se sentem frustrados ao alternar entre aplicativos e dizem que demoram mais para fazer as coisas.

Sobrecarga de aplicativos

Pense em sua vida profissional como um espaço físico. Um cômodo caótico, bagunçado e superlotado pode dificultar a realização de tarefas práticas e também dificultar o raciocínio. Vida arrumada, mente arrumada, é o que diz o ditado.

A desorganização é uma grande tendência no momento no setor de saúde e bem-estar. Quem poderia imaginar, há alguns anos, que a Netflix teria um programa de TV de sucesso sobre como arrumar sua casa? Mas em 2019, a “consultora de organização” japonesa Marie Kondo tornou-se um nome conhecido em todo o mundo com seu programa “Tidying Up with Marie Kondo”. Kondo defende uma casa minimalista e reduzida, livre de bagunça, e aconselha seus clientes a se livrarem dos itens que não “despertam alegria”. Nesse sentido, a limpeza de seu ambiente constitui uma forma de cura espiritual.

Você pode adotar o minimalismo no trabalho também - e isso não significa arrumar sua mesa. Embora você também possa fazer isso.

Produtividade genuína significa ser capaz de se concentrar na execução de tarefas ativas, não no gerenciamento de tarefas. É por isso que pode ser um erro aumentar o número de ferramentas com as quais você está trabalhando. Tenha cuidado antes de procurar mais softwares, aplicativos ou ferramentas para aumentar a produtividade. Isso aumentará o número de canais de trabalho que você precisa verificar, atualizar e monitorar diariamente.

Escolha alguns aplicativos importantes que lhe permitam trabalhar com eficiência, mas seja seletivo e minimalista. Quando se trata de produtividade, menos é mais!

2. Reduza suas horas de trabalho para aumentar a produtividade

Sim, você leu certo. Trabalho menos e não mais, para ser mais produtivo. Lembre-se de que a produtividade tem a ver com eficiência, não com o registro de horas.

Qualidade e não quantidade: esse princípio se aplica à produtividade no local de trabalho.

Quando se observam as tendências em todo o mundo atualmente, muitos empregadores progressistas e com visão de futuro estão questionando a lógica da semana de trabalho tradicional. É produtivo manter os funcionários presos às suas mesas por um determinado período de tempo, cinco dias por semana?

A Suécia, que se orgulha de ter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional para os cidadãos, recentemente testou uma jornada de trabalho de 6 horas na cidade de Gotemburgo. As autoridades informaram que os funcionários realizaram a mesma quantidade de trabalho ou mais. Eles também notaram que a equipe teve menos dias de licença médica, mas alguns empregadores (incluindo um centro médico) viram seus custos aumentarem porque precisavam de mais funcionários para cobrir as horas extras. Como nesse caso, a redução das horas de trabalho pode custar dinheiro aos empregadores se eles exigirem que a equipe cubra todas as horas do dia (em serviços, hotelaria e saúde, por exemplo). Mas no que diz respeito à produtividade, as evidências foram bem claras: os funcionários podem (e conseguem) fazer a mesma quantidade de trabalho em menos horas.

Não é apenas a Escandinávia que está buscando reduzir as horas de trabalho. No Reino Unido, algumas empresas têm experimentado recentemente uma Semana de 4 dias, citando maior felicidade e produtividade dos funcionários, bem como redução das despesas gerais.

Dados de todo o mundo confirmam que o número de horas de trabalho não é igual à produtividade. No Japão, famoso por suas horas de trabalho extremamente longas, existe até uma palavra que significa “morte por excesso de trabalho”: karoshi. E, no entanto, o Japão tem a produtividade mais baixa entre os países do G-7, de acordo com o OCDE.

Os trabalhadores alemães, por outro lado, registram o menor número de horas por trabalhador por ano na OCDE (1.356 horas), mas geram $60,40 em PIB por trabalhador-hora. Os trabalhadores britânicos geram apenas $48,30 por hora, apesar de trabalharem 325 horas a mais por ano.

3. Usar a tecnologia para reduzir o trabalho manual

Sim, nós o alertamos para não encher o seu desktop ou celular com muitos aplicativos. Mas isso não significa que as novas tecnologias sejam inimigas da produtividade. Muito pelo contrário!

Mas você precisa ter certeza de que está usando a tecnologia certa. E a tecnologia certa para aumentar a produtividade no trabalho precisa ser:

• Automatizar tarefas manuais de rotina, como entrada de dados
• Liberar você para o trabalho criativo
• Ajudá-lo a se concentrar na inovação e nas atividades de valor agregado
• Reduzir erros e equívocos que lhe custam tempo e dinheiro
• Economize seu tempo

Em outras palavras, precisamos de máquinas para substituir os humanos...

Então, isso significa um futuro automatizado dirigido por robôs? Sim e não.

Automatize suas tarefas

Um relatório da Instituto Global McKinsey descobriram que apenas 5% dos empregos poderiam ser totalmente automatizados, mas que quase todas as ocupações têm o potencial de serem parcialmente automatizadas. Eles estimam que “metade de todas as atividades que as pessoas são pagas para fazer na força de trabalho mundial poderia ser automatizada”. Sim-50%.

Então, quais atividades estão no topo da lista da McKinsey? lista para o potencial de automação?

1. Trabalho físico previsível, por exemplo, agricultura. 81% do tempo gasto nessa atividade poderia ser automatizado em todos os setores.
2. Processamento de dados. 69% do tempo gasto com essa atividade poderia ser automatizado em todos os setores.
3. Coleta de dados. 64% do tempo gasto nessa atividade poderia ser automatizado em todos os setores.

Se você está lendo isto, é improvável que trabalhe em uma fazenda ou em um canteiro de obras... mas o processamento e a coleta de dados quase certamente fazem parte do seu trabalho diário.

1. Mudar para a nuvem

A migração para a nuvem está transformando a natureza do trabalho - e isso tem implicações para a produtividade. Mudar para um software baseado na nuvem (on-line) é o primeiro grande passo que você pode dar para automatizar os processos que atualmente são feitos manualmente. Migrar sua empresa para a nuvem pode economizar dinheiro, pois você só pagará e usará exatamente o que precisa: na verdade, muitos serviços em nuvem (como os aplicativos do Google G Suite) são gratuitos. A computação em nuvem também oferece às empresas muito mais flexibilidade, pois os funcionários podem colaborar facilmente nas tarefas e trabalhar em vários locais. Além disso, há um risco reduzido de perda de dados ou de backup. Não está convencido?

As plataformas de nuvem, com sua estrutura baseada em API, estão essencialmente prontas para a automação. As APIs permitem que os aplicativos se comuniquem, de modo que as informações possam ser enviadas entre eles.

Antes de mudar para o G Suite, faça uma pesquisa sobre os diferentes aplicativos e veja como você pode usá-los em seu local de trabalho. Se você não tiver certeza sobre a mudança do Excel para o Planilhas Google, Aqui está uma boa visão geral das vantagens do Sheets.

2. Conecte seus aplicativos

Mesmo que você tente reduzir o número de aplicativos que usa, ainda haverá alguns que você realmente precisa. E faz sentido simplificar e conectá-los sempre que possível - e há vários sistemas para ajudá-lo a fazer isso! Alguns dos mais conhecidos são:

Zapier

Essa é uma plataforma da Web que permite a integração de diferentes aplicativos. Você pode conectar, sincronizar e automatizar dados entre diferentes aplicativos da Web. Zapier funciona com mais de 1.500 aplicativos de negócios, como Mailchimp, Hubspot, G Suite, Slack e Facebook. O fluxo de trabalho automatizado que você cria é chamado de “zap”. Quando seu acionador é ativado (por exemplo, um e-mail é recebido), ele inicia uma cadeia automatizada de outras ações.

IFTTT

Semelhante ao Zapier, IFTTT (If This Then That) conecta seus aplicativos e envia notificações. Quer publicar o mesmo conteúdo no Instagram, no Facebook e no Twitter? O IFTTT elimina a necessidade de fazer isso manualmente, três vezes. O IFTTT é um serviço gratuito e oferece muitas maneiras para os usuários automatizarem sua vida cotidiana: combinando aplicativos e dispositivos domésticos, como o Amazon Alexa e o Google Home. As automações funcionam com o envio de “applets”.

Microsoft Flow

Este é o software de automação baseado em nuvem da Microsoft, projetado para empresas. Um pouco como o IFTTT, mas para o local de trabalho. Novamente, é um sistema baseado em gatilhos. O objetivo é ajudar os usuários a transformar tarefas repetitivas em fluxos de trabalho automatizados e a Microsoft produziu uma série de modelos para ajudá-lo a configurar um. Um exemplo de fluxo de trabalho pode ser o envio automático de respostas no Microsoft Forms para uma planilha do Excel.

3. Conectar planilhas - em um sistema automatizado

70% das decisões das empresas ainda são baseadas em dados de planilhas e o número de planilhas no mundo dobra a cada ano.

Fáceis de usar, flexíveis, acessíveis e econômicas (ou gratuitas): as planilhas são uma ferramenta confiável para quase todas as áreas de negócios, desde o gerenciamento de projetos e a coleta de dados até o planejamento e a análise. E é por isso que, apesar da proliferação de outros aplicativos e softwares, as planilhas eletrônicas não vão a lugar nenhum tão cedo.

Na verdade, quando os dados são extraídos de outras ferramentas e aplicativos SaaS, uma planilha é geralmente o local onde colocamos esses dados!

Sheetgo

Uma grande desvantagem das planilhas é que elas dependem de um trabalho manual demorado, o que pode levar a erros de copiar e colar e outros erros. Sheetgo essencialmente, permite que suas planilhas “conversem entre si”, de modo que os dados sejam enviados automaticamente entre as planilhas. Você pode usar os aplicativos prontos do Sheetgo modelos para processos comerciais específicos ou crie suas próprias conexões entre o Google Sheets, o Excel e os arquivos CSV.

Um sistema automatizado de planilhas interconectadas é incrivelmente flexível: você pode realmente substituir muitos outros softwares (ou um sistema de TI personalizado) criando um fluxo de trabalho completo, baseado em planilhas.