Uma lista suspensa no Google Sheets permite escolher um valor entre um conjunto de opções em vez de digitá-lo. Os dados ficam consistentes e não há espaço para erros de digitação.
Uma lista suspensa é uma regra de validação de dados que limita uma célula às opções que você define e as mostra como um menu. Os passos abaixo mostram como adicionar uma. Mais adiante, você verá como preenchê-la a partir de um intervalo, usar cores, editá-la, copiá-la ou removê-la e criar uma lista suspensa dependente.
Como adicionar uma lista suspensa no Google Sheets
Para inserir uma lista suspensa, você precisa das células e das opções que as pessoas vão poder escolher.
- Selecione a célula ou o intervalo onde você quer a lista suspensa.
- Acesse Inserir > Lista suspensa. Você também pode clicar com o botão direito nas células e escolher Lista suspensa, ou acessar Dados > Validação de dados e clicar em Adicionar regra.
- Na barra lateral Regras de validação de dados, deixe Critérios como Lista suspensa.
- Digite cada opção em um campo separado.
- Clique em Concluído.
Agora a célula mostra um chip com uma seta. Clique nele e escolha uma opção. Para criar uma lista suspensa que busca as opções em células da sua planilha, use Lista suspensa (de um intervalo), explicada mais abaixo.
Quais são as vantagens de usar listas suspensas no Google Sheets?
As listas suspensas têm muitas vantagens. Algumas delas são:
Precisão: As listas suspensas do Google Sheets ajudam a melhorar a precisão dos dados ao limitar as opções a valores predefinidos. Isso elimina erros de digitação e facilita a análise dos dados depois.
Economia de tempo: As listas suspensas economizam muito tempo porque oferecem uma forma rápida e fácil de inserir dados. Em vez de digitar os valores, basta selecionar uma opção no menu suspenso.
Consistência: com as listas suspensas, você pode ter certeza de que seus dados vão continuar consistentes, porque os usuários só podem escolher entre um conjunto predefinido de opções.
Neste exemplo, vamos ver uma planilha com várias marcas de carro, seus modelos e os preços correspondentes.
Como criar uma lista suspensa a partir de um intervalo
Escolha o critério conforme a frequência com que a lista muda. Para poucas opções fixas, como A fazer, Em andamento e Concluído, funciona bem o critério Menu suspenso com itens digitados. O problema é que cada mudança exige abrir a barra lateral de validação de dados e editar os itens manualmente.
No entanto, se você selecionar Menu suspenso (de um intervalo), a lista é atualizada automaticamente sempre que você adiciona ou remove itens desse intervalo.
Neste exemplo, o Google Sheets criou a lista suspensa a partir da aba Cars , buscando os dados no intervalo especificado (a partir da célula A2, para baixo). Se você adicionar mais dados dentro desse intervalo, o Google Sheets vai atualizar a lista suspensa automaticamente.
As opções aparecem na mesma ordem das células do intervalo de origem. Para reordená-las, classifique o intervalo ou aponte a lista suspensa para uma cópia classificada criada com a Função SORT. Em uma lista digitada, arraste os itens pela alça à esquerda deles na barra lateral.
Como usar cores em uma lista suspensa
Se você acha que seu menu suspenso está sem graça, pode personalizá-lo atribuindo cores diferentes a cada item.
Clique no círculo ao lado do item que você quer personalizar. Agora, basta escolher uma cor de fundo para esse item.
Você pode atribuir uma cor diferente a cada item, o que facilita identificar os valores quando você revisa ou classifica os dados.
As cores dos chips substituem o método antigo de criar uma regra de formatação condicional para cada opção. Use Formatar > Formatação condicional apenas quando o valor da lista suspensa precisar colorir uma linha inteira, como mostra este guia sobre formatação condicional com base em outra célula.
Opções avançadas da lista suspensa: texto de ajuda, dados inválidos e estilo de exibição
Quando você cria um menu suspenso e aplica a validação de dados no Google Sheets, há algumas opções avançadas para personalizar os critérios de validação.
Se você quiser mostrar um texto de ajuda para a célula selecionada, marque a caixa e escreva sua mensagem personalizada.
Se você inserir dados inválidos em vez de escolher um item do menu suspenso, o Google Sheets vai mostrar uma mensagem de aviso.
No entanto, você também pode escolher a opção Rejeitar a entrada se os dados forem inválidos. O Google Sheets vai rejeitar a entrada automaticamente e mostrar uma caixa de mensagem.
Você também pode personalizar o estilo de exibição se não quiser os chips da lista suspensa. Ao selecionar Seta, o Google Sheets mostra apenas uma seta para baixo na célula.
Se você escolher Texto simples, o menu suspenso não fica visível. Ele aparece quando você clica duas vezes na célula. Se você começar a digitar na célula, o Google Sheets mostra as opções disponíveis que correspondem ao seu texto.
Como editar uma lista suspensa
Selecione uma célula com a lista suspensa, acesse Dados > Validação de dados e clique na regra na barra lateral. Você também pode abrir a lista suspensa e clicar no ícone de lápis no fim da lista.
Na barra lateral, altere as células em Aplicar ao intervalo, adicione ou exclua itens ou arraste-os para mudar a ordem. Clique em Feito para salvar as alterações.
Como copiar uma lista suspensa
Copie a célula com a lista suspensa e cole em outra célula. A regra e as opções vão junto.
Para colar apenas a lista suspensa e manter a formatação das células de destino, use Editar > Colar especial > Somente validação de dados. Para copiá-la ao longo de uma coluna, arraste a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula.
Como remover uma lista suspensa
Selecione as células com a lista suspensa e acesse Dados > Validação de dados. Clique na regra e depois em Remover regra. Os valores que já estão nas células continuam lá; só a lista suspensa é removida.
Como criar uma lista suspensa dependente
Uma lista suspensa dependente, também chamada de lista suspensa condicional, mostra opções com base no valor escolhido em outra lista suspensa.
Ou seja, as opções do segundo menu suspenso dependem do que foi selecionado no primeiro. Por exemplo, se você selecionar Toyota, o segundo menu suspenso vai mostrar os veículos da Toyota.
Para criar uma lista suspensa dependente, siga as instruções abaixo.
1. Crie o primeiro menu suspenso
Primeiro, selecione Menu suspenso (de um intervalo) no Critérios seção.
Selecione a célula em que você vai aplicar a validação de dados. Neste exemplo, vou criar o menu suspenso na célula F2.
Depois de selecionar o intervalo onde você quer criar a lista suspensa, escolha o intervalo de células que contém todas as opções que precisa adicionar à lista (coluna A, a partir da célula A2).
2. Filtre os dados da primeira lista suspensa
Vou usar a função Função FILTER para criar uma fórmula que retorne apenas as opções disponíveis que correspondem à primeira coluna.
FILTER(intervalo, condição1, [condição2, …])
O intervalo são os dados a serem filtrados. Neste exemplo, são os dados da coluna B.
A condição é a coluna ou linha que contém os valores correspondentes à primeira coluna. São os dados da primeira coluna que correspondem ao valor da célula F2.
Esta é a fórmula: =filter(B2:B,A2:A=F2)
Quando seleciono uma marca de carro no menu da célula F2, todos os modelos disponíveis dessa marca aparecem na coluna D.
3. Crie a segunda lista suspensa
Vou criar outro menu suspenso na célula G2, com os dados da coluna D.
Quando escolho uma marca de carro no primeiro menu, a segunda lista suspensa muda de acordo com a opção selecionada na primeira.
Agora posso criar outra fórmula com a função FILTER para mostrar o preço.
Leve sua validação de dados para o próximo nível
É assim que você cria um menu suspenso dependente no Google Sheets.
Quando várias pessoas inserem dados na mesma planilha, experimente o Formulários Sheetgo. Você cria um formulário com as mesmas verificações, incluindo listas suspensas dependentes, e as pessoas o preenchem sem precisar de acesso à sua planilha.
Cada resposta chega como uma linha no Google Sheets. Depois, o Sheetgo leva essas linhas para os relatórios e arquivos que sua equipe usa, para que os dados fiquem limpos e prontos para IA desde a primeira entrada.
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