Como criar um gerador de faturas

A geração de faturas é um processo fundamental para muitas empresas quando se trata de faturar clientes e coletar recibos. No entanto, criar manualmente essas faturas todos os meses é uma tarefa monumental que exige muito tempo, algo que as empresas não têm. A solução: um gerador de faturas.

Por exemplo, digamos que eu tenha uma lista enorme de clientes que compram uma variedade de seus produtos por mês. Em vez de inserir manualmente centenas de faturas para seus clientes, posso criar meu próprio gerador de faturas que transfere automaticamente os dados dos pedidos de meus clientes para criar faturas, contas ou recibos de faturamento precisos e personalizados imediatamente. Como resultado, posso economizar tempo na entrada manual de dados e me concentrar em receber os pagamentos dos clientes.

Um gerador de faturas é uma ferramenta essencial para qualquer empresa. Interessado em aprender a criar faturas automaticamente? Vamos ver mais detalhadamente como você pode criar seu gerador de faturas personalizado com o Sheetgo.

O que é um gerador de faturas?

Um gerador de faturas é uma ferramenta inteligente que cria automaticamente as faturas de sua empresa usando os dados que você fornece. Normalmente, um gerador de faturas permite que você crie um modelo de fatura como base para cada fatura. Em seguida, ele pega os dados que você insere em um arquivo e transfere esses dados para as áreas correspondentes do modelo.

Nesse ponto, suas faturas são criadas automaticamente, prontas para serem enviadas aos clientes. Com um gerador de faturas, você não apenas economiza tempo, mas também elimina o erro humano, o que é particularmente importante.

Por que usar um gerador de faturas?

Os geradores de faturas oferecem uma solução muito mais abrangente do que apenas um modelo de fatura criado em uma planilha ou documento. Em geral, os geradores de faturas podem automatizar todo o processo para você, fornecendo também suporte adicional quando se trata de enviar as faturas e receber atualizações de status, como quando a fatura foi recebida ou paga.

Aqui estão os principais benefícios de optar por um gerador de faturas em vez de um simples modelo de faturamento:

• Economize tempo: Ao contrário dos modelos de faturamento, que ainda exigem entrada manual, um gerador de faturamento transfere os dados de faturamento de um arquivo (geralmente uma planilha) e os adiciona ao modelo automaticamente, poupando-lhe horas de trabalho.
• Evite erros humanos: O processo automatizado realizado pelos geradores de faturas significa que não há risco de erro humano causado pela cópia e colagem manual de dados.
• Facilmente personalizável: Você tem uma ampla seleção de modelos prontos que podem ser facilmente personalizados para atender às suas necessidades e objetivos. Por exemplo, você poderá acrescentar linhas ou colunas adicionais para outras variáveis, como descrições de itens.
• Recursos adicionais: Muitos modelos de faturas podem ter recursos adicionais, como mesclagem automática de e-mails ou informações sobre seus métodos de pagamento. Normalmente, é possível acompanhar o status das faturas enviadas aos clientes.

Agora que você sabe por que os geradores de faturas são a melhor opção quando se trata de simplificar o processo de faturamento, vamos ver como você pode criar seu próprio gerador de faturas usando as ferramentas do dia a dia!

Como criar um gerador de faturas

Há muitas ferramentas de geração de faturas no mercado para ajudar a configurar faturas que podem ser implementadas em suas operações comerciais.

Embora eles possam ser extremamente úteis, a criação de seu próprio gerador de faturas personalizado oferece a possibilidade de otimizar o processo de geração de faturas para atender aos seus objetivos específicos.

Por que usar o Sheetgo para automatizar faturas?

A Sheetgo criou sua própria empresa totalmente desenvolvida fluxo de trabalho do gerador de faturas que você pode implementar e personalizar facilmente em sua organização. O Sheetgo gera automaticamente novas faturas a partir de uma planilha do Google, que é conectada a outras ferramentas para criar, converter e enviar a fatura diretamente aos seus clientes.

Aqui estão apenas alguns benefícios de usar o gerador de faturas da Sheetgo:

• Fluxo de trabalho automatizado do início ao fim: O Sheetgo oferece um fluxo de trabalho completo que o leva da inserção dos dados da fatura até o compartilhamento do produto final com os destinatários. Você pode concluir todo o processo da fatura com apenas alguns cliques em um botão.
• Use o Sheetgo Forms para inserir dados automaticamente em seu documento de fatura: O Sheetgo fornece formulários úteis nos quais você pode inserir os dados de sua fatura. Em seguida, o Sheetgo insere automaticamente esses dados em um modelo de documento de fatura, pronto para ser compartilhado.
• Transforme suas faturas em um PDF: Usando o recurso de geração de documentos do Sheetgo, você pode transformar suas folhas de fatura em PDFs de fatura - o formato de arquivo perfeito para enviar aos seus clientes.
• Envie faturas automaticamente pelo Gmail: Essa integração com o Gmail significa que você pode enviar faturas automaticamente via Gmail para destinatários específicos com facilidade.
• Personalize e desenvolva seu fluxo de trabalho para atender às suas necessidades: Os fluxos de trabalho são desenvolvidos com a personalização em mente. Você pode facilmente desenvolver seu fluxo de trabalho e adaptá-lo às suas necessidades comerciais, para obter o máximo da geração de faturas.
• Fácil utilização com as ferramentas existentes: Todo o fluxo de trabalho é executado com base em conexões entre o Google Sheets, o Google Docs e o Gmail, ferramentas que já são bem conhecidas e usadas pelos usuários.

Guia passo a passo sobre como criar um gerador de faturas com o Sheetgo

A melhor coisa sobre o gerador de faturas Sheetgo é que o trabalho árduo já está feito para você; basta personalizar os modelos de faturamento para sua empresa. Essa é uma alternativa simples e mais eficaz do que aprender a criar uma fatura no Excel ou no Google Sheets.

Use o seguinte guia passo a passo sobre como usar o aplicativo da Web Sheetgo para criar e executar seu gerador de faturas on-line.

1. Instale o gerador de faturas no aplicativo da Web Sheetgo

Para acessar o novo modelo de gerador de faturas gratuitamente, basta clicar no botão de inscrição abaixo. O modelo de gerador de faturas baseado em planilha será instalado no seu Google Drive.

Depois disso, você entra na tela de instalação do gerador de faturas.

2. Editar o modelo de fatura do Google Docs

O Sheetgo fornece um modelo de documento de fatura pronto com marcadores de posição variáveis em um Google Doc. Aqui, os dados enviados pelos formulários do Sheetgo substituirão esses espaços reservados para criar suas faturas personalizadas. Você pode acessar o modelo de fatura do Google Docs em seu Google Drive, navegando até Modelos de planilhas > Gerador de faturas > Documento gerador de faturas. Nesse documento, você pode editar os vários recursos para refletir sua empresa, como o logotipo e os detalhes da empresa.

Observe: Se desejar personalizar ainda mais o documento de fatura (por exemplo, criando novas colunas/linhas ou adicionando novos espaços reservados para variáveis), você poderá fazê-lo. No entanto, é necessário certificar-se de que todos os novos espaços reservados para variáveis também sejam adicionados como uma nova coluna na planilha correspondente.

Para saber mais sobre como criar um modelo de fatura para sua solução de geração de faturas, consulte nossa página de suporte em como gerar documentos.

3. Insira seus dados de faturamento usando o Sheetgo Forms

Abra o banco de dados do modelo do gerador de faturas e exclua os dados da fatura simulada. Agora é hora de adicionar seus próprios dados de faturamento. O Sheetgo tem três formulários prontos para diferentes áreas de suas operações. Esses formulários são compostos de campos que correspondem às colunas de sua planilha de faturamento do Google Sheets. Isso significa que, quando você insere dados de faturamento no formulário e o envia, os dados são automaticamente atribuídos à coluna correta na planilha, e cada formulário aparece como uma nova linha.

Cada formulário é enviado para a guia correspondente no painel do gerador de faturas:

1. Registre o cliente: Primeiro, use este formulário para registrar todos os novos clientes e suas informações
2. Registre o item: Registre todos os itens em seu inventário
3. Registre a fatura: Preencha esses formulários quando seus clientes e itens estiverem registrados. Eles usam os dados do cliente e do item para preencher o formulário.

Se você já tiver uma planilha de faturamento cheia de dados (por exemplo, um banco de dados de informações do cliente ou uma lista de itens), poderá copiar e colar seus dados diretamente no banco de dados da planilha.

Certifique-se de adicionar os dados corretos à coluna correspondente.

4. Edite sua conexão

Agora que você inseriu os dados por meio dos formulários, pode optar por editar as conexões para adequá-las às suas necessidades. Na guia Conexão da visão geral do seu fluxo de trabalho, pressione o botão Ícone de mais opções (⋮). Selecione Editar. Isso lhe dará uma visão geral de como cada arquivo está conectado e onde seus documentos serão salvos.

Há muitas adaptações que você pode fazer, por exemplo, alterar o local do arquivo para nossas faturas e PDFs recém-gerados. Para isso, navegue até a seção Pasta de destino seção sob a Gerar processo. Aqui, você pode escolher e renomear uma pasta para todas as suas faturas geradas.

5. Adicione seus contatos de clientes de faturamento à integração com o Gmail

Da mesma forma que na etapa acima, você pode usar o Editar do seu fluxo de trabalho para adicionar contatos à integração com o Gmail. Na seção Compartilhar você pode adicionar manualmente seus contatos à integração com o Gmail selecionando Usar destinatários personalizados.

Caso contrário, o Sheetgo enviará automaticamente suas faturas por meio dos dados dinâmicos, usando uma das colunas da planilha (nesse caso, a coluna D: endereço de e-mail do cliente). Você também pode personalizar outras configurações, como o método de envio e a linha de assunto do e-mail.

6. Gerar suas faturas

Agora que você personalizou o fluxo de trabalho do gerador de faturas de acordo com suas necessidades, pode executar o fluxo de trabalho para iniciar o processo de geração de faturas. O Sheetgo atualizará todo o sistema com seus novos dados.

Como resultado, agora você deve ver uma planilha com todos os seus novos dados, uma pasta de faturas individuais salvas como PDFs e e-mails com cada fatura enviada aos destinatários correspondentes.

7. Automatize seu fluxo de trabalho

O Sheetgo permite programar a frequência das transferências automatizadas em seu fluxo de trabalho para que você receba constantemente os dados mais recentes. Você pode alterar a frequência de transferência para que corresponda à frequência de suas faturas (semanal, mensal, etc.)

Para fazer isso, entre na guia Workflow e clique no botão Automatizar próximo à parte inferior da tela. Deslize o botão Executar automaticamente e selecione a frequência de suas transferências em dias e horas. Quando estiver satisfeito com o número estimado de transferências por mês, pressione Save (Salvar).

8. Visualizar suas métricas

Você também pode acessar as métricas para monitorar como seu estoque é afetado pelas faturas. Basta clicar no ícone Métricas no menu do lado direito da tela. Aqui, você encontrará informações importantes, como o total de faturas emitidas em um mês, seus principais clientes e até mesmo seus itens mais vendidos.

Seu fluxo de trabalho agora está completo! A partir de agora, toda vez que você inserir novos dados em sua planilha por meio de formulários, o Sheetgo criará, gerará e compartilhará a fatura personalizada automaticamente. Você pode então monitorar suas faturas na guia de métricas!

Aí está!

Agora você tem seu próprio fluxo de trabalho de gerador de faturas personalizado que lida automaticamente com todo o processo de geração de faturas! Essa é uma ótima alternativa para aqueles que não querem perder tempo e esforço manual para aprender a criar faturas no Excel ou no Planilhas Google. Com uma combinação de formulários do Sheetgo, painel de planilhas, modelo de fatura e integração com o Gmail, você tem um fluxo de trabalho totalmente automatizado que cria, gera, envia e rastreia todas as suas faturas para você!

Se quiser acessar mais modelos de fluxo de trabalho mais recentes do Sheetgo, dê uma olhada em nosso artigo sobre o Sistema de inventário Sheetgo com leitor de código de barras! Como alternativa, descubra mais postagens do blog sobre como resolver problemas com o Sheetgo abaixo!