Como usar a IA como assistente de planilha

As planilhas são uma das ferramentas de negócios mais onipresentes, com usuários de todos os domínios confiando nelas para tarefas como entrada de dados, análises, relatórios e muito mais. No entanto, as planilhas também trazem suas próprias dores de cabeça: fórmulas erradas, inconsistências de dados, problemas de controle de versão, falta de colaboração e riscos de segurança.

É nesse ponto que um assistente de planilha com tecnologia de IA é útil. Ferramentas com tecnologia de IA, como ChatGPT e Claude pode ampliar as capacidades humanas e aliviar muitas cargas de planilhas por meio da automação. Vamos ver como esse assistente pode facilitar sua vida e ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência.

Criação de dados fictícios

A criação de conjuntos de dados fictícios representativos é fundamental para testar completamente os modelos de planilhas antes da implementação. Mas fabricar manualmente linhas de dados fictícios pode ser tedioso e demorado.

Os assistentes de IA resolvem esse problema gerando automaticamente dados fictícios adaptados aos parâmetros de sua planilha. Se você simplesmente descrever a estrutura, o assistente produzirá instantaneamente centenas de linhas de dados de teste realistas. 

Você pode especificar conjuntos de valores, formatos, intervalos, correlações, fórmulas, agregações e distribuições estatísticas para cada coluna. Quando você especifica valores e intervalos numéricos para cada coluna, O assistente incorpora todos os requisitos para gerar um conjunto de dados fictícios abrangente com um clique.

Isso permite testar rigorosamente as planilhas em diferentes condições com dados de grande porte. Como resultado, a automação libera os analistas da fabricação manual para que eles possam se concentrar na modelagem.

Criação de dados fictícios no ChatGPT

Para criar dados fictícios, alimentarei esse prompt no ChatGPT.

Escreva dados fictícios para uma planilha contendo 5 colunas: Produto, Q1, Q2, Q3, Q4. A primeira coluna deve conter o nome do produto. Crie dados fictícios para 6 linhas.

Para a primeira coluna, crie nomes para 6 telefones celulares. Preencha as outras 4 colunas com as vendas em cada trimestre. As vendas de cada modelo devem variar entre 10.000.000 e 25.000.000. Para torná-lo mais realista, não use números redondos.

Aqui está a resposta.

Obviamente, vamos criar dados fictícios para sua planilha com 5 colunas: Produto, Q1, Q2, Q3, Q4. A primeira coluna conterá os nomes dos modelos de telefones celulares, e as outras quatro colunas conterão dados de vendas em milhões para cada trimestre. Usaremos números não arredondados e manteremos os números de vendas entre 10.000.000 e 25.000.000:

Esses números fornecem uma combinação de números de vendas para diferentes modelos de telefones celulares nos quatro trimestres. Eles estão dentro da faixa especificada e não são arredondados para aumentar o realismo. Sinta-se à vontade para usar ou adaptar esses dados conforme necessário. Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de ajuda, entre em contato comigo!

Geração de fórmulas de planilhas

A elaboração de fórmulas e macros complexas para cálculos é uma das habilidades de planilha mais complicadas. Se você usar um assistente de IA, ele poderá ajudá-lo a escrever fórmulas em inglês simples.

Por exemplo, basta descrever o que você deseja calcular - “Adicione os valores nas colunas A e B, encontre a média e exiba o resultado na coluna C”. O assistente gerará automaticamente a fórmula para você com todas as referências de células.

Você pode solicitar fórmulas para agregação, pesquisa, condições, manipulação de strings e operações matemáticas. O assistente descobre as dependências e cria a fórmula com base em sua descrição. Portanto, ele simplifica a criação de fórmulas sem se preocupar com a sintaxe.

Ao lidar com a tradução e a sintaxe tediosa, a IA ajuda os profissionais, bem como os novos usuários, a criar fórmulas de forma independente, sem habilidades avançadas em planilhas. 

Geração de fórmulas de planilhas no ChatGPT

Digamos que queremos calcular a porcentagem de cada valor

Para gerar a fórmula, alimentarei esse prompt no ChatGPT.

Tenho uma planilha do Planilhas Google com uma coluna de valores nas células F2 a F7. A célula F8 contém a soma total dos valores em F2:F7.

Forneça uma fórmula do Planilhas Google que possa ser inserida na célula G2 e copiada até G7, que calcule a porcentagem que cada valor na coluna F representa do total na célula F8.

A fórmula deve fazer referência ao valor na coluna F para essa linha e dividi-lo pelo total fixo da célula F8. Quando copiada para baixo, ela deve manter a referência fixa a F8 enquanto altera a referência do valor da linha na coluna F.

Isso produzirá o detalhamento percentual do valor de cada linha em comparação com o total geral. Forneça a fórmula completa com detalhes sobre quais células precisam ser referenciadas e qualquer sintaxe necessária para referências fixas ou relativas ao copiar a fórmula.

Aqui está a resposta:

Para calcular a porcentagem que cada valor na coluna F representa do total na célula F8, você pode usar uma fórmula do Planilhas Google na coluna G. Esta é a fórmula que você deve inserir na célula G2:

=F2/$F$8

Essa fórmula divide o valor na célula F2 pela referência fixa a F8. O sinal $ antes da referência de linha e coluna ($F$8) garante que, quando você copiar a fórmula de G2 a G7, o denominador (F8) permanecerá fixo, enquanto o numerador (F2, F3, F4 etc.) mudará em relação à linha correspondente.

Depois de inserir essa fórmula na célula G2, você pode simplesmente copiá-la até G7, e ela ajustará automaticamente as referências de célula conforme necessário. Cada célula da coluna G mostrará a porcentagem do valor na linha correspondente da coluna F em relação ao total na célula F8.

Quando eu adicionar essa fórmula, o Planilhas Google calculará todas as porcentagens.

Correção de erros de planilhas

As fórmulas de planilhas são propensas a erros - é fácil cometer erros como referências incorretas a células, divisão por zero, tipos de dados incompatíveis e lógica defeituosa ao criar fórmulas longas ou interconectadas. Esses erros são propagados pelos cálculos da planilha, levando a resultados imprecisos e enganosos

Encontrar e diagnosticar manualmente as causas básicas dos erros de fórmula pode ser como procurar uma agulha em um palheiro. É nesse ponto que as ferramentas baseadas em IA são úteis.

Os assistentes de IA podem auditar sistematicamente as fórmulas de planilhas para identificar possíveis problemas e riscos. Especificamente, eles verificam problemas como células referenciadas que não existem, referências circulares que causam loops infinitos, problemas de sintaxe como parênteses ausentes, conflitos com tipos de dados esperados e muito mais.

Além disso, os assistentes usam reconhecimento de padrões e processamento de linguagem natural para analisar a intenção e a lógica da fórmula. Além disso, eles podem rastrear precedentes e dependentes para entender as ligações entre fórmulas e o fluxo de dados. Quaisquer anomalias são sinalizadas para que o usuário possa depurar. Alguns assistentes podem até mesmo gerar correções e reescritas para erros de fórmula identificados. 

Além disso, os assistentes avançados também podem proteger as fórmulas verificando vulnerabilidades como a geração de código dinâmico. Ao automatizar o processo de verificação de erros, os assistentes de IA poupam aos usuários de planilhas horas de auditoria e depuração manuais. Em resumo, eles identificam mais rapidamente os pontos de erro prováveis. Isso ajuda a corrigir erros de fórmula antes que eles afetem negativamente os cálculos e a tomada de decisões. 

Análise de dados e obtenção de insights

Os assistentes de IA podem simplificar e acelerar a análise de planilhas por meio de conversas. Por exemplo, você pode perguntar “Quais são as tendências de vendas por região?” e o assistente processará instantaneamente os dados, produzirá gráficos de tendências, insights estatísticos e explicações em linguagem simples.

Usando uma ferramenta de IA, como Claude, Além de analisar e interpretar dados com mais eficiência, também posso gerar relatórios e escrever resumos. 

Análise de dados e obtenção de insights no Claude

Farei o upload dos dados da planilha em um arquivo CSV e alimentarei um prompt para pedir ao Claude que analise os dados e escreva um relatório completo.  

Interprete e analise os dados dessa planilha. Depois de ler os dados, escreva um relatório completo resumindo os dados, identificando tendências e padrões e encontrando percepções.

Aqui está a resposta:

Aqui está um relatório de 285 palavras que analisa e interpreta os dados de vendas da planilha fornecida:

Visão geral

A planilha contém dados de vendas de smartphones para 6 modelos em 4 trimestres de 2022. A receita total de todos os modelos e trimestres foi de $380.945.000.

Tendências

• O Galaxy Z Fold 3 foi o modelo mais vendido, com um total de vendas de $92.510.000. O iPhone 13 Pro ficou em segundo lugar, com $84.065.000.

• O terceiro trimestre teve o maior total de vendas, $96.315.000, seguido pelo segundo trimestre, $95.850.000. O quarto trimestre teve as vendas mais baixas, com $94.045.000.
• A maioria dos modelos, exceto o Pixel 6, registrou uma queda nas vendas no quarto trimestre em comparação com outros trimestres. Isso indica uma desaceleração da demanda no final do ano.

Insights

• Telefones dobráveis, como o Galaxy Z Fold 3, parecem estar ganhando força com vendas que rivalizam com marcas estabelecidas, como o iPhone. Isso aponta para o crescente interesse do consumidor em novos formatos.

• O Google Pixel teve o pior desempenho, com vendas totais inferiores à metade do Galaxy Z Fold 3. É provável que o Google precise atualizar sua estratégia de marketing e distribuição.

• As vendas entre os trimestres permaneceram relativamente estáveis, sem muita flutuação sazonal. Isso implica em uma demanda estável ao longo do ano, sem grandes variações trimestrais.
• As vendas anuais totais se concentraram nos três principais modelos, que contribuíram com mais de 70% da receita total. O mercado ainda é dominado por marcas líderes como Samsung e Apple.

Em resumo, os dados de vendas de smartphones indicam um interesse crescente em telefones dobráveis, vendas estáveis em todos os trimestres e concentração de mercado entre as principais marcas. Visar segmentos de alto crescimento, como os dobráveis, e melhorar as vendas do Pixel podem ser áreas de foco no futuro.

Como você pode ver, Claude elaborou um relatório completo que pode ajudá-lo a interpretar os dados e obter insights úteis.

Como usar a IA como assistente de planilha

Se quiser saber mais sobre ferramentas de IA e como usá-las como assistentes de planilha, leia este artigo sobre como gerar fórmulas do Planilhas Google com IA.