Como usar o Google Forms para coletar dados em uma planilha?

O Google Forms é uma das muitas ferramentas que o Google disponibilizou para nos ajudar a otimizar nossa produtividade. No entanto, essa ferramenta é frequentemente ignorada por muitos usuários, simplesmente porque eles não sabem como usar o Google Forms.

Formulários Google fornece uma solução personalizada e direta para ajudar a coletar grandes quantidades de dados de várias fontes ao mesmo tempo. Além disso, como parte do Google G Suite, o Google Forms pode ser facilmente integrado a outras ferramentas do Google, incluindo o Google Sheets.

A coleta de dados é fundamental na maioria dos processos comerciais. Se estiver realizando a satisfação dos funcionários internamente ou coletando dados sobre a experiência do usuário de seus clientes, você pode usar o Google Forms. Mais do que um simples questionário ou pesquisa, os Formulários Google oferecem uma série de recursos e configurações. Eles permitem que você colete, gerencie e otimize dados grandes e complexos que o ajudarão em suas operações diárias.

Vamos explorar com mais detalhes os benefícios do Google Forms e como você pode usá-lo para coletar dados em uma planilha de forma eficaz.

O que é um Formulário do Google?

O Google Forms é uma ferramenta de geração de formulários on-line que pode ser usada para coletar uma variedade de dados rapidamente. Você pode criar seus próprios formulários personalizados usando a variedade de tipos de perguntas que o Google oferece, bem como uma variedade de configurações para tornar o formulário personalizado para sua empresa ou projeto.

Depois que outras pessoas enviarem suas respostas ao formulário, você receberá insights em tempo real, prontos para serem analisados.

O Google Forms pode ser usado para uma variedade de processos comerciais, incluindo:

• Pesquisas de feedback do cliente
• Feedback do desempenho do funcionário
• Faturas
• Solicitações de fornecimento
• Registros de entrada e saída de estoque
• Solicitações de férias
• Aplicativos de emprego

Por que usar o Google Forms?

Como você pode ver, é possível implementar o Google Forms em praticamente qualquer operação.

Independentemente da forma como você os utiliza para coletar seus dados, os Formulários Google oferecem uma série de benefícios, tais como:

• Dados precisos: Receba seus dados diretamente da fonte. Permita que os usuários insiram seus dados sem a necessidade de transferi-los manualmente de volta para o seu computador ou arquivo.
• Economize tempo e evite erros manuais: O Google Forms faz o trabalho para você; basta enviar o formulário para outras pessoas e receber os resultados diretamente. Não há necessidade de copiar e colar manualmente, o que economiza muito tempo.
• Conecte-se a planilhas: Você pode definir o destino da resposta do formulário como Google Sheets, o que significa que os dados serão adicionados diretamente às suas planilhas. Essa é uma ótima maneira de usar os recursos analíticos do Planilhas Google para obter insights úteis de seus dados brutos.
• Formulários personalizáveis: Acesse uma variedade de tipos de perguntas diferentes para obter o máximo de sua coleta de dados, de múltipla escolha a respostas de texto longo. Você também pode personalizar o tema do formulário para refletir a identidade de sua marca.
• Integridade dos dados: Envie uma cópia do formulário para um número ilimitado de pessoas para manter a privacidade dos dados. Não é necessário que os usuários insiram seus dados na mesma planilha.
• Fácil de usar e compartilhar: A interface fácil de usar do Google significa que até mesmo um usuário inexperiente pode criar um formulário. O Google Forms tem os mesmos recursos de compartilhamento que o Sheets ou o Docs, portanto, compartilhar com outras pessoas também é fácil.

Todos os itens acima são extremamente úteis para a coleta de dados. No entanto, a variedade de tipos de perguntas que o Google Forms oferece é particularmente importante, pois você pode otimizar ainda mais suas respostas.

Vamos dar uma olhada nos diferentes tipos de perguntas que podem ser usadas em um Formulário Google.

Se estiver procurando uma solução mais poderosa, dê uma olhada no Sheetgo Forms. Com o Sheetgo Forms, você não precisa criar o formulário manualmente. Você pode usar os dados da planilha para criar os formulários automaticamente para você. Clique no botão abaixo para começar a usar o Sheetgo.

Quais são os diferentes tipos de perguntas em um Formulário Google?

O Google oferece uma grande variedade de tipos de perguntas que você pode usar em seu próprio formulário personalizado. Podemos categorizá-las com base no tipo de resposta:

Digite uma resposta

Essa é uma ótima opção se você quiser fornecer perguntas “abertas” em que os usuários tenham a liberdade de responder como quiserem. Por exemplo, “O que você acha do nosso serviço?”.

Há dois tipos de perguntas:

• Resposta curta: Incentive os usuários a responder com uma resposta curta (entre uma e duas frases)
• Parágrafo: Incentive os usuários a responderem com uma resposta longa (um parágrafo ou mais)

Escolha em uma lista

Os tipos de pergunta a seguir devem ser usados para perguntas “fechadas”, em que você deseja que os usuários escolham uma resposta específica que você forneceu. Por exemplo, “Em que departamento você trabalha?”.

Há três tipos de perguntas:

• Múltipla escolha: Incentive os usuários a selecionar apenas uma opção entre várias opções.
• Caixas de seleção: Incentive os usuários a escolher entre um conjunto de opções, onde eles podem escolher mais de uma, se desejarem.
• Menu suspenso: Incentive os usuários a selecionar uma única opção entre várias opções usando um formato suspenso.

Escolha entre uma grade ou escala

A opção de escala no Google Forms é excelente para classificações, como “De 0 a 10, qual foi o seu grau de satisfação com o nosso serviço?”. As opções de grade do Google Forms permitem que você colete várias respostas para perguntas mais complexas e aprofundadas. Por exemplo, “Classifique os seguintes serviços como excelentes, bons ou ruins”.

Veja a seguir os tipos de perguntas de grade e escala:

• Escala linear: Incentive os usuários a avaliar usando uma escala que pode ir de 0 a 10.
• Grade de múltipla escolha: Incentive os usuários a selecionar uma única resposta por linha ou coluna.
• Grade de caixa de seleção: Incentive os usuários a selecionar uma ou mais respostas por linha ou coluna.

Carregar arquivos

Isso geralmente é usado em situações específicas em que a documentação é necessária.

Por exemplo, se você estiver criando um formulário de emprego, poderá pedir aos usuários que carreguem seus currículos no formulário:

• Carregamento de arquivos: Incentive os usuários a carregar um arquivo do computador.

Selecione uma data ou hora

A adição de tipos de perguntas de data e hora é uma maneira útil de garantir que todos os formatos de data e hora enviados sejam consistentes.

Por exemplo, para garantir que todas as datas sejam formatadas como dd/mm/aaaa, ou que todos os horários sejam usados com o relógio de 24 horas (16:00):

• Data: Incentive os usuários a preencherem suas respostas usando o formato específico.
• Tempo: Incentive os usuários a preencherem suas respostas usando o formato específico.

Com essa variedade de tipos de perguntas, é extremamente fácil criar a pergunta exata que obterá a resposta mais valiosa de seus usuários.

Mas quando você tiver todas essas respostas, onde poderá guardá-las para análise posterior?

Como conectar o Google Forms ao Google Sheets?

O Google torna extremamente fácil a integração de uma ferramenta do Google com outra. Isso inclui conectar seus Formulários Google ao Planilhas Google. Ao fazer isso, todas as respostas de formulários enviadas são transferidas para o arquivo do Google Sheets, onde podem ser organizadas em um formato muito fácil de digerir.

Para transferir todas as respostas do Formulário Google para seu arquivo do Planilhas Google, faça o seguinte:

1. Em seu Formulário Google, selecione a opção Respostas guia.
2. Clique no botão de três pontos (⋮) localizado ao lado do ícone do Google Sheets. Selecione Selecione o destino das respostas no menu.
3. Aqui, você pode selecionar onde suas respostas ficarão. Você pode optar por Criar uma nova planilha ou Selecione a planilha existente.

Todas as respostas serão transferidas diretamente para sua planilha do Google.

É importante observar que:

• Se você salvar suas respostas no Planilhas Google, elas permanecerão lá mesmo que você exclua os dados do formulário.
• Se você alterar os campos do formulário, eles também serão atualizados automaticamente na planilha. Entretanto, depois que um formulário for enviado, os dados contidos nele não serão alterados na planilha.

Leia este artigo em Como conectar o Google Forms ao Google Sheets para obter instruções mais detalhadas, inclusive sobre como analisar melhor seus dados.

Como criar um formulário do Google

Agora que você já tem um conhecimento profundo do Google Forms, vamos ver passo a passo como criar um.

Neste exemplo, criarei um formulário de satisfação do cliente para enviar aos meus clientes. Quero conectá-lo a uma nova planilha do Google, onde poderei analisar os dados para criar um relatório final.

1. Crie um novo formulário

Aberto https://docs.google.com/forms/ ou acesse a ferramenta pelo Google Apps no Chrome. Você pode começar com um modelo pronto do Google ou começar do zero.

Como quero começar do zero, selecionarei o Em branco para começar.

Aqui, você pode começar adicionando o nome e a descrição do formulário.

2. Adicionar perguntas

Agora, é hora de adicionar suas perguntas.

Para adicionar uma nova pergunta ao seu formulário, clique no ícone de adição localizado no lado direito do formulário.

Uma nova caixa de perguntas deverá aparecer. Aqui, você pode usar o menu suspenso à direita para escolher o tipo de pergunta. Em seguida, use os campos para escrever sua pergunta e (se aplicável), escrever suas opções de resposta.

Neste exemplo, criarei uma pergunta suspensa com base em departamentos.

Para tornar essa pergunta obrigatória, posso ativar a opção Necessário localizado na parte inferior da caixa de perguntas.

Se eu quiser mover minhas opções de resposta, posso arrastá-las e soltá-las passando o mouse sobre a esquerda de cada opção de resposta.

Continue adicionando todas as suas perguntas.

3. Adicionar seções

Se o seu Formulário do Google for muito longo, talvez você queira dividi-lo em diferentes categorias. Neste exemplo, dividirei a pesquisa em três seções: sobre o cliente, sobre o serviço e sobre a experiência.

Clique na pergunta antes de que deseja que a seção comece. Selecione a seção Adicionar seção no menu do lado direito.

A seção deve aparecer abaixo. Adicione um título e uma breve descrição.

Personalize seu formulário

Agora que você tem a base do seu Formulário Google pronta, pode começar a personalizá-lo para refletir sua empresa ou marca.

Clique no botão Personalizar o tema no lado superior direito da tela. Aqui, você pode ajustar o tema do seu formulário:

• Adicionar uma imagem de cabeçalho
• Escolha a cor do tema
• Escolha sua cor de fundo
• Ajuste a fonte

Sob o Configurações você pode personalizar ainda mais o formulário.

Você pode transformá-lo em um questionário, por exemplo, e gerenciar como suas respostas serão coletadas e analisadas.

Você também pode personalizar suas perguntas individualmente.

Basta selecionar uma pergunta e usar o menu do lado direito para adicionar uma imagem, adicionar um vídeo ou importar perguntas existentes.

Leia esta página de suporte do Google para obter mais informações sobre Como criar, editar e formatar o Google Forms.

5. Escolha onde salvar as respostas do formulário

Com seu Formulário Google pronto, é hora de determinar para onde enviar as respostas.

Clique no botão Respostas e, em seguida, a guia Mais opções (⋮) botão. Selecione Selecione o destino das respostas no menu suspenso.

Aqui, escolha se deseja salvar suas respostas em uma planilha nova ou existente.

Neste exemplo, optarei por criar uma nova planilha. Adicione o nome da sua nova planilha.

Quando terminar, clique em Criar.

Agora, deve haver um ícone do Google Sheets ao lado do ícone Mais opções (⋮) botão. Clique nele para abrir a nova planilha.

6. Enviar ao usuário

Seu Formulário Google está pronto para ser enviado aos usuários.

Clique no botão roxo Compartilhar localizado na parte superior direita da tela.

Você pode fazer o seguinte:

1. Adicione endereços de e-mail individualmente.
2. Copie o link do Formulário Google para adicionar a uma mensagem.
3. Copie um link HTML para incorporar o formulário em um e-mail ou página do site.

Depois de executar o método de sua preferência, clique no botão Enviar ou Cópia para finalizar o processo.

Como preencher um formulário do Google

Preencher um Formulário Google é tão fácil quanto criar um. Basta responder às perguntas da pesquisa, certificando-se de responder sempre às perguntas obrigatórias.

Depois de concluir o Formulário do Google, clique no botão Enviar botão.

Agora, todas as suas respostas serão enviadas para o criador do Formulário Google.

Gere automaticamente um formulário a partir de sua planilha - Sheetgo Forms

Embora os Formulários Google sejam uma ótima ferramenta para coletar dados em suas planilhas, os Formulários Sheetgo elevam a coleta de dados a um novo patamar.

Ao contrário do Google Forms, Formulários Sheetgo permite que você crie um formulário totalmente personalizado usando dados da sua planilha. Cada coluna da planilha cria um novo campo no formulário. Você pode usar a longa lista de configurações do Sheetgo para criar tipos de perguntas personalizadas, tipos de campos e valores padrão dinâmicos.

Basta conectar sua planilha e o Sheetgo a transformará em um formulário Sheetgo personalizado. Em seguida, você pode adicionar o formulário a qualquer um dos seus fluxos de trabalho e escolher uma planilha nova ou existente como o arquivo de destino para todas as respostas. O Sheetgo transferirá automaticamente as respostas do formulário para sua planilha original, organizando cada resposta na coluna da pergunta correspondente.

Como resultado, não há necessidade de criar manualmente o formulário - o Sheetgo criará um formulário personalizado para você usando os dados da planilha. A partir daí, os usuários podem preencher o formulário e você receberá as respostas diretamente na sua planilha, prontas para serem analisadas ou vinculadas a outras conexões no seu fluxo de trabalho.

Para obter um passo a passo detalhado sobre como criar um formulário do Sheetgo, dê uma olhada neste artigo de suporte sobre Como funcionam os Formulários Sheetgo?

Por que usar um formulário Sheetgo?

O Sheetgo Forms oferece tudo o que o Google Forms oferece e muito mais:

• Criação automatizada de formulários: Não há necessidade de criar o formulário manualmente - o Sheetgo usa os dados da planilha para criá-lo para você.
• Conecte-se ao Google Sheets e a outras planilhas: Transfira automaticamente as respostas dos formulários para suas planilhas para analisar melhor seus dados.
• Variedade de configurações: O Sheetgo oferece uma longa lista de configurações inteligentes para obter o máximo dos seus dados, incluindo um leitor de código de barras, e-mail, uploads de arquivos e valores padrão.
• Integridade dos dados: O Sheetgo lhe dá controle total sobre como os dados são coletados e armazenados. Com formulários separados enviados aos usuários, seus dados pessoais são mantidos em sigilo e você determina quem tem acesso à planilha.
• Acesso em qualquer dispositivo: O Sheetgo Forms pode ser usado em qualquer dispositivo digital para máxima acessibilidade. Isso inclui todas as configurações, inclusive o leitor de código de barras.
• Conecte-se em um fluxo de trabalho: Você pode conectar o Formulário Sheetgo ao seu fluxo de trabalho, onde os dados podem ser transferidos automaticamente para outros arquivos conectados, além de transformar os resultados em um painel ao vivo.

Se você quiser aproveitar todos esses recursos e benefícios, clique no botão abaixo para começar a usar o Sheetgo.

Coletar dados usando formulários no Planilhas Google

E aí está! Como você pode ver, os Formulários Google são uma ótima maneira de coletar grandes quantidades de dados de várias fontes. Além disso, há muitos recursos para personalizar e otimizar ainda mais seus formulários. No entanto, se você estiver procurando uma solução que possa automatizar o processo de coleta de dados do início ao fim, oferecendo ainda mais recursos personalizáveis para adaptar os formulários às suas necessidades comerciais exatas, o Sheetgo Forms pode ser a ferramenta perfeita para você.

Interessado em ver os Formulários Sheetgo como parte de uma solução pronta? Dê uma olhada neste artigo sobre o Inventário com sistema de leitor de código de barras no Google Sheets.

Como alternativa, dê uma olhada em algumas postagens de blog relacionadas abaixo.