Como fazer uma mala direta no Google Docs

Encontrar uma maneira de criar uma mala direta diretamente usando o Google Docs é algo muito útil para muitos processos comerciais. Seja para enviar cartas personalizadas a destinatários ou contratos particulares a novos funcionários, uma mala direta permite o envio em massa de e-mails personalizados em questão de minutos, sem sacrificar um alto padrão de trabalho.

Neste artigo, vamos explorar as maneiras de criar uma mala direta a partir do Google Docs e por que criar uma mala direta a partir do Planilhas Google pode ser uma alternativa melhor para a sua empresa, pois é uma maneira mais direta, personalizável e eficaz de enviar e-mails personalizados em massa.

Como criar uma mala direta a partir do Google Docs

Ao contrário do Microsoft Word, o Google Docs não tem um recurso nativo de mala direta. Isso significa que, para criar uma mala direta usando o Google Docs, você deve combiná-lo com outros recursos e ferramentas.

Há duas maneiras principais de criar uma mala direta usando o Google Docs:

1. Codificação: Se você tiver experiência suficiente em codificação, poderá usar Script do Google Apps ou API do Google Docs para criar sua mala direta.
2. Complementos de terceiros: Você pode usar aplicativos da plataforma Google Workspace que permitem criar uma mala direta a partir do Google Docs. Isso inclui add-ons como Mala direta para o Google Docs, G Merge Plus, Autocrata e Smartsheet para Google Docs.

Por que você deve fazer a mala direta a partir do Planilhas Google

Ao contrário do Google Docs, criar uma mala direta a partir do Google Sheets é uma alternativa muito mais acessível e simples que oferece ainda mais benefícios. Você pode pegar cada linha de dados da planilha e transferi-los diretamente para o seu e-mail, criando e-mails personalizados prontos para serem enviados aos destinatários.

Com o Sheetgo, você pode dar um passo adiante e automatizar todo o processo. Em apenas um fluxo de trabalho simples, o Sheetgo permite que você crie uma mala direta via Gmail de duas maneiras diferentes - uma delas incluindo também o Google Docs!

1. Envio de um e-mail em massa

O Sheetgo permite que você crie e-mails em massa personalizados diretamente na ferramenta on-line. Você pode criar um fluxo de trabalho personalizado contendo sua planilha cheia de dados personalizados e optar por gerar um modelo de e-mail. O Sheetgo transforma cada coluna da sua planilha em uma tag inteligente - você pode adicioná-las ao seu modelo de e-mail, e o Sheetgo substituirá as tags pelos dados dinâmicos da sua planilha.

Como resultado, você pode enviar centenas de e-mails personalizados em questão de minutos, sem precisar usar o Google Docs.

2. Envio de dados do Google Doc existente

Se você já tem seu conteúdo em um Google Doc existente, o Sheetgo também oferece uma maneira de compartilhá-lo como um e-mail em massa. Você pode criar um modelo do Google Doc com seus dados específicos e enviá-lo como um anexo para os destinatários via Gmail.

Basta conectar sua planilha cheia de dados ao modelo do Google Doc. O Sheetgo transferirá os dados dinâmicos de sua planilha para o modelo do Doc e criará um novo Google Doc para cada linha de dados.

Como resultado, os destinatários receberão um documento personalizado como anexo do e-mail.

Como criar uma mala direta usando o Google Docs

Encontrar uma maneira de criar uma mala direta que use o Google Docs é extremamente útil, especialmente quando o conteúdo já está em um Google Doc, como uma carta.

Neste exemplo, digamos que eu seja o diretor de RH de uma escola. Preciso enviar cartas aos pais sobre a frequência dos alunos de seus filhos. Já tenho o conteúdo principal da carta em um Google Doc e todos os dados de frequência dos alunos em uma planilha do Google.

Usando a plataforma on-line Sheetgo, posso criar um fluxo de trabalho que conecta esses dois arquivos, transfere os dados para o Google Doc, converte o documento em PDF (para fins de segurança) e, em seguida, envia o documento como um anexo via Gmail diretamente para cada destinatário - tudo automaticamente!

Etapa 1: Inscreva-se no Sheetgo

Para se inscrever no Sheetgo, clique no botão abaixo. Você pode se inscrever usando sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.

Etapa 2: Prepare sua planilha e o modelo do Docs

Você deve ter dois arquivos diferentes prontos para se conectar a um fluxo de trabalho:

1. Dados de origem da planilha

Sua planilha deve conter todos os dados dinâmicos que você gostaria de transferir para o modelo de documento.

Por exemplo, minha planilha contém dados sobre a frequência de cada aluno, incluindo seu nome, porcentagem de frequência, número de dias de licença médica etc. Isso me permitirá criar cartas personalizadas para cada aluno.

2. Modelo de documento

Seu modelo de documento deve conter o texto que você deseja ter em todos os documentos gerados. Em seguida, use as Sheetgo Tags (os cabeçalhos das colunas da planilha) para onde deseja transferir os dados dinâmicos. Não se esqueça de formatar cada tag com colchetes duplos - {{tag}} - para que isso funcione.

Como você pode ver abaixo, tenho meu modelo de carta pronto, com o texto principal digitado e as tags inteligentes onde quero adicionar dados dinâmicos.

Etapa 3: Criar um novo fluxo de trabalho

Agora que seus arquivos estão prontos, é hora de criar seu fluxo de trabalho.

Primeiro, acesse o aplicativo da Web Sheetgo. No espaço de trabalho, clique em +Novo fluxo de trabalho.

Etapa 4: Conecte seus arquivos

É hora de carregar seus arquivos. Em Selecionar fonte clique no botão Arquivo único para carregar sua planilha.

No menu suspenso abaixo, selecione a guia da planilha em que seus dados estão localizados. Em seguida, pressione Próximo.

Para garantir que apenas um documento seja gerado para cada linha de dados em sua planilha (ou seja, para evitar duplicação), certifique-se de que a variável Verificar documentos gerados é ativado.

Quando estiver satisfeito com suas edições, clique em Próximo.

Etapa 5: (Opcional) Gerar versões em PDF

O Sheetgo não apenas permite que você envie diretamente seus documentos do Google Docs como anexos ou links de acesso, mas também os converte automaticamente em PDF. Essa é uma ótima opção para quem tem documentos mais adequados ao PDF para compartilhamento, como contratos, relatórios ou faturas. Isso ocorre porque o PDF é um formato universalmente compatível e mais seguro - clique no link a seguir para ler mais sobre a conversão do Google Docs em PDF para obter mais informações.

Para converter seus documentos recém-gerados em PDF, na seção Gerar clique na seção PDF.

Quando terminar, clique em Próximo.

Etapa 6: Compartilhe via Gmail

Agora que você tem os documentos (e PDFs) recém-gerados, pode preparar a parte do correio da mala direta!

Sob o Compartilhar seção, selecione Gmail.

1. Compartilhe arquivos e envie links de acesso: Envie links de acesso para o seu Google Docs para que os destinatários acessem o arquivo on-line. Edite o nível de permissão deles como Visualizador ou Editor.
2. Adicione arquivos como anexos: Envie o Google Docs como um anexo do Word ou PDFs como um anexo, que os destinatários podem baixar para acessar o arquivo.

Como já tenho os e-mails dos pais em minha planilha. Posso escolher o Obter dinamicamente da coluna opção. No menu suspenso, selecione a coluna em que os endereços de e-mail estão localizados. Neste exemplo, escolherei a coluna A.

Quando terminar, clique em Concluir e salvar.

Mesclagem de correio do Google Docs

E aí está! Com o Sheetgo, você pode configurar uma mala direta usando o Google Docs em questão de minutos. A partir de uma simples planilha, você pode transferir seus dados dinâmicos para o seu documento e enviá-los como anexo ou link de acesso aos destinatários - tudo automaticamente!

Depois de seguir essas etapas, você poderá enviar documentos personalizados por e-mail em massa com a seguinte aparência:

Como alternativa, você pode assistir ao vídeo abaixo para saber como enviar e-mails personalizados para vários destinatários.

Como fazer uma mala direta no Google Docs

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