Exportar vários conjuntos de dados para várias planilhas

Quando os computadores pessoais foram inventados, um dos principais motivos que os tornaram atraentes foi a aplicação de planilhas. E hoje, é quase impossível imaginar nosso trabalho sem planilhas. Inicialmente, elas eram usadas principalmente por um único usuário no modo offline. Com Planilhas Google, a transição é feita para o modo online com múltiplos usuários. Certamente, a vida é facilitada com tais avanços. Um dos usos mais benéficos que ele oferece é a colaboração. Podemos armazená-los online e gerenciá-los em toda a equipe usando controles de acesso apropriados. Embora tenhamos percorrido um longo caminho com essa inovação, ainda há espaço para melhorias. Por exemplo, ainda não podemos exportar do Google Sheets. Muito menos exportar automaticamente vários conjuntos de dados para várias planilhas ao mesmo tempo.

Por que exportar do Google Sheets?

Veronica é uma operadora de computador em uma escola secundária local. Todas as semanas, a escola organiza testes em papel em todas as turmas para avaliar o desempenho dos alunos. Os alunos respondem a esses testes em folhas de resposta baseadas em OMR. Assim que o teste é feito, Veronica recebe as folhas de resposta de todos os alunos e as executa em seu software. Isso gerará as pontuações de cada aluno e as consolidará em um arquivo CSV, que se parece com isto:

Pelos benefícios que discutimos no início desta postagem, ela armazena este CSV em seu Google Drive. Porque ela pode acessá-lo usando o aplicativo Google Sheets de qualquer lugar. Portanto, toda vez que Veronica tem um novo arquivo CSV, ela copia os dados para o Google Sheets.

Agora, ao final deste processo, cada professor precisa acessar as notas de seus alunos. Para ilustrar isso, consideremos as notas de alunos de três séries – 3ª, 4ª e 5ª. Garrett, Henry e Theresa são os professores dessas séries, respectivamente. Garrett se interessaria pelas notas da 3ª série e não precisaria realmente das notas de outras séries. O mesmo vale para Henry e Theresa. Segregar manualmente os dados e compartilhá-los de acordo com os stakeholders necessários é uma opção, mas não ideal. Mais ainda, quando ela precisa fazer isso com alta frequência e quando há muitas séries para lidar.

Solução: automatize o processo com o Sheetgo

O O complemento Sheetgo para Google Sheets eleva a conectividade entre planilhas para o próximo nível. Com ele, podemos importar, exportar, mesclar ou empilhar dados. Ele pode gerenciar automaticamente todo o trabalho pesado que Veronica teria que fazer manualmente. Podemos instalá-lo em nossas planilhas do Google clicando no botão abaixo:

Assim que terminado, podemos configurar para exportar do Google Sheets vários conjuntos de dados sujeitos à frequência predefinida e às condições de filtro. A exportação ocorre da planilha atual para outras planilhas – tanto nossas quanto de outros usuários.

Configuração: Passos para exportar do Google Sheets

Para fins de demonstração, utilizaremos quatro planilhas, conforme listado abaixo.

1. Todas as Notas – Pontuações
2. Terceira Série – Notas
3. Quarta Série – Notas
4. Quinta Série – Pontuações

Tentaremos configurar a funcionalidade de exportação automática de Todas as Notas – Pontuações arquivo para os próximos três arquivos. Mas antes disso, Veronica importa os dados de pontuações usando o procedimento explicado neste postar. Veja como fica após importar os dados do arquivo CSV usando o Complemento Sheetgo.

Por favor, note que os arquivos correspondentes aos do terceiro, quarto e quinto ano são arquivos externos (ou seja, outros usuários os compartilharam com controle de acesso de edição).

Tentaremos com o Terceira Série – Notas arquivo primeiro. Abaixo está a sequência de passos para fazer isso.

1. Inicie o Sheetgo e crie uma conexão de link de exportação

Se ainda não estiver em execução, navegue até Complementos > Sheetgo > Iniciar, enquanto estivermos no Todas as Notas – Pontuações arquivo, para iniciar o add-on do Sheetgo. Fazer isso abrirá a barra lateral do Sheetgo, semelhante à mostrada na segunda captura de tela. Passe o ponteiro do mouse sobre o círculo verde com um sinal de mais e clique no Exportar opção.

2. Vincule a planilha de origem ao arquivo de destino para onde precisamos enviar os dados

Clique no botão Conectar opção. Isso nos levará à lista de arquivos atualizados mais recentemente por padrão. Se não virmos o arquivo que queremos, podemos procurar o arquivo dentro do Google Drive usando o recurso de pesquisa. Para este exemplo, selecionamos Terceira Série – Notas arquivo para ‘Planilha de destino’, e então para ‘Planilha de origem’ escolha Student_Test_Scores.csv.

Chegamos então à tela de configurações. Aqui podemos selecionar a frequência das atualizações em Atualização automática seção. Nós mudamos para Semanal porque a Verônica atualiza o CSV toda semana. Para evitar confusão com as próximas conexões, vamos mudar o nome da conexão para Notas_Terceiro_Ano.

3. Adicione a condição de filtro para exportação seletiva de dados e crie uma conexão

Para fazer isso, talvez tenhamos que rolar um pouco a barra lateral até vermos Filtrar por Seção. Por padrão, ele mostra “Nenhum filtro ativo”. Clique em editar para adicionar uma condição. Da imagem anterior, percebemos que o campo Nota está na coluna B. Como precisamos criar um filtro com base na Nota, garantimos que seja “Coluna B: Nota” no primeiro menu suspenso. E, garantimos que as segunda e terceira opções sejam “Número é igual a” e “3”, respectivamente. Em seguida, clique em OK.

A seção “Filtrar por” agora mostra "Número da Coluna B é igual a 3". Por fim, para estabelecer o link que pode exportar vários conjuntos de dados, clicamos em CONECTAR botão.

Fazendo isso, percebemos que em poucos segundos, o Sheetgo cria uma nova conexão cujo status mostra “Última atualização: agora”.

Parabéns! Acabamos de exportar uma lista filtrada de pontuações específicas para o terceiro ano! Vamos verificar a Terceira Série – Notas arquivo para ver se os dados foram enviados.

Sim, criou! Vemos que o Sheetgo cria uma nova planilha (o nome será o mesmo da conexão) e, consequentemente, coloca apenas os dados da Terceira Série nela.

Criar outras conexões

Repetimos os passos acima para criar conexões para outros arquivos, a fim de exportar múltiplos conjuntos de dados, mas com algumas diferenças.

• Nós escolhemos Quarta Série – Notas e Quinta Série – Pontuações arquivos para exportar dados específicos do quarto e quinto ano.
• Os critérios de filtro para os arquivos do quarto e quinto ano em Filtrar por as seções são “Número da Coluna B é igual a 4” e “Número da Coluna B é igual a 5”, respectivamente.

Após a conclusão, a lista de conexões ficará assim.

A seguir, estão as capturas de tela de outros arquivos com dados atualizados específicos para cada série.

Assim, configuramos o complemento Sheetgo para exportar vários conjuntos de dados, semanalmente, sujeitos a critérios específicos de filtro de nota. Com esta configuração implementada, tudo o que Veronica precisa fazer agora é atualizar o arquivo CSV. E ela não precisa se preocupar com mais nada.