Latitude 59: Fluxo de trabalho automatizado de gerenciamento de eventos para a plataforma europeia de eventos tecnológicos

Sheetgo is the no-code spreadsheet automation platform that turns the data your team already keeps in Sheets, Excel, and CSVs into pipelines, dashboards, and AI-ready datasets.

Usando o Sheetgo, a Latitude59 agora economiza cerca de 380 horas de trabalho por ano usando um fluxo de trabalho personalizado que conecta os dados de presença dos usuários com as informações da mesa redonda para criar programações de eventos exclusivas em um único local. Como resultado, eles agora têm uma solução totalmente automatizada que lhes dá 4 dias extras por mês para se concentrarem em suas principais ações sem fins lucrativos.

Encontrar uma maneira eficiente de gerenciar um grande volume de dados

Luta para lidar com grandes volumes de dados
Dificuldade de centralizar centenas de eventos de mesa redonda
A entrada manual consumia muito tempo

Os organizadores do Latitude59 estavam procurando uma maneira de simplificar seus processos de dados para obter uma solução eficiente de gerenciamento de eventos. Com mais de 100 eventos de mesa redonda em vários dias para gerenciar e milhares de solicitações de participação dos participantes, o processamento manual dessas solicitações estava fora de questão.

“Foi a primeira vez que realizamos mesas-redondas on-line. Em quatro dias, tivemos cerca de 120 dessas sessões ocorrendo simultaneamente.”

Kadri Sundja, Chefe de Programa e Mentoria | Latitude59

A equipe precisava de uma maneira de filtrar essa grande quantidade de dados de eventos de acordo com a programação, aprovar todos os registros de presença dos clientes e, por fim, criar listas de presença para compartilhar diretamente com esses clientes. A Latitude59 procurou a Sheetgo para criar uma solução de fluxo de trabalho personalizada que pudesse trabalhar com as ferramentas existentes, como o Google Forms, que eles usavam para coletar as inscrições dos participantes.

Uma solução personalizada de organização de eventos usando ferramentas existentes

Conexão de centenas de Formulários e Planilhas Google
Filtrar dados automaticamente de acordo com critérios específicos
Dividir dados para criar um itinerário exclusivo por participante

Com a ajuda dos especialistas da Sheetgo, a Latitude59 criou e escalonou uma solução de gerenciamento de eventos totalmente personalizada. O fluxo de trabalho conecta as respostas do Google Forms com o Google Sheets da mesa redonda para descobrir quais participantes desejam participar de cada mesa redonda. Essas conexões são combinadas com funções de planilha, como QUERY, ARRAY e VLOOKUP, para fazer a correspondência entre o participante e o evento desejado. Esses dados são adicionados a uma nova planilha de aprovações.

“Como em seu lançamento beta habitual, tínhamos apenas ideias aproximadas sobre os processos e não estávamos prontos para lidar com essa quantidade de dados. Com o Sheetgo, pudemos rapidamente dar conta do recado.”

Kadri Sundja, Chefe de Programa e Mentoria | Latitude59

A planilha de aprovações é então analisada pelos organizadores de eventos para aprovar o número de participantes para cada evento de mesa redonda. Depois de aprovada, o Sheetgo usa o recurso Split para criar uma programação de eventos exclusiva para cada participante, que fica localizada em uma pasta do sistema, pronta para ser enviada quando eles quiserem. Por fim, o Latitide59 usa o recurso de automações inteligentes para manter o fluxo de trabalho atualizado em intervalos regulares durante esse período, para que eles sempre tenham em mãos as informações mais recentes e atualizadas sobre os eventos.

Economizar 1 dia de trabalho por semana para se concentrar no gerenciamento de eventos

380 horas economizadas por ano
4 dias de trabalho economizados por mês
100% informações atualizadas para todas as informações do evento

Os organizadores da Latitude59 agora têm uma solução de gerenciamento de eventos totalmente automatizada, na qual podem ver facilmente quantos eventos e participantes precisam organizar e gerenciar. Eles agora economizam cerca de 380 horas, pois não precisam mais inserir e atualizar manualmente as informações dos eventos. Como resultado, o que antes era uma semana muito estressante e de alta pressão, agora é um processo tranquilo graças à Sheetgo.

“Precisávamos de uma maneira de melhorar o gerenciamento dos eventos de mesa redonda, mesmo antes do processo de registro. Agora temos insights realmente confiáveis para organizar eventos que as pessoas realmente querem.”

Sally Hill | Responsável pelas Mesas Redondas, Latitude59

Com comunicação simplificada, atualizações em tempo real e dados centralizados, a eficiência e a qualidade do gerenciamento de eventos aumentaram consideravelmente. Além disso, a Sheetgo utilizou as ferramentas e os processos já existentes, otimizando-os de uma forma que não apenas economizou muito dinheiro, mas também tornou o trabalho muito mais simples. Essa solução personalizada também é extremamente escalonável, portanto, crescerá junto com a Latitude59.

O Latitude59 é o principal evento de tecnologia digital e empreendedorismo realizado anualmente em Tallinn, na Estônia. Ele oferece 99% de serviços governamentais on-line e um programa de residência eletrônica, permitindo que não estonianos administrem um negócio on-line de qualquer lugar do mundo.



Estônia



https://latitude59.ee/

Setor
Tecnologia

Recursos utilizados

Planilhas Google