Validação de dados no Planilhas Google

O Google Sheets oferece uma variedade de recursos e ferramentas que lhe permitem ter controle total sobre como gerenciar seus dados - um deles é a validação de dados.

O recurso de validação de dados no Planilhas Google permite controlar o tipo de dados que podem ser adicionados às células da planilha. Esse é um recurso particularmente útil ao compartilhar os arquivos do Planilhas Google com outros usuários ou ao tentar controlar o tipo de dados contidos nos arquivos.

A validação de dados não só proporciona mais controle sobre os dados da planilha, como também economiza muito tempo e esforço ao ter que editar partes dos dados. Depois de configurar a validação de dados, os usuários ficam limitados a um intervalo específico de dados a serem inseridos.

Vamos dar uma olhada mais detalhada no que o recurso de validação de dados oferece no Planilhas Google e como você pode validar dados em suas próprias planilhas em apenas algumas etapas simples!

O que é validação de dados?

A validação de dados é um tipo de recurso de formatação do Planilhas Google que permite determinar o tipo de entrada que pode ser adicionado ao arquivo da planilha. Isso limitará o tipo de entrada que um usuário pode inserir na planilha; se a entrada não estiver dentro do intervalo de dados que você estabeleceu, ela se tornará inválida.

Vamos dar uma olhada em cada elemento do recurso de validação de dados:

• Aplicar ao intervalo: Esse é o intervalo de células ao qual a validação de dados será aplicada. 
• Critérios: Esse é o tipo de validação de dados que você deseja aplicar. As opções são as seguintes: Menu suspenso, Menu suspenso de um intervalo, Texto, Data, Número, Fórmula personalizada e Caixa de seleção. Você verá uma explicação detalhada na seção Como fazer a validação de dados no Planilhas Google.

Por que validar seus dados no Planilhas Google?

Há muitos motivos pelos quais você deve usar a validação de dados no Planilhas Google. Aqui estão alguns dos benefícios mais importantes:

• Dados precisos: Ao definir parâmetros para a entrada de dados, os usuários não poderão inserir dados ou formatação incorretos sem que o Planilhas Google reconheça isso ou rejeite totalmente a entrada.
• Dados consistentes: Você pode garantir que cada linha de dados siga as mesmas regras adicionando intervalos de dados específicos - por exemplo, se estiver lidando com porcentagens, você pode ajustar o intervalo de dados para que nenhum usuário possa inserir um valor acima de 100.
• Economize tempo de edição: Como esse recurso controla os dados para você, não há necessidade de ler e editar dados incorretos, o que economiza muito tempo.
• Controle as entradas de outros usuários: A validação de dados é particularmente útil se você estiver compartilhando o arquivo do Planilhas Google com outras pessoas ou recebendo dados de outras fontes. Você terá controle total sobre os dados que podem ou não ser inseridos.

O Sheetgo Forms pode facilitar ainda mais sua vida. Com o Sheetgo, você pode inserir dados no Google Sheets facilmente, bastando preencher um formulário. Clique no botão abaixo para começar a usar o Sheetgo Forms.

Caso de uso

Esses benefícios se aplicam ao gerenciamento diário de dados, de modo que a validação de dados pode, de fato, ser usada em quase todos os processos de planilhas e casos de uso.

Por exemplo, digamos que eu esteja encarregado de coletar dados de funcionários para monitorar os pagamentos mensais de salários. Posso usar a validação de dados para controlar o tipo de entrada recebida, como a formatação da data de nascimento, o departamento ao qual pertence ou o ID do funcionário.

Com a validação de dados, não há risco de erros acidentais de entrada manual ou de funcionários inserindo dados incorretos.

Como resultado, terei um grande arquivo de dados precisos de funcionários que não precisarei ler e editar, o que me poupará horas de trabalho.

Como fazer a validação de dados no Planilhas Google

Vamos usar o caso de uso acima para passar por um processo de validação de dados passo a passo.

Conforme mencionado anteriormente, há vários critérios diferentes para a validação de dados no Planilhas Google.

Vamos examinar cada um deles para entender exatamente o que fazem e como podem parecer em seu próprio arquivo do Planilhas Google, usando o caso de uso mencionado acima.

Dropwdown e dropdown de um intervalo

Essa é a opção para criar um menu suspenso na planilha, inserindo as opções manualmente.

Primeiro, em Critérios, selecione Menu suspenso.

Em seguida, escolha o intervalo de células em que você deseja criar a lista suspensa.

Adicione o texto às caixas. Neste exemplo, adicionarei todos os departamentos. 

Você também pode escolher cores diferentes para cada caixa de texto que criar.

Se preferir, você pode selecionar as opções em um intervalo de células em vez de digitar todo o texto nas caixas.

Nesse caso, selecione Menu suspenso (de um intervalo) no Critérios seção.

Depois de selecionar o intervalo em que deseja criar o menu suspenso, escolha o intervalo de células que contém todas as opções que você precisa adicionar à lista.

Agora, não preciso inserir os dados manualmente. Tudo o que preciso fazer é escolher uma das opções da lista suspensa.

Texto

O Texto permite controlar o tipo de texto que um usuário insere em um intervalo de células. Esse critério oferece muitas opções de controle de dados, desde aceitar apenas uma correspondência de texto exata até aceitar um endereço de e-mail ou URL válido.

Neste exemplo, posso garantir que os funcionários insiram um endereço de e-mail válido em minha coluna ‘E-mail’ selecionando O texto é um e-mail válido.

Abaixo de Opções avançadas, Se eu inserir dados inválidos, você poderá escolher o que acontecerá. O Planilhas Google pode mostrar um aviso ou rejeitar a entrada quando os dados são inválidos.

Eu escolherei Mostrar um aviso e clique em Feito.

Agora, se eu inserir dados inválidos, o Planilhas Google mostrará uma mensagem de aviso.

Data

O Data O critério ajuda a garantir que somente datas válidas sejam adicionadas às células e permite até mesmo controlar as entradas de datas antes ou depois de uma determinada data, ou entre determinadas datas.

Por exemplo, digamos que, em minha coluna “Data de nascimento”, eu queira garantir que cada funcionário adicione suas datas corretamente. Ao escolher a opção Data e o critério É uma data válida qualquer data inválida será rejeitada pelo Planilhas Google.

Agora, o Planilhas Google só aceitará uma data válida quando você inserir dados nas células em que a validação de dados for aplicada. Se você clicar duas vezes em uma célula dentro desse intervalo, um calendário será exibido.

Número

O critério Número permite definir um intervalo de números que os usuários podem inserir. Você tem opções para validar números acima ou abaixo de um determinado valor, ou entre dois valores.

Por exemplo, em minha coluna “Employee ID” (ID do funcionário), quero garantir que os funcionários adicionem corretamente seu número de ID de 4 dígitos. Posso escolher Número está entre e adicione o valor mais baixo como 1000 e o mais alto como 9999.

Isso significa que os usuários só podem inserir um número de 4 dígitos.

Caixa de seleção

O Caixa de seleção é talvez a validação de dados mais simples. Ele permite que você formate a célula como uma caixa de seleção.

Por exemplo, digamos que eu queira adicionar uma caixa de seleção à minha coluna ‘Paid?’ para que os funcionários possam marcar essa opção quando receberem o pagamento. Basta selecionar a caixa de seleção Caixa de seleção conforme mostrado abaixo.

Formulários Sheetgo: Elevando a validação de dados

O Sheetgo Forms oferece uma poderosa ferramenta de validação de dados para o Google Sheets.

Ao integrar o Sheetgo Forms, você pode simplificar a coleta de dados e, ao mesmo tempo, garantir que as entradas atendam a critérios de validação predefinidos, reduzindo os erros de entrada manual.

Os formulários do Sheetgo preenchem automaticamente os dados em suas planilhas, permitindo a validação instantânea. Esse recurso garante que os dados coletados sigam o formato e as regras corretas desde o início, aumentando a precisão e a eficiência.

Saiba mais Por que o Sheetgo Forms oferece uma alternativa melhor ao Google Forms.

Como validar dados no Planilhas Google?

E aí está! Agora você deve ser capaz de validar seus próprios dados no Planilhas Google usando qualquer um dos vários critérios demonstrados acima. Você perceberá que, ao usar a validação de dados, não só terá mais controle sobre os dados que outros usuários inserem nas planilhas, como também economizará o tempo que normalmente gastaria revisando e editando os dados.

Se você quiser facilitar ainda mais a inserção de dados no Planilhas Google, confira nosso recurso Sheetgo Forms. Com o Sheetgo Forms, você pode inserir dados no Google Sheets facilmente, bastando preencher um formulário.

Além de poder inserir somente dados válidos, você também terá mais controle sobre a planilha. Por exemplo, se precisar que seus colegas insiram dados, não será necessário compartilhar a planilha com eles. Em vez disso, você pode compartilhar apenas o formulário e pedir aos seus colegas que o preencham sempre que precisarem inserir novos dados. Isso protegerá seus dados e evitará que eles editem a planilha acidentalmente.

Se você quiser saber mais sobre os vários recursos do Planilhas Google, por que não começar com nosso artigo sobre Classificação e filtragem de dados no Planilhas Google?

Como alternativa, dê uma olhada em nossas postagens de blog relacionadas abaixo!