Modelo de planilha de horas de funcionários no Planilhas Google

O controle das horas de trabalho dos funcionários é essencial para a administração de RH, folha de pagamento, cálculo de horas extras e medição da produtividade. Em muitos países, é também uma exigência legal.

Se você emprega freelancers ou funcionários de meio período por hora, precisa de um sistema simples para controlar as horas e pagá-los de acordo.

Mesmo que você administre uma força de trabalho em tempo integral, há muitos motivos para pedir à sua equipe que marque o ponto de entrada e saída. Talvez você queira monitorar o desempenho insuficiente ou evitar o esgotamento se a sua equipe estiver sobrecarregada de trabalho. A menos que você esteja pessoalmente presente no escritório o tempo todo, pode ser difícil ter uma visão geral precisa das horas de trabalho da sua equipe. E se eles trabalham remotamente, um sistema conveniente de controle de horas on-line é essencial.

É possível adquirir um software especializado em gerenciamento de tempo. Mas, para as PMEs, não há necessidade de desembolsar nada caro. Você pode criar seu próprio sistema personalizado de controle de horas usando um modelo de planilha de horas de funcionários - totalmente em planilhas.

Por que usar o Google Sheets para gerenciar planilhas de horas?

• Flexíveis: As planilhas on-line são realmente flexíveis e, por isso, podem ser usadas para criar um sistema de planilha de horas feito sob medida para a sua empresa. Você mesmo pode alterar ou adaptar os arquivos sempre que precisar de mudanças, sem necessidade de codificação ou de uma equipe de TI.
• Acessível: Como o Google Sheets é baseado na nuvem, você pode monitorar as horas de trabalho da sua equipe a partir do seu laptop ou celular, de qualquer lugar. Além disso, você economizará dinheiro em softwares desnecessários ao manter tudo em planilhas.
• Compatível com tudo: todos os outros softwares se integram ao Google Sheets. Como resultado, você pode importar dados de outros setores da empresa, como o financeiro, centralizando tudo no Google Sheets.
• Simples de usar: A maioria dos membros da sua equipe provavelmente já usa planilhas, portanto, eles poderão começar a usar um sistema de planilha de horas baseado em planilhas sem nenhum treinamento. Como bônus, o sistema é preparado para o futuro e fácil de manter.

Primeiros passos

O modelo de planilha de horas do funcionário do Sheetgo no Google Sheets é um modelo de fluxo de trabalho. Isso significa que é um sistema pré-construído para gerenciamento automatizado de planilhas de horas para vários membros da equipe.

O modelo oferece a cada funcionário um arquivo simples e privado no qual ele pode registrar e monitorar suas horas de trabalho e intervalos. Ao mesmo tempo, o gerente tem uma visão geral das planilhas de horas de toda a equipe.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Enquanto um modelo de planilha comum é um arquivo único que contém tabelas, gráficos e fórmulas, um modelo de fluxo de trabalho do Sheetgo é um sistema completo.

É um grupo de Planilhas Google conectadas que enviam dados entre si. Isso permite que os usuários compartilhem dados com outras pessoas sem precisar compartilhar suas próprias planilhas pessoais.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

• Organização e privacidade dos dados: Cada planilha é dedicada a uma tarefa, o que mantém os fluxos de dados seguros e separados.
• Escalabilidade: A função de compartilhamento do Google Sheets é poderosa, mas quando há muitas pessoas trabalhando na mesma planilha, o arquivo pode ficar grande e lento. Manter os dados em arquivos individuais ajuda a garantir que o sistema funcione sem problemas. Sempre que precisar adicionar outra planilha de horas, basta copiar uma das planilhas e compartilhá-la com o colega adicional.
• Integração: Além de poder importar dados de diferentes softwares, um fluxo de trabalho baseado em planilhas permite que os gerentes de RH mesclem dados de departamentos. Com alguns cliques, é possível conectar o fluxo de trabalho de planilha de horas dos funcionários com o fluxo de trabalho de contabilidade (ou de outros departamentos) para criar relatórios para os diretores.

O que você obtém com esse modelo:

Quando você instala o Modelo de planilha de horas de funcionários da Sheetgo, Se o Sheetgo for usado, três arquivos do Google Sheets com conexões pré-construídas do Sheetgo serão salvos em seu Google Drive:

Dois Funcionário planilhas em uma pasta. Renomeie e compartilhe esses arquivos com os membros da equipe e faça quantas cópias forem necessárias para outros funcionários. Cada funcionário usa seu arquivo pessoal para registrar as horas que trabalha.

Um Gerenciamento de timesheet de funcionários planilha mestra para o gerente de RH. Os dados fluem para esse arquivo a partir das planilhas Employee, fornecendo um resumo das horas de trabalho de todos e gráficos de painel automatizados.

Como obter o modelo de fluxo de trabalho

Clique no botão azul abaixo para instalar o modelo de fluxo de trabalho do Sheetgo Employee Timesheet

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo cria cópias dos arquivos e os conecta.

A planilha mestre de gerenciamento do Employee Timesheet é aberta no Sheetgo.

No fluxo de trabalho No diagrama do painel lateral à direita da tela, você verá setas que vão da pasta de planilhas Employee até a planilha mestre. Essas são as conexões do Sheetgo que transportam dados de arquivo para arquivo.

Como usar o modelo Employee Timesheet

Etapa 1: Excluir os dados de amostra

Você notará que o Funcionário contêm dados de amostra nos arquivos Folha de ponto isso é apenas para mostrar como o modelo inteiro funciona. Você pode excluir essas informações ou pedir aos seus colegas que façam isso antes de começarem a usar a planilha.

Etapa 2: Compartilhe as planilhas com seus colegas

Dentro do Sheetgo, abra uma das Funcionário planilhas eletrônicas e clique em Compartilhar no canto superior direito da tela.

Agora, renomeie a planilha e compartilhe-a com o colega apropriado usando o botão verde Compartilhar no Planilhas Google.

Etapa 3: Os funcionários começam a registrar suas horas

Após a atribuição de uma planilha pessoal, cada funcionário deve começar a registrar suas horas de trabalho na Folha de ponto guia.

Não é necessário que eles insiram nada no gray Coluna F (Horas trabalhadas) pois o modelo calcula isso automaticamente.

Etapa 4: Transferir os dados

Quando todos os membros da equipe tiverem começado a registrar suas horas, você precisará puxar esses dados para a planilha principal, atualizando o fluxo de trabalho.

O modelo contém conexões pré-construídas do Sheetgo, portanto, você pode fazer isso em um clique.

Clique em Fluxo de trabalho para abrir a barra lateral e, em seguida, clique em Executar.

Etapa 5: Automatize o fluxo de trabalho da planilha de horas

Se você estiver gerenciando uma equipe grande e lidando com várias planilhas de horas, poderá programar o fluxo de trabalho para ser executado automaticamente, de modo a ter sempre os dados mais recentes das planilhas de horas de cada funcionário.

Clique em Fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Automatizar na barra de menus.

Escolha a frequência com que você deseja fazer transferências automáticas: de uma vez por hora a uma vez por mês.

Como adicionar mais planilhas de funcionários

Você pode adicionar mais Funcionário planilhas para o fluxo de trabalho duplicando uma das planilhas de entrada e conectando-a com novas conexões do Sheetgo.

1. Vá para o Google Drive e abra a pasta Modelos da Sheetgo > Gerenciamento de timesheet de funcionários.

2. Clique com o botão direito do mouse em um dos Employee Files e clique em Fazer uma cópia.

4. próximo à conexão Todos os relatórios de timesheet clique no menu de três pontos (⋮) e selecione Editar.

Abaixo de Dados de origem: Vários arquivos, Você verá os dois Funcionário arquivos que estão conectados no momento.

5. Clique em +Adicionar outro arquivo de origem
6. Clique em +Selecionar arquivo, Localize o arquivo do novo funcionário no Google Drive e clique em Feito.
7. O arquivo aparece no Sheetgo. Agora, selecione a guia correta do arquivo: Folha de ponto.
8. Clique em Concluir e salvar.

Se você der uma olhada no Fluxo de trabalho, Você verá que o novo arquivo agora está conectado.

Para obter mais orientações sobre a expansão do modelo, consulte a instruções aqui.