Modelo de controle de frequência dos alunos no Planilhas Google

Se você precisa de um rastreador de frequência dos alunos confiável e de uma forma de analisar a frequência ao longo do tempo, pode usar algo melhor do que sua memória e uma pilha de listas de papel.

Felizmente, o setor educacional está se aproximando cada vez mais de outros locais de trabalho e adotando novas tecnologias para modernizar as práticas de trabalho. Transformando práticas manuais demoradas em processos automatizados. Isso economiza o precioso tempo dos professores e ajuda os administradores a administrar suas escolas com mais eficiência.

No entanto, pode ser difícil encontrar um software que seja acessível para as escolas e fácil de usar para a equipe. Vamos examinar o modelo de controle de frequência de alunos do Sheetgo no Planilhas Google.

Por que usar o Planilhas Google para criar um controle de frequência dos alunos?

Com o poder do Planilhas Google, as instituições educacionais podem projetar um sistema de atendimento personalizado para atender às suas necessidades específicas.

• Flexível: Crie um sistema de frequência que se adapte à sua escola. Se as coisas mudarem no futuro, basta adaptar suas planilhas, sem a necessidade de um novo software ou suporte de TI.
• Acessível: Acesse os dados de todas as suas aulas de qualquer lugar do mundo em seu laptop ou smartphone.
• Compatível: Muitos outros softwares se integram ao Planilhas Google. Se você tiver dados armazenados em outros programas (como o Google Classroom), poderá facilmente fazer o download ou importar diretamente esses dados e centralizar tudo no Google Sheets.
• Fácil de usar: Quase todos os profissionais trabalham com planilhas em algum momento de suas vidas. O Google Sheets é um sistema muito intuitivo e fácil de usar, mesmo para iniciantes em planilhas. Isso facilita a manutenção e o treinamento, e você pode ter certeza de que seu sistema está preparado para o futuro.

Por que usar o Sheetgo?

O Sheetgo é uma ferramenta poderosa que transforma a maneira como você gerencia dados em planilhas. Ela agiliza a coleta, a organização e a análise, facilitando a simplificação de tarefas para os usuários.

Esse modelo baseado em planilha da Sheetgo é um sistema pré-construído para o gerenciamento automatizado de presença. Ele traz muitos benefícios:

• Ele pode ser usado por qualquer escola, faculdade ou centro de treinamento.
• Ele oferece aos professores uma maneira simples e confiável de fazer o registro. .
• Ele fornece aos administradores os registros de frequência de cada aluno e classe.

O que é um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha?

Um modelo normal de rastreador de presença é um arquivo único que contém tabelas, gráficos, layouts e fórmulas, mas um modelo de fluxo de trabalho do Sheetgo é muito mais do que isso. Trata-se de um grupo de Planilhas Google interconectadas que trocam dados entre si. Isso permite que você compartilhe informações com colegas enquanto trabalha de forma autônoma em seu próprio arquivo individual.

Um modelo de fluxo de trabalho baseado em planilha oferece a você:

1. Organização e privacidade de dados
   • Cada arquivo é específico para uma tarefa, O controle de frequência dos alunos é feito por meio de uma planilha, mantendo os fluxos de dados seguros e separados. Os professores têm suas próprias planilhas pessoais para o controle de frequência dos alunos. 
   • As autoridades podem combinar dados confidenciais de todos os professores e turmas em uma planilha e um painel central.
2. Escalabilidade
   • Manter o sistema funcionando sem problemas dividindo os dados em planilhas separadas e especializadas. É claro que o Google Sheets tem uma poderosa função de compartilhamento. Mas se houver muitas pessoas trabalhando no mesmo arquivo, ele poderá ficar sobrecarregado e lento.
   • Para adicionar novas turmas ou professores facilmente, Se você tiver uma planilha, basta duplicar uma das planilhas e compartilhá-la com a pessoa correspondente.
3. Integração: 
   • Importar e incorporar dados com facilidade de outro software, um fluxo de trabalho baseado em planilhas 
   • Permite que as autoridades mesclem dados de toda a instituição.
   • Com apenas alguns cliques, conecte seu fluxo de trabalho de gerenciamento de presença com seu fluxo de trabalho financeiro para gerar um relatório de nível superior para os diretores.

O que você obtém com esse modelo?

Quando você instala o modelo de rastreador de frequência de alunos do Sheetgo, quatro arquivos do Google Sheets com conexões pré-construídas do Sheetgo são salvos no seu My Drive.

1. Três Classe planilhas eletrônicas: 
• Compartilhe essas folhas de presença com os professores e faça quantas cópias forem necessárias para outras turmas.
• Cada professor usa sua cópia dessa planilha para registrar se os alunos estão presentes, ausentes, dispensados ou atrasados para a aula.
• A planilha fornece automaticamente ao professor as médias e os totais, para que ele possa acompanhar cada aluno.
2. Um Gerenciamento de presença folha de registro para o administrador da escola ou chefe de departamento:
• As conexões do Sheetgo extraem dados de todas as planilhas da turma diretamente para esse arquivo. Um painel de controle exibe informações importantes, como taxas de frequência por classe e os 10 principais alunos que faltam repetidamente, em gráficos fáceis de ler.
• Uma guia do rastreador de presença permite verificar se a lista de presença foi registrada para cada classe, todos os dias. Ela sinaliza os professores que se esqueceram de registrar a presença.
• Um rastreador de frequência mensal automatizado e uma visão geral por aluno.

Como instalar o modelo de rastreador de presença

1. Faça login no Sheetgo com sua conta do Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Clique em Instalar o modelo, e Instalar no Google Drive.
3. Aguarde alguns instantes enquanto o Sheetgo instala o modelo e cria as conexões.

Como o modelo funciona

O arquivo mestre de gerenciamento de presença é aberto no Sheetgo.

Para abrir qualquer uma das planilhas, clique duas vezes no arquivo na barra lateral do lado direito.

Como usar o modelo

Etapa 1: Compartilhe com os professores

Compartilhe as planilhas da turma com os professores responsáveis por preenchê-las. Para fazer isso, abra um dos arquivos clicando duas vezes nele.

Ele é aberto dentro do Sheetgo. Mova a barra deslizante azul para a direita da tela e, em seguida, abra o arquivo em uma nova guia do navegador clicando em Abrir em uma nova janela.

Agora, renomeie o arquivo conforme apropriado e clique no botão verde Compartilhar para compartilhar a planilha com o professor responsável por essa classe.

Etapa 2: Insira os dados do aluno

As planilhas do modelo são fornecidas com dados de amostra para mostrar como o sistema funciona. Cada professor pode substituir os dados com sua própria lista de alunos ou, se você for o administrador, pode fazer isso por eles.

Abra uma planilha Class e vá para a seção Instruções guia. Digite os nomes na seção Lista de alunos.

Etapa 3: Registre a presença

Durante cada aula, o professor pode rapidamente fazer anotações diretamente em sua planilha.

Há uma guia para cada mês do ano. Os dias do mês são exibidos na parte superior da tela, da esquerda para a direita.

Usando o menu suspenso abaixo de cada dia, o professor seleciona se cada aluno está presente (P), atrasado (T), dispensado ou ausente (E) ou não dispensado (U).

Etapa 4: Automatizar o fluxo de trabalho

Toda vez que você atualiza o fluxo de trabalho, novos dados são extraídos das planilhas das turmas dos professores diretamente para a planilha de gerenciamento. Você pode fazer isso manualmente clicando em Executar mas também é possível programar atualizações automáticas para garantir que você sempre tenha os dados mais recentes de todas as suas turmas.

Vá até a barra de menu flutuante e clique em Automatizar. Escolha a frequência com que deseja receber atualizações. Para monitorar a frequência dos alunos, uma vez por dia geralmente é suficiente.

Seu sistema de controle de frequência dos alunos está em funcionamento!

Confira as guias do painel na planilha mestre de gerenciamento. Você pode adicionar o logotipo da sua escola ao painel principal. Você também pode inserir os feriados escolares na guia Verificador diário de presença guia.