Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets

Une liste déroulante dans Google Sheets permet de choisir une valeur parmi un ensemble d'options au lieu de la saisir. Les entrées restent cohérentes et les fautes de frappe ne peuvent pas s'y glisser.

Un menu déroulant est une règle de validation des données qui limite une cellule aux options que vous définissez et les affiche sous forme de menu. Les étapes ci-dessous montrent comment en ajouter un. Plus bas, vous verrez comment le remplir à partir d'une plage, lui attribuer des couleurs, le modifier, le copier ou le supprimer, et créer un menu déroulant dépendant.

Comment ajouter une liste déroulante dans Google Sheets

Pour insérer un menu déroulant, il vous faut les cellules et les options parmi lesquelles choisir.

1. Sélectionnez la cellule ou la plage où vous voulez le menu déroulant.
2. Allez dans Insertion > Menu déroulant. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur les cellules et choisir Menu déroulant, ou aller dans Données > Validation des données et cliquer sur Ajouter une règle.
3. Dans le panneau latéral Règles de validation des données, laissez Critères sur Menu déroulant.
4. Saisissez chaque option dans son propre champ.
5. Cliquez sur OK.

La cellule affiche désormais un chip avec une flèche. Cliquez dessus et choisissez une option. Pour créer un menu déroulant qui lit ses options dans des cellules de votre feuille, utilisez Menu déroulant (à partir d'une plage), expliqué plus bas.

Quels sont les avantages des listes déroulantes dans Google Sheets ?

Les listes déroulantes présentent de nombreux avantages, notamment :

Précision : Les listes déroulantes de Google Sheets améliorent la précision des données en limitant les options à des choix prédéfinis. Cela élimine les erreurs et les fautes de frappe, et facilite l'analyse des données par la suite.

Gain de temps : Les listes déroulantes vous font gagner beaucoup de temps, car elles offrent un moyen simple et rapide de saisir des données. Au lieu de taper les valeurs, il vous suffit de sélectionner une option dans le menu déroulant.

Cohérence: avec les listes déroulantes, vous avez la garantie que vos données restent cohérentes, car les utilisateurs choisissent parmi un ensemble d'options prédéfini.

Dans cet exemple, prenons une feuille de calcul qui contient plusieurs marques de voitures, leurs modèles et leurs prix.

Comment créer un menu déroulant à partir d'une plage

Choisissez le critère selon la fréquence à laquelle la liste change. Pour quelques options fixes, comme À faire, En cours et Terminé, le critère Liste déroulante avec des éléments saisis fonctionne bien. L'inconvénient, c'est que chaque modification vous oblige à ouvrir le panneau de validation des données et à modifier les éléments à la main.

En revanche, si vous sélectionnez Liste déroulante (à partir d'une plage), la liste se met à jour automatiquement chaque fois que vous ajoutez ou supprimez des éléments dans cette plage.

Dans cet exemple, Google Sheets a créé la liste déroulante à partir de l'onglet Cars , en récupérant les données de la plage indiquée (à partir de la cellule A2, vers le bas). Si vous ajoutez des données dans cette plage, Google Sheets met automatiquement à jour la liste déroulante.

Les options apparaissent dans le même ordre que les cellules de la plage source. Pour les réorganiser, triez la plage ou faites pointer le menu déroulant vers une copie triée créée avec la Fonction SORT. Dans une liste saisie, faites glisser les éléments par la poignée située à leur gauche dans le panneau latéral.

Comment attribuer des couleurs à une liste déroulante

Si vous trouvez votre menu déroulant fade et peu attrayant, vous pouvez le personnaliser en attribuant une couleur différente à chaque élément.

Cliquez sur le cercle à côté de l'élément à personnaliser. Il ne vous reste plus qu'à choisir une couleur de fond pour cet élément.

Vous pouvez attribuer une couleur différente à chaque élément, ce qui rend les valeurs plus faciles à repérer quand vous relisez ou triez les données.

Les couleurs des chips remplacent l'ancienne méthode, qui consistait à créer une règle de mise en forme conditionnelle pour chaque option. Utilisez Format > Mise en forme conditionnelle uniquement si la valeur du menu déroulant doit colorer une ligne entière, comme le montre ce guide sur la mise en forme conditionnelle basée sur une autre cellule.

Options avancées du menu déroulant : texte d'aide, données non valides et style d'affichage

Quand vous créez un menu déroulant et appliquez une validation des données dans Google Sheets, quelques options avancées vous permettent de personnaliser les critères de validation.

Pour afficher un texte d'aide pour la cellule sélectionnée, cochez la case et rédigez votre message personnalisé.

Si vous saisissez des données non valides au lieu de choisir un élément du menu déroulant, Google Sheets affiche un message d'avertissement.

Vous pouvez aussi choisir l'option Refuser la saisie si les données ne sont pas valides. Google Sheets refuse alors automatiquement la saisie et affiche un message.

Vous pouvez aussi personnaliser le style d'affichage si vous ne voulez pas des chips du menu déroulant. Si vous sélectionnez Flèche, Google Sheets affiche uniquement une flèche vers le bas dans la cellule.

Si vous choisissez Texte brut, le menu déroulant n'est pas visible. Il apparaît quand vous double-cliquez sur la cellule. Si vous commencez à saisir du texte dans la cellule, Google Sheets vous propose les options disponibles qui y correspondent.

Comment modifier une liste déroulante

Sélectionnez une cellule contenant le menu déroulant, allez dans Données > Validation des données et cliquez sur la règle dans le panneau latéral. Vous pouvez aussi ouvrir le menu déroulant et cliquer sur l'icône en forme de crayon en bas de la liste.

Dans le panneau latéral, modifiez les cellules sous Appliquer à la plage, ajoutez ou supprimez des éléments, ou faites-les glisser pour changer leur ordre. Cliquez sur Terminé pour enregistrer les modifications.

Comment copier une liste déroulante

Copiez la cellule contenant le menu déroulant et collez-la dans une autre cellule. La règle et ses options sont copiées avec elle.

Pour coller uniquement le menu déroulant et conserver la mise en forme des cellules cibles, utilisez Édition > Collage spécial > Validation des données uniquement. Pour le recopier vers le bas d'une colonne, faites glisser la poignée de recopie dans l'angle inférieur droit de la cellule.

Comment supprimer une liste déroulante

Sélectionnez les cellules contenant le menu déroulant et allez dans Données > Validation des données. Cliquez sur la règle, puis sur Supprimer la règle. Les valeurs déjà présentes dans les cellules restent en place ; seul le menu déroulant disparaît.

Comment créer une liste déroulante dépendante

Une liste déroulante dépendante, aussi appelée menu déroulant conditionnel, affiche des options en fonction de la valeur choisie dans un autre menu déroulant.

Autrement dit, les choix proposés dans le second menu déroulant dépendent de la sélection faite dans le premier. Par exemple, si vous sélectionnez Toyota, le second menu déroulant propose les véhicules Toyota.

Pour créer une liste déroulante dépendante, suivez les instructions ci-dessous.

1. Créez le premier menu déroulant

Commencez par sélectionner Liste déroulante (à partir d'une plage) dans le Critères section.

Sélectionnez la cellule à laquelle vous allez appliquer la validation des données. Dans cet exemple, je crée le menu déroulant dans la cellule F2.

Après avoir sélectionné la plage où vous voulez créer le menu déroulant, choisissez la plage de cellules qui contient toutes les options à ajouter à la liste (colonne A, à partir de la cellule A2).

2. Filtrez les données du premier menu déroulant

J'utilise la fonction Fonction FILTRE pour créer une formule qui renvoie uniquement les options disponibles correspondant à la première colonne.

La plage correspond aux données à filtrer. Dans cet exemple, il s'agit des données de la colonne B. 

La condition est la colonne ou la ligne qui contient les valeurs correspondant à la première colonne. Il s'agit des données de la première colonne qui correspondent à la valeur de la cellule F2.

Voici la formule : =filter(B2:B,A2:A=F2)

Quand je sélectionne une marque de voiture dans le menu de la cellule F2, tous les modèles disponibles de cette marque apparaissent dans la colonne D.

3. Créez le second menu déroulant

Je crée un autre menu déroulant dans la cellule G2, qui récupère les données de la colonne D.

Quand je choisis une marque de voiture dans le premier menu, le second menu déroulant change en fonction de l'option sélectionnée dans le premier.

Je peux maintenant créer une autre formule avec la fonction FILTER pour afficher le prix.

Passez à la vitesse supérieure avec la validation des données

Voilà comment créer un menu déroulant dépendant dans Google Sheets. 

Quand plusieurs personnes saisissent des données dans la même feuille de calcul, essayez Formulaires Sheetgo. Vous créez un formulaire avec les mêmes contrôles, menus déroulants dépendants compris, et les gens le remplissent sans avoir besoin d'accéder à votre feuille de calcul.

Chaque réponse arrive sous forme de ligne dans Google Sheets. Sheetgo transfère ensuite ces lignes vers les rapports et fichiers de votre équipe, pour que les données restent propres et prêtes pour l'IA dès la première saisie.