Comment utiliser le module complémentaire formMule pour Google Sheets ?

Vous envoyez beaucoup d'e-mails ? Vous êtes peut-être un blogueur dont la liste de diffusion ne cesse de s'allonger ou un administrateur d'école qui doit envoyer des courriels aux parents. J'espère que vous n'envoyez pas tous vos courriels manuellement ! Si vous n'avez pas l'habitude d'envoyer des courriels en masse, vous êtes peut-être à la recherche d'une solution pour automatiser votre processus. Il existe de nombreuses options de fusion d'e-mails, trop nombreuses pour être dénombrées. Mais elles ne sont pas toutes égales ! Aujourd'hui, nous vous expliquons comment utiliser l'un des principaux modules complémentaires de fusion d'e-mails pour Google Sheets, FormMule.

Qu'est-ce qu'un add-on ?

Les modules complémentaires de Google sont des outils tiers auxquels vous pouvez accéder à partir de vos feuilles de calcul pour améliorer votre façon de travailler. Il existe des centaines de modules complémentaires que vous pouvez utiliser à des fins diverses. Certains d'entre eux vous permettent d'automatiser des tâches simples, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les erreurs qui peuvent résulter d'un travail manuel. D'autres sont plus complexes et peuvent s'intégrer à des outils SaaS ou vous aider à analyser des données et à établir des rapports. Les modules complémentaires peuvent être gratuits ou faire l'objet d'un abonnement. Ils sont faciles à obtenir et généralement conçus pour être assez intuitifs à utiliser.

Qu'est-ce qu'un publipostage ?

Une fusion de courrier est une fonction d'un logiciel de courrier électronique ou de tableur qui permet aux utilisateurs d'automatiser l'envoi de courriers électroniques en masse. Avec les programmes de fusion de courrier de base, vous pouvez envoyer des courriels et des documents en masse à votre liste de diffusion. Avec des outils de fusion de courrier plus avancés, comme FormMule, vous pouvez envoyer des courriels en masse hautement personnalisés aux utilisateurs sur la base des informations qu'ils fournissent dans les formulaires Google.

Qu'est-ce que FormMule ?

FormMule est un module complémentaire pour Google Sheets et un outil de fusion de courrier très polyvalent. Vous pouvez créer des conditions complexes pour l'envoi de vos courriels, personnaliser ce qui est envoyé, quand et à qui, sur la base de conditions personnalisées. Vous pouvez configurer FormMule pour qu'il envoie des courriels selon un calendrier établi à partir d'une feuille de calcul ou en fonction des soumissions de formulaires.

Qui utilise FormMule ?

FormMule est l'un des superbes modules complémentaires de CloudLab, qui crée des outils électroniques pour changer la façon dont les écoles fonctionnent dans l'espace numérique. Ce module complémentaire a été conçu pour les éducateurs, mais c'est un outil précieux pour tous ceux qui veulent automatiser des tâches administratives ou créer des systèmes de distribution de l'information. FormMule offre d'excellentes ressources pour les enseignants, les administrateurs d'établissements scolaires et les gestionnaires de domaines Google Apps for Education. Même si vous ne travaillez pas dans le secteur de l'éducation, certaines de ces ressources pourraient vous aider à trouver des solutions pour vos propres processus de publipostage.

Comment accéder à FormMule

Il est très simple d'obtenir des add-ons pour Sheets ! La façon la plus rapide d'obtenir FormMule est de cliquez sur ce lien qui vous conduira directement à la boutique en ligne. Cliquez simplement sur le bouton ‘Gratuit’ et le module complémentaire sera ajouté à votre compte Google Sheets.

Vous pouvez également obtenir le module complémentaire en suivant les étapes suivantes :

1. Ouvrir une feuille Google
2. Cliquez sur le bouton "add-ons" dans le menu de navigation
3. Cliquez sur le bouton Obtenir des modules complémentaires
4. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de naviguer.
5. Tapez “FormMule” dans la boîte de recherche.

Vous êtes prêt à utiliser FormMule !

Comment utiliser FormMule

Maintenant que le module complémentaire est rattaché à votre compte Google, il est temps de créer votre premier publipostage. FormMule offre de nombreuses options que vous pouvez sélectionner pour personnaliser vos courriels. Vous pouvez même avoir jusqu'à 15 modèles différents basés sur certaines conditions. Aujourd'hui, imaginons que vous fournissiez des informations sur l'inscription aux équipes sportives de votre école primaire.

Nous allons créer un formulaire qui permettra aux parents d'inscrire leurs enfants à des activités sportives. Ensuite, nous définirons les conditions pour qu'ils reçoivent automatiquement un courriel d'information. Nous conserverons également nos données dans notre feuille de calcul afin de pouvoir, plus tard dans l'année scolaire, envoyer des mises à jour automatiques aux familles sur la base des informations qu'elles ont initialement fournies !

1. Dans votre feuille de calcul, cliquez sur Outils → Créer un formulaire

2. Créer les conditions à partir des formulaires. Pour ce tutoriel, je vais rester simple. Nous demanderons aux parents de fournir une adresse électronique, le nom et le prénom de l'enfant, son niveau scolaire et de choisir un club sportif.

3. Nous avons maintenant notre première réponse ! Envoyons à l'élève un courriel concernant son activité extrascolaire !

4. Cliquez sur Compléments → Utilitaire de fusion d'emails FormMule → Ouvert et le module complémentaire s'ouvrira dans votre feuille.

FormMule vous guidera dans l'installation.

5. Suivez les étapes du gestionnaire d'installation de FormMule pour créer la fusion de courrier. Nous choisirons notre formulaire comme source et déclencherons la fusion pour envoyer un courriel chaque fois qu'une réponse au formulaire est soumise. Ainsi, les parents recevront un courriel d'information dès qu'ils en feront la demande ! Nous pouvons utiliser ce formulaire pour créer plusieurs fusions de courriers. Plus tard, nous pourrons dupliquer ces données et créer des courriels automatisés qui seront envoyés selon un calendrier précis.

6. Après avoir défini les conditions d'envoi, il est temps de créer les éléments suivants des modèles de courrier électronique. Nous avons rédigé un courriel d'introduction en utilisant des balises pour personnaliser le courriel pour chaque enfant. Nous pouvons créer un modèle pour chaque club sportif !

Conclusion

C'est probablement la partie de votre installation qui prendra le plus de temps. Vous devrez rédiger et prévisualiser chaque modèle pour vous assurer que les emails que vous envoyez sont précis et de haute qualité. Cependant, après avoir configuré vos modèles, vous pouvez les oublier et laisser FormMule faire tout le travail à partir de maintenant !

Pour trouver l'inspiration et des idées, consultez notre liste des 5 meilleurs modules complémentaires de Google Sheets pour l'éducation.