Modèle OKR dans Google Sheets

Le système de gestion OKR a été développé à l'origine par l'ancien PDG d'Intel, Andy Grove, dans les années 1970, mais il est devenu très connu après avoir été adopté par Google. De nombreux initiés, dont le cofondateur de Google, Larry Page, attribuent au cadre OKR le mérite d'avoir aidé Google à atteindre la taille qu'il a aujourd'hui. Depuis, la méthode a été mise en œuvre par de nombreux géants de la Silicon Valley, dont LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify et Uber.

Les OKR aident les entreprises à planifier et à évaluer les performances organisationnelles. Pour ce faire, vous fixez des buts clairement définis (objectifs) et utilisez des mesures pour déterminer si ces buts ont été atteints (résultats). Si vous connaissez déjà la méthode OKR, vous pouvez commencer immédiatement à utiliser le modèle OKR de Sheetgo.

La méthode OKR est conçue pour aider les équipes :

• Aligner les objectifs sur l'ensemble de l'organisation
• Fixer des objectifs au niveau de l'individu, de l'équipe et de l'entreprise
• Atteindre rapidement des objectifs ambitieux
• Encourager l'innovation

Quelle est la différence entre les KPI et les OKR ?

S'agit-il de la même chose ? Pas tout à fait. Les ICP - ou indicateurs clés de performance - sont un autre type de mesure de la performance, mais les ICP sont davantage axés sur la communication de résultats. Ces résultats sont utilisés pour évaluer le succès d'une entreprise ou d'un projet individuel. En revanche, les OKR sont axés sur les objectifs. Les OKR sont également plus spécifiques et plus étroits, avec des résultats qui peuvent être mesurés sous forme numérique.

Alors que les indicateurs de performance clés ont tendance à rester inchangés sur de longues périodes, les OKR sont axés sur des objectifs à court terme. Les progrès des OKR sont suivis sur une période définie : généralement un trimestre d'activité.

Cela peut être un peu déroutant. La méthode OKR vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes à l'heure actuelle. Par conséquent, certains de vos indicateurs de performance clés (les plus urgents) peuvent être inclus dans vos OKR !

Comment suivre les OKR

Axé sur la réalisation d'objectifs concrets dans des délais courts, le cadre OKR est devenu populaire parmi les entreprises technologiques opérant dans un environnement en constante évolution. Il est idéal pour les startups et les autres équipes qui souhaitent se développer rapidement.

Cela dit, il s'agit d'un système efficace et simple qui peut être mis en œuvre n'importe où, par n'importe qui. Peut-être souhaitez-vous simplement organiser votre vie quotidienne aussi efficacement que Google ?

Quel que soit le type de plan, de projet ou d'entreprise que vous avez, les OKR vous aident simplement à faire avancer les choses. Mais comment mesurer et suivre les OKR ?

Il existe plusieurs outils de gestion des performances, mais il n'est pas nécessaire d'investir dans un nouveau logiciel. Vous pouvez créer un système de suivi OKR efficace en utilisant un modèle OKR dans Google Sheets.

Pourquoi utiliser Google Sheets pour gérer les OKR ?

• Souplesse : Les feuilles de calcul en ligne peuvent être utilisées pour n'importe quoi, y compris pour la gestion des OKR et des performances. Grâce à leur polyvalence, vous pouvez adapter les feuilles chaque fois que vous avez besoin de faire des changements. Aucun codage ni support informatique n'est nécessaire.
• Accessible : les feuilles de calcul basées sur le cloud vous permettent de suivre les objectifs et les progrès de votre équipe depuis votre ordinateur portable ou votre mobile, à tout moment et en tout lieu. De plus, vous économiserez de l'argent sur les logiciels inutiles en conservant tout dans des feuilles de calcul fiables.
• Compatible avec tout : tous les autres logiciels s'intègrent à Google Sheets. Par conséquent, vous pouvez rapidement importer des données provenant d'autres domaines de l'entreprise, tels que les ressources humaines ou les finances, et tout centraliser dans les feuilles de calcul.
• Facile à utiliser : Il est probable que la plupart des membres de votre équipe utilisent déjà des feuilles de calcul. Il est donc facile d'introduire un système OKR basé sur des feuilles sans formation. De plus, le système est évolutif et simple à maintenir.

Comment démarrer

Le modèle OKR de Sheetgo dans Google Sheets est un modèle de flux de travail complet. Il s'agit d'un système préconstruit de suivi automatisé des OKR qui peut être utilisé par n'importe quelle équipe, dans n'importe quelle entreprise. Le modèle offre à chaque département un moyen simple d'enregistrer et de suivre ses progrès, en tant qu'individu ou équipe. En même temps, les responsables ont une vue d'ensemble des performances de l'ensemble de l'entreprise.

Chaque service dispose de son propre tableau de bord :

Qu'est-ce qu'un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul ?

Un modèle de feuille de calcul classique est un fichier unique contenant des tableaux, des graphiques, des mises en page et des formules, alors qu'un modèle de flux de travail Sheetgo est un système complet. Il s'agit d'un groupe de feuilles de calcul Google connectées qui s'échangent des données.

Cela signifie que vous pouvez partager des données avec d'autres personnes sans devoir partager votre feuille de calcul. Chaque personne ou service peut travailler de manière autonome dans son propre dossier.

Un modèle de flux de travail basé sur une feuille de calcul vous permet :

• Organisation et confidentialité des données : Chaque fichier est dédié à une tâche, ce qui permet de sécuriser et de séparer les flux de données.
• Évolutivité : La fonction de partage de Google Sheets est puissante, mais le fait que plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul peut rendre le fichier lourd et lent. La séparation des données dans des feuilles de calcul individuelles permet au système de fonctionner sans heurts. Pour étendre le modèle à d'autres services, il suffit de dupliquer l'une des feuilles de calcul et de la partager avec d'autres équipes.
• Intégration : Outre la possibilité d'importer des données à partir de différents logiciels, un flux de travail basé sur une feuille de calcul permet aux gestionnaires de fusionner les données des différents services. En quelques clics, vous pouvez relier votre flux de commandes d'achat à votre flux de travail de flux de travail budgétaire (ou ceux d'autres départements) pour générer des rapports de haut niveau.

Ce que vous obtenez avec ce modèle :

Lorsque vous installez le modèle Sheetgo Company OKR dans Google Sheets, sept fichiers Google Sheets contenant des connexions Sheetgo prêtes à l'emploi sont enregistrés dans votre Google Drive :

• Six Département dans un dossier. Renommez et partagez ces fichiers avec chaque équipe et faites-en autant de copies que nécessaire pour les autres départements. L'équipe utilise son fichier pour fixer ses objectifs et ses résultats clés et pour mettre à jour ses progrès individuellement.
• Un Fiche d'OKR de l'entreprise pour le(s) responsable(s). Ce fichier est alimenté par les feuilles de calcul du département et fournit une vue d'ensemble de tous les objectifs de l'équipe et des résultats clés sous forme de tableaux et de graphiques de bord.

Comment obtenir le modèle de flux de travail

Cliquez sur le bouton bleu ci-dessous pour installer le modèle OKR de Sheetgo Company dans Google Sheets.

1. Connectez-vous à Sheetgo avec votre compte Google, Microsoft ou Dropbox.
2. Cliquez sur Installer le modèle.
3. Patientez quelques instants pendant que Sheetgo crée des copies des fichiers et les connecte.

Le modèle OKR de Google Sheets s'ouvre dans Sheetgo. 

Dans le diagramme de flux de travail à droite de votre écran, vous verrez des flèches allant du dossier des feuilles de calcul du département à la feuille maîtresse. Il s'agit des connexions Sheetgo qui transportent les données d'un fichier à l'autre.

Comment utiliser le modèle OKR

Étape 1 : Partager les fiches de service

Ouvrez les fichiers du département en cliquant sur Workflow dans le panneau latéral et double-cliquez sur l'icône du dossier. Prenez quelques minutes pour vous familiariser avec les fichiers afin de voir comment fonctionne le modèle.

Vous remarquerez que ces Département contiennent des échantillons de données.

Renommez chaque fichier pour les équipes de votre entreprise et supprimez les données de l'échantillon ou demandez à chaque chef d'équipe d'écraser ces informations lorsqu'il commencera à utiliser le modèle.

Partagez le fichier avec les chefs d'équipe, s'ils sont responsables de la mise à jour des progrès de chacun des membres de leur équipe.

Si vous souhaitez accorder à tous les membres de l'équipe un accès à la modification, vous pouvez également partager la feuille de calcul avec tous les membres du service.

Étape 2 : Les équipes définissent leurs OKR

Tout d'abord, chaque service doit convenir de ses objectifs en équipe et les inscrire dans le système de gestion des ressources humaines. Objectifs de l'équipe tabulation.

Chaque objectif doit avoir un titre qui le distingue clairement des autres. Cela vous aidera à attribuer les résultats clés à l'objectif approprié.

Si vous avez besoin de conseils ou d'inspiration pour définir des OKR, consultez nos conseils ci-dessous.

Étape 2 : Les équipes définissent leurs OKR

Tout d'abord, chaque service doit convenir de ses objectifs en équipe et les inscrire dans le système de gestion des ressources humaines. Objectifs de l'équipe tabulation.

Chaque objectif doit avoir un titre qui le distingue clairement des autres. Cela vous aidera à attribuer les résultats clés à l'objectif approprié.

Si vous avez besoin de conseils ou d'inspiration pour définir des OKR, consultez nos conseils ci-dessous.

Conseils pour la définition des OKR

Votre entreprise n'a pas besoin d'être un géant de la Silicon Valley pour mettre en œuvre la méthode simple et efficace des OKR. Quelle que soit la taille de votre organisation, les OKR peuvent vous aider à aligner vos objectifs, à motiver votre équipe et à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Nous avons créé un modèle d'OKR gratuit que vous pouvez utiliser dans Google Sheets. Mais avant de commencer à travailler sur la feuille de calcul, voyons comment définir les objectifs et les buts.

Objectifs

Les objectifs sont-ils identiques aux buts ? Non, le but est une destination et les objectifs sont la feuille de route dont vous avez besoin pour atteindre votre but. Les objectifs sont les éléments constitutifs de la réalisation des buts.

Fixez des objectifs SMART :

S - Spécifique
M - Mesurable
A - Réalisable
R - Réaliste
T - Limité dans le temps

En choisissant des objectifs SMART et en les partageant avec votre équipe ou votre organisation, vous évitez toute confusion potentielle. Vous devez tenir compte de tous les objectifs de haut niveau de l'organisation et chaque objectif doit être assigné à une personne ou à une équipe responsable. En outre, il est préférable d'être aussi précis que possible lorsque l'on dicte des tâches, afin de ne rien oublier, de ne pas mettre de côté et de ne pas confier de tâches au mauvais employé.

En tant que meilleure pratique, nous recommandons d'adopter une approche descendante lors de la définition des objectifs. Il convient tout d'abord de fixer des objectifs à l'échelle de l'entreprise, puis de répartir les responsabilités par département et enfin par individu.

N'oubliez pas que la collaboration est essentielle, et vous constaterez peut-être qu'il est préférable de faire travailler des personnes de différents services sur le même objectif. Lorsque vous assignez des objectifs à des employés, il est important d'obtenir leur adhésion. C'est pourquoi nous vous déconseillons de dicter les tâches et les résultats à vos employés.

Au lieu de cela, demandez à chaque membre de votre équipe d'adopter un élément réalisable du projet par consensus. L'adhésion de tous au processus de définition des objectifs favorisera l'appropriation du travail individuel, ainsi qu'un sentiment de cohésion et d'appartenance à la communauté en vue de la réalisation de l'objectif final.

Prenez note

Les OKR sont conçus pour la gestion des employés plutôt que pour leur évaluation. Ils ne sont donc normalement pas utilisés pour déterminer la rémunération ou les promotions, bien qu'ils puissent constituer un facteur dans les évaluations des performances.

Les experts recommandent de limiter le nombre d'objectifs à trois ou cinq - les OKR sont conçus pour vous aider à vous concentrer sur les priorités. Il ne s'agit pas de suivre chaque tâche que vous effectuez.

Étape 3 : Les équipes définissent leurs résultats clés

Dans le cadre de la Principaux résultats Sélectionnez un Objectif dans le menu déroulant et indiquez comment vous atteindrez cet objectif en Colonne B : Résultat clé. N'oubliez pas que les résultats clés doivent être mesurables. Pour en savoir plus, consultez les conseils sur les résultats clés ci-dessous.

Tapez le nom du collègue responsable dans Colonne C : Propriétaire.

Saisissez une mesure (comment vous allez mesurer ce résultat) dans le champ Colonne D.

Enfin, saisissez une valeur de départ et une cible dans Colonnes E et F.

Conseils pour la définition des résultats clés

Les résultats clés sont les buts spécifiques que vous devez atteindre pour chaque objectif. Pour chaque objectif, vous devriez avoir trois à cinq résultats clés. Vous devez être en mesure de mesurer ces résultats de manière numérique - par exemple 50%, 17 articles, $40, 1000 nouveaux clients.

Supposons par exemple que votre objectif soit “d'améliorer le temps de réponse aux demandes des clients”. Le résultat clé pourrait être “réduire le délai de réponse moyen de 24 heures à 12 heures”. Les résultats clés doivent être ambitieux mais réalisables. En d'autres termes, ils doivent être suffisamment ambitieux pour motiver l'équipe et pousser l'individu à les atteindre, mais pas trop difficiles pour ne jamais être atteints. La personne qui se voit attribuer le résultat clé est appelée le propriétaire.

En résumé, les principaux résultats sont les suivants :

• Mesurable (numériquement)
• Limité à 3-5 par objectif
• Un défi à relever, mais réalisable
• Résultats spécifiques (pas une liste de tâches)
• Attribués à des “propriétaires” (membres individuels de l'équipe)

Étape 4 : Les équipes commencent à enregistrer les OKR

Lorsque vos collègues (chefs de service ou membres de l'équipe) commencent à enregistrer leurs progrès vers leurs OKR, ils doivent remplir les champs suivants Colonne G : valeur actuelle dans le Principaux résultats tabulation.

Une fois le modèle mis en place et utilisé, il est temps d'intégrer les données OKR des départements dans la feuille maîtresse.

Le modèle contient des connexions Sheetgo prédéfinies, il vous suffit donc de les mettre à jour. Pour ce faire, ouvrez le flux de travail Sheetgo et cliquez sur Exécuter.

Vous constaterez que les données circulent directement de toutes les feuilles de calcul des différents départements vers votre feuille maîtresse et votre tableau de bord.

Vérifier la progression de tous les employés dans le Principaux résultats tabulation.

Étape 5 : Automatiser le flux de travail

Dans une entreprise très active qui compte plusieurs départements, les feuilles de calcul seront probablement mises à jour assez régulièrement.

Pour vous assurer que vous disposez toujours des dernières données OKR de chaque département dans votre feuille maîtresse, vous pouvez automatiser le flux de travail.

Ouvrez le flux de travail et cliquez sur Automatiser dans la barre de menu.

Créer un système complet de gestion des performances dans Google Sheets

Envie d'en savoir plus ? Département vers le modèle ? Pas de problème, c'est très simple.

1. Faites une copie de l'une des feuilles de calcul du département dans le même dossier Google Drive.
2. Renommez le fichier et partagez-le avec le(s) collègue(s) concerné(s).
3. Saisissez les OKR pour ce département.
4. Mettez à jour le flux de travail en cliquant sur Exécuter.

La nouvelle feuille de calcul est maintenant connectée et les données de ce fichier sont importées dans la feuille maîtresse, avec les données des autres départements.

Si vous souhaitez créer un système plus avancé, vous pouvez personnaliser davantage le modèle, en y incorporant des données RH ou des informations provenant d'autres départements.

Si vous souhaitez que nous construisions un système sur mesure pour vous, ou si vous avez besoin d'aide pour personnaliser le modèle, parler à notre équipe d'assistance.