10 modèles de productivité pour le travail à distance dans Google Sheets

Travailler à domicile, ou travailler à distance, peut être un grand choc si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Et si vous êtes manager, le maintien de la cohésion de l'équipe et le respect du calendrier des projets représentent un défi encore plus grand.

Heureusement, l'essor récent des logiciels en nuage (outils auxquels vous accédez via votre navigateur internet, plutôt que ceux que vous installez directement sur votre ordinateur) nous permet à tous de travailler n'importe où, à n'importe quel moment. En outre, ils nous aident à rester en contact avec nos collègues et même à recréer la sensation de travailler ensemble, côte à côte. Nous vous montrons ici comment utiliser des modèles basés sur Google Sheets pour partager des données et stimuler la productivité du travail à distance au sein de votre équipe.

Vous voulez commencer tout de suite ? Jetez un coup d'œil aux modèles de Sheetgo basés sur Google Sheets. ici et stimuler votre productivité.

Utiliser Google Sheets pour améliorer la productivité du travail à distance

Si vous avez d'importants fichiers Excel coincés sur votre bureau au bureau et que vous êtes maintenant à la maison, c'est peut-être le moment de passer à Google Sheets. Bien que Microsoft propose également un tableur en ligne (Excel Online, qui fait partie de l'offre Office 365), il n'a pas encore tout à fait rattrapé Google Sheets. Sheets, comme les autres applications de la G Suite, a été conçu comme un logiciel en nuage. Il est intuitif, léger et flexible.

Pour les équipes à distance, le principal atout de Google Sheets (ainsi que de Google Docs et Slides) est son collaboratif fonctionnalité. Google Sheets permet à plusieurs personnes d'afficher et de modifier la même feuille de calcul en même temps. En fonction de la manière dont vous définissez les contrôles d'accès, vous pouvez autoriser des personnes à consulter la feuille de calcul, à laisser des commentaires et/ou à éditer (modifier) les données contenues dans la feuille. Il leur suffit de disposer d'un lien (URL) vers le fichier et d'un compte Google.

En collaborant avec Google Sheets, vous n'avez plus besoin d'envoyer des fichiers en pièces jointes. Et comme les données sont mises à jour en temps réel, vous n'avez pas besoin de contacter vos collègues pour vérifier les chiffres. Vous disposez toujours des informations les plus récentes et les modifications sont enregistrées automatiquement.

Augmenter la connectivité de l'équipe

Bien que Google Sheets soit de nature collaborative, vous pouvez porter le partage de données à un autre niveau en connectant des feuilles de calcul dans un flux de travail Sheetgo automatisé. Partager des fichiers est une bonne chose, mais il est souvent nécessaire de restreindre l'accès à certaines données. Outre les préoccupations liées à la confidentialité des données, un trop grand nombre de “ mains ” touchant la même feuille de calcul augmente le risque d'erreurs. Dans les grandes organisations, ou lors du partage d'informations avec des parties prenantes externes, il n'est pas toujours possible de partager la même feuille de calcul avec tout le monde.

Vous pouvez créer un flux de travail rationalisé à partir de feuilles de calcul connectées afin d'automatiser n'importe quel processus commercial et de permettre à votre équipe à distance de travailler ensemble de manière plus productive. Voici nos 10 meilleurs modèles pour collaborer dans le temps et dans l'espace et stimuler la productivité du travail à distance.

Gestion des projets et des performances

Bien qu'il soit assez facile de remplacer la réunion d'équipe quotidienne par un appel vidéo, il n'est pas si simple de savoir qui fait quoi lorsque l'équipe est géographiquement séparée. Le principal problème réside dans l'efficacité de la communication. Il n'est pas rare que les travailleurs à distance passent une grande partie de leur temps à discuter de ce qu'ils font. “Préviens-moi quand tu auras fini X”. “Envoyez-moi le fichier quand il sera prêt. ”Quelle est l'échéance du projet ?“. Vous pouvez réduire le nombre de ces conversations virtuelles fastidieuses et chronophages en les remplaçant par un système automatisé basé sur une feuille de calcul.

1. Planifier et suivre des projets au sein d'une équipe à distance

Utilisation Modèle de flux de travail pour la gestion de projet de Sheetgo pour répartir les tâches et recevoir automatiquement des mises à jour de l'état d'avancement de la part de vos collègues. Vous organisez et contrôlez le projet, les délais, les priorités et les tâches dans votre feuille de calcul principale. Votre feuille de calcul principale est reliée à plusieurs feuilles de calcul individuelles (une pour chacun des membres de votre équipe) via des connexions Sheetgo. Lorsque vous ajoutez de nouvelles tâches à la feuille de calcul principale, les données sont automatiquement envoyées au collègue concerné. Chaque membre de l'équipe a l'autonomie de gérer son propre travail et de suivre ses progrès dans sa propre feuille de calcul. Lorsqu'ils terminent une tâche, les données vous sont renvoyées automatiquement.

• Suivre les progrès dans le tableau de bord automatisé
• Pas de nouveau logiciel, juste des feuilles de calcul
• Modèle prêt à l'emploi
• Personnalisable

2. Suivre la productivité du travail à distance

Lorsque vous n'avez pas d'équipe travaillant sous un même toit, il est difficile d'évaluer le temps passé sur des tâches spécifiques. Modèle de gestion des feuilles de temps de Sheetgo vous permet de garder un œil sur la durée de chaque projet. Vous pouvez ainsi réaffecter les ressources ou ajuster les calendriers et les plans si nécessaire. Voici comment cela fonctionne : Vous planifiez la répartition des projets et des délais dans votre feuille maîtresse. Les données sont envoyées automatiquement aux feuilles de calcul personnelles des membres de votre équipe, via les connexions Sheetgo. Il leur suffit de mettre à jour le statut de chaque tâche pour que les données soient renvoyées vers votre feuille maîtresse. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble de qui fait quoi, et du temps que cela lui prend.

• Flux de travail automatisé prêt à l'emploi
• Plus besoin d'actualiser le statut par courrier électronique
• Donner au personnel l'autonomie nécessaire pour gérer son propre temps
• Obtenez une vue d'ensemble dans votre tableau de bord

3. Contrôler les performances de l'équipe et les OKR

Cette tendance est née dans l'industrie technologique, mais aujourd'hui, un grand nombre d'entreprises de tous les secteurs utilisent le système de mesure des performances des objectifs et des résultats clés (OKR) pour fixer des objectifs, motiver les équipes et aligner les buts. Lorsque votre équipe travaille à distance, en particulier dans une grande organisation, il est difficile de suivre la progression de chacun vers ses OKR. Utiliser Modèle d'OKR de l'entreprise Sheetgo pour organiser et suivre les OKR pour chaque individu, équipe et département. Chaque département dispose de sa propre feuille de calcul qu'il met à jour. Les données sont directement intégrées dans votre feuille de calcul principale via les connexions Sheetgo. Le tableau de bord automatisé vous permet d'obtenir une vue d'ensemble actualisée des progrès réalisés par l'ensemble de l'entreprise.

• Suivi automatisé des OKR
• Suivre les performances individuelles et collectives
• Pas de logiciel, juste des feuilles de calcul

Éducation

Les écoles et les établissements d'enseignement peuvent transférer leurs cours en ligne à l'aide de logiciels vidéo, d'outils de messagerie tels que Slack et Microsoft Teams et de systèmes de gestion de cours tels que Moodle et Google Classroom. Mais comme tous les enseignants le savent, il y a beaucoup plus de travail en coulisses que l'enseignement proprement dit. De la planification d'un programme d'études au suivi des notes et à la création de rapports, l'éducation implique une énorme quantité de travail administratif. Si vous êtes un enseignant travaillant à domicile ou un administrateur organisant une équipe de personnel à distance, vous pouvez alléger la charge de travail administratif grâce à des systèmes conviviaux et abordables basés sur des feuilles de calcul. Avec Sheetgo, vous pouvez connecter une feuille de calcul à une autre dans le cadre d'un système rationalisé et automatisé, éliminant ainsi les courriels, les appels ou le risque de perte d'informations.

4. Gérer l'assiduité des élèves à distance

Utilisation Modèle de gestion des présences de Sheetgo pour enregistrer la présence des élèves et partager les informations avec les administrateurs. Avec ce système convivial, chaque enseignant remplit sa propre feuille de calcul, en indiquant les élèves présents ou absents à chaque cours à l'aide de simples cases à cocher et de menus déroulants. La feuille de calcul de chaque enseignant est reliée à la feuille maîtresse de l'administrateur, via des connexions Sheetgo. Les données passent automatiquement de la feuille de calcul de l'enseignant à celle de l'administrateur, ce qui permet aux responsables de l'école d'avoir une vue d'ensemble instantanée de l'assiduité dans toute l'école et aux enseignants de gagner un temps précieux.

• Suivi simple et automatisé des présences
• Gagner du temps sur la communication, les courriels et les appels
• Partager et gérer les données des élèves à distance

5. Partager les données relatives aux notes des élèves

Enregistrez toutes les notes de vos élèves en un seul endroit sécurisé et partagez ces données avec les administrateurs de l'école automatiquement en utilisant la fonction d'enregistrement des notes. Modèle de gestion des carnets de notes de Sheetgo. Dans ce système convivial, les enseignants enregistrent les notes des élèves pour chaque devoir dans leur propre feuille de calcul. Les connexions Sheetgo transfèrent automatiquement les données vers la feuille maîtresse du gestionnaire, où le tableau de bord automatisé fournit une vue d'ensemble des niveaux de réussite par classe ou par devoir.

• Missions d'audit, étudiants et enseignants
• Éliminer les courriels et le copier-coller
• Personnalisez le modèle pour l'adapter à votre école

Finance et comptabilité

Lorsque vous ne travaillez pas dans le même bureau, le partage des données et la communication deviennent plus difficiles. L'envoi d'e-mails et de fichiers de feuilles de calcul en pièces jointes est une option, mais elle est assez inefficace car les fichiers peuvent être périmés et la vérification ou l'interrogation de chiffres spécifiques nécessite beaucoup de communication dans les deux sens. Google Sheets dispose d'une puissante fonction de partage, mais lorsque vous manipulez des données financières sensibles, il n'est pas toujours possible de partager l'intégralité de la feuille de calcul avec d'autres personnes. Vous pouvez copier-coller des données d'une feuille à l'autre, mais cela augmente le risque d'erreur manuelle et fait perdre beaucoup de temps. 

Grâce aux modèles automatisés de Sheetgo, vous pouvez transférer des données d'une feuille de calcul à l'autre dans le cadre de flux de travail hautement contrôlés et rationalisés, afin de stimuler la productivité du travail à distance. En conservant les données dans des feuilles de calcul séparées mais connectées, vous pouvez partager instantanément des informations avec votre équipe distribuée tout en gardant le contrôle sur l'accès aux données, ce qui garantit des feuilles plus légères et des données de meilleure qualité.

6. Contrôler les flux de trésorerie dans une équipe à distance

La recherche et la collecte de données constituent l'un des principaux freins à la productivité, que votre équipe soit au bureau ou qu'elle travaille à distance. Beaucoup d'entre nous subissent des retards plus importants lorsque leurs collègues travaillent dans d'autres fuseaux horaires ou simplement selon un emploi du temps différent. Utiliser Modèle de flux de trésorerie de Sheetgo pour suivre plus facilement vos flux de trésorerie grâce à un flux de travail automatisé, en tirant les données de vos services de recettes et de paiements ou des collègues responsables.

• Contrôler les flux de trésorerie à l'aide de feuilles de calcul connectées
• Traitement plus léger avec des feuilles séparées
• Obtenir des données précises dans le tableau de bord automatisé

7. Comparez votre budget à vos dépenses réelles

Le suivi budgétaire à distance est facile si vous utilisez un système automatisé. La connexion de feuilles de calcul vous permet de collecter et d'analyser les données compilées par vos collègues, où qu'ils se trouvent. Modèle de budget et de réalisations de Sheetgo rassemble les données relatives aux revenus et aux dépenses provenant de feuilles de calcul distinctes dans votre feuille maîtresse. Le tableau de bord automatisé vous donne un aperçu immédiat des revenus et vous permet de savoir si chaque projet respecte ou non le budget.

• Collecte automatisée de données dans l'ensemble de l'entreprise
• Meilleur contrôle budgétaire
• Pas de communication en amont et en aval

8. Gérer les dépenses de personnel

“N'oubliez pas de soumettre vos dépenses avant vendredi. Comptables et administrateurs financiers, vous n'aurez plus jamais à prononcer ces mots grâce à Modèle de suivi des dépenses de Sheetgo. Ce modèle relie plusieurs feuilles de calcul, ce qui permet à vos collègues d'enregistrer, de contrôler et de soumettre leurs dépenses sans jamais vous envoyer d'e-mail. Vous recevez automatiquement les notes de frais de tous vos collègues et suivez les coûts dans le tableau de bord automatisé.

• Recevoir et suivre les dépenses automatiquement
• Chaque employé dispose de son propre tableau de bord
• Plus d'e-mails ni de pièces jointes perdues

 9. Compte de résultat

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de départements que vous gérez tend à augmenter de façon exponentielle. Un plus grand nombre de départements signifie souvent des processus de gestion de données plus laborieux (et souvent plus d'erreurs et de duplications). Générez un compte de résultat automatisé sans avoir à collecter manuellement des informations auprès des différents services, en utilisant la fonction Modèle de compte de résultat Sheetgo. Rassemblez les données relatives aux revenus et aux dépenses des services des ventes, du marketing, de l'administration, de l'informatique et de vos autres départements directement dans une feuille maîtresse à l'aide d'un tableau de bord automatisé.

• Calculer automatiquement l'EBIT
• Pas d'e-mails, d'appels ou de recherche de données
• Modèle personnalisable avec formules

10. Contrôler les performances de plusieurs unités commerciales

Si vous êtes investisseur, membre d'un conseil d'administration, conseiller ou consultant, suivre plusieurs projets à la fois peut s'avérer un véritable casse-tête. Parfois, vous avez besoin d'un aperçu financier de l'ensemble de votre portefeuille en un seul endroit. Modèle d'analyse de l'unité commerciale de Sheetgo relie plusieurs feuilles de calcul et rassemble les données d'entités commerciales distinctes en une seule feuille maîtresse et un seul tableau de bord. Le système est flexible et peut être personnalisé pour suivre différents indicateurs clés de performance ou pour combiner des données provenant de divers projets ou sous-divisions.

• Visualisez les indicateurs de performance clés de toutes vos unités opérationnelles en un seul endroit.
• Obtenir des données de collègues éloignés
• Obtenir des données instantanées dans le tableau de bord automatisé

Plus de conseils pour la productivité du travail à distance

Le passage d'un bureau “réel” à un bureau virtuel est un défi auquel sont confrontées de nombreuses équipes à travers le monde. Outre les questions logistiques et pratiques, le fait de maintenir l'équipe en contact nécessite de nombreux changements en matière de communication et de culture. Pour plus de conseils sur le travail à distance, consultez notre article sur comment faire en sorte que votre équipe reste connectée lorsqu'il s'agit de travailler à domicile ou sur plusieurs sites.