Filtrer Excel d'un classeur à l'autre

Travailler avec des feuilles de calcul Excel vous offre des possibilités infinies pour créer des solutions de données puissantes. Et lorsque vous publiez votre classeur sur Sharepoint, ses capacités de partage facilitent plus que jamais la collaboration au sein des équipes.

Mais qu'en est-il si vous ne souhaitez partager certaines informations de vos feuilles de calcul qu'avec des membres spécifiques de votre équipe ? Ou si vous souhaitez envoyer des données personnelles d'un classeur vers d'autres fichiers ?

Le partage d'un classeur Excel avec des collègues permet la co-rédaction, ce qui signifie que plusieurs personnes peuvent travailler dans le même fichier, toutes les modifications étant mises à jour en temps réel.

Cela peut être très utile, mais il faut être prudent avec les autorisations d'accès aux documents complexes ou sensibles. Un trop grand nombre de “mains” sur la même feuille de calcul peut être risqué, en particulier lorsque vous avez passé beaucoup de temps à créer votre feuille de calcul et à appliquer des formules à vos données.

Pourquoi filtrer des données Excel d'un classeur à l'autre ?

Si vous souhaitez empêcher d'autres personnes d'accéder à votre feuille de calcul principale, vous devez filtrer les données d'un classeur à l'autre et leur permettre d'accéder uniquement aux informations que vous souhaitez partager.

Pour ce faire, vous pouvez connecter plusieurs classeurs Excel avec un flux de travail automatisé. Cela vous permet de

• Envoyer automatiquement des données filtrées d'un classeur à l'autre
• Gagner du temps
• Éliminer le copier-coller
• Conservez vos données en toute sécurité et séparez-les dans des “bacs” individuels”
• Maintenir un classeur principal central auquel vos collègues n'ont pas accès
• Distribuer des informations spécifiques aux feuilles de calcul d'autres personnes

Suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à filtrer Excel d'un classeur à l'autre.

Pourquoi utiliser Sheetgo pour filtrer des données dans Excel ?

Sheetgo est une solution tout-en-un qui aide les utilisateurs de tableurs à créer des flux de travail automatisés pour transférer, organiser, manipuler et rapporter des données.

Avec Sheetgo, vous pourrez conserver intactes toutes les données de votre feuille de calcul principale tout en partageant des données spécifiques avec vos collègues.

De plus, vous pouvez créer un flux de travail automatisé pour mettre à jour toutes les feuilles connectées à chaque fois que vous mettez à jour votre feuille de calcul principale.

Comment utiliser Sheetgo pour filtrer des données Excel d'un classeur à l'autre ?

Filtrer des données Excel d'un classeur à l'autre avec Sheetgo est simple et facile. Vous n'avez pas besoin de savoir comment écrire des formules complexes dans Excel. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés en quelques clics.

Étape 1 : Installer Sheetgo

Installez Sheetgo en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Étape 2 : Télécharger Excel sur Google Drive

Pour filtrer des données d'un fichier Excel à un autre avec Sheetgo, votre fichier source (le fichier dont vous voulez extraire les données) doit être disponible en ligne dans Google Drive.

Notez que vous pouvez envoyer les données filtrées vers des fichiers Excel stockés sur d'autres plateformes de stockage en nuage.

Étape 3 : Sélectionnez votre source de données

Ensuite, choisissez Excel comme source de données et localisez le fichier dans votre Google Drive.

Votre fichier source est la feuille de calcul contenant les données originales que vous souhaitez filtrer et envoyer vers un autre fichier Excel. Notez que Sheetgo enverra les données filtrées vers un autre fichier, mais que votre fichier source restera inchangé.

Dans cet exemple, je souhaite filtrer les données de ma base de données de prospects vers un fichier Excel appartenant à l'un de mes représentants commerciaux.

Étape 4 : Filtrer les données

Cliquez sur Continuer pour passer à la section des filtres de l'éditeur de connexions.

Ici, vous avez trois options : filtrer par condition, filtrer par requête ou filtrer par couleur.

Mon fichier source contient une liste de pistes de vente et le nom du commercial responsable. Dans ce cas, je souhaite filtrer les pistes de vente de Jackie et les envoyer dans son fichier Excel personnel.

J'utilise le Filtrer par condition option et filtre Colonne H : propriétaire > Le texte est exactement > Jackie.

Étape 5 : Sélectionnez votre fichier de destination

L'étape suivante consiste à sélectionner le fichier de destination. Il s'agit du fichier vers lequel vous souhaitez envoyer des données.

Vous pouvez sélectionner un fichier Excel existant à partir de l'une des principales plateformes de stockage sur le cloud ou Sheetgo créera automatiquement un nouveau classeur Excel pour vous. Choisissez le dossier de stockage sur le cloud dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier.

Si vous envoyez les données dans un nouveau fichier, donnez-lui un nom.

Sheetgo crée un nouvel onglet (feuille de calcul) dans le fichier de destination, contenant les données importées. Vous pouvez renommer cet onglet dans la fenêtre Nom de l'onglet boîte.

Dans cet exemple, je choisis de laisser Sheetgo créer automatiquement un nouveau fichier Excel dans mon Google Drive.

Je l'appelle “Les pistes de vente de Jackie” et je renomme l'onglet “Nouvelles pistes”.

Cliquez sur Terminer et sauvegarder pour créer la connexion de filtrage entre vos fichiers Excel.

Vérifiez votre fichier de destination : il contient désormais les données filtrées de votre feuille de calcul source.

Étape 6 : Automatiser le flux de travail

Maintenant que vous avez établi une connexion, vous pouvez mettre à jour les données dans le fichier de destination en cliquant sur Exécuter dans le menu flottant du flux de travail. Cette opération permet d'introduire de nouvelles données dans le fichier de destination, en tenant compte de toutes les modifications apportées aux données sources.  

Pour que vous et vos collègues ayez toujours les données les plus récentes à portée de main, automatiser le flux de travail.

Dans la barre de menu flottante, cliquez sur Automatiser. Ici, vous pouvez choisir la fréquence de mise à jour des données : quotidienne, horaire, hebdomadaire ou mensuelle.

Filtrage automatisé entre les fichiers Excel

Voici comment filtrer automatiquement les données Excel d'un classeur à l'autre.

Avec une seule connexion, vous venez de commencer à construire un flux de travail automatisé. Vous pouvez modifier la connexion, partager le flux de travail avec vos collègues et ajouter d'autres connexions à plusieurs autres fichiers pour relier et synchroniser les flux de données entre toutes vos feuilles de calcul.

Intéressé par l'automatisation d'une plus grande partie de votre travail sur les feuilles de calcul ? Apprendre comment annexer Excel et créer une trace historique de vos données.