Modèle de formulaire d'inscription à un événement dans G Suite

En tant que responsable des ressources humaines, la gestion de tous les événements de l'entreprise et des anniversaires des employés peut être un véritable chaos. Recevoir et approuver les demandes de participation à des événements par courrier électronique et saisir ou supprimer manuellement des dates dans une feuille de calcul prend énormément de temps et peut entraîner des chevauchements.

Vous cherchez un système automatisé d'inscription aux événements ? Nous avons un modèle gratuit de Sheetgo et un guide étape par étape pour vous aider à mettre en place le système.

Il n'est donc pas nécessaire d'acheter un nouveau logiciel - notre modèle gratuit et convivial d'inscription à un événement est un système complet pour G Suite. Il intègre Google Forms, Google Sheets et Google Calendar.

Et le meilleur ? Une fois que les événements de l'entreprise et les anniversaires des employés sont enregistrés, ils sont automatiquement intégrés à l'agenda Google de votre entreprise.

Jetez un coup d'œil à notre témoignages de clients pour en savoir plus sur la façon dont Latitude59 a utilisé cette solution pour gérer toutes ses données d'événements dans Google Sheets.

Le modèle de formulaire d'inscription à un événement est prêt à l'emploi - nous avons écrit le script pour vous.

Fonctionnement du modèle de formulaire d'inscription à un événement

• Envoyez le formulaire d'inscription à l'événement à tous ceux qui pourraient avoir besoin d'ajouter des événements/anniversaires de l'entreprise.
• Les réponses au formulaire seront automatiquement saisies dans votre feuille de calcul.
• Exécutez le script une fois pour ajouter automatiquement ces événements au calendrier Google de votre entreprise à l'avenir.

Prêt à automatiser les événements et l'inscription aux anniversaires dans le calendrier de votre entreprise ?

Voici comment commencer :

Étape 1 : Installer le modèle

Obtenez une copie du modèle de formulaire d'inscription à un événement ici. Le modèle se compose d'un formulaire d'inscription aux événements et d'une feuille de calcul pour la gestion des événements qui acceptera ou refusera automatiquement les événements demandés par les membres de votre équipe.

Ainsi, dans le tableau de suivi des événements, les anniversaires et les événements planifiés de votre équipe apparaîtront automatiquement dans l'onglet 2020.

Étape 2 : Connecter votre agenda Google au modèle

Ce modèle met automatiquement à jour votre calendrier Google directement à partir des réponses au formulaire dans les feuilles de calcul Google. En d'autres termes, notre script Google Apps prend en compte les données de la feuille de calcul et crée automatiquement des événements dans le calendrier. En outre, nous avons configuré le script pour qu'il s'exécute une fois par jour. En d'autres termes, toute modification apportée à la feuille de calcul sera automatiquement répercutée sur le calendrier en l'espace d'une journée. Cela minimise donc le travail manuel et élimine les erreurs. Il s'agit d'une configuration unique.

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'un excellent outil de productivité. Vous ne perdez plus de temps à programmer et à coordonner des événements au sein de votre équipe. Vous trouverez ci-dessous les instructions étape par étape pour configurer le script pour votre entreprise.

Créer un nouvel agenda Google

Tout d'abord, ouvrez votre agenda Google et créez un nouvel agenda (que vous partagerez avec votre équipe).

Copier l'ID du calendrier

Ensuite, copiez l'ID du calendrier en sélectionnant Paramètres et partage, en faisant défiler vers le bas jusqu'à Intégrer le calendrier et en copiant l'ID du calendrier. ID du calendrier.

Ajouter l'ID du calendrier à la feuille de calcul

Enfin, dans votre feuille de calcul sur la gestion des événements, accédez à la section Paramètres et remplissez le formulaire suivant :

: ID du calendrier que vous venez de copier à l'étape précédente.

Étape 3 : Configurer le fuseau horaire de votre modèle

L'étape suivante pour que le système fonctionne est de régler le fuseau horaire de votre modèle de feuille de calcul sur le fuseau horaire actuel. Cliquez sur Fichier > Paramètres du tableur > Général > Fuseau horaire. Ce faisant, le système enregistre votre feuille de calcul dans le fuseau horaire spécifique et affecte toutes les fonctions liées à l'heure.

Étape 4 : Utiliser votre modèle

Pour utiliser votre système, envoyez le formulaire à votre équipe. Ouvrez votre feuille de calcul de gestion des événements et cliquez sur Formulaire -> Envoyer le formulaire. Vous pouvez également mettre à jour le formulaire vous-même en y ajoutant les événements de l'entreprise et les anniversaires des employés.

Ensuite, cliquez sur le menu Registre des événements > Exécuter. Cela permet d'ajuster automatiquement votre calendrier à l'avenir.

C'est fait - votre système de suivi des événements dans G Suite est opérationnel !

C'est tout !

Vous avez désormais une vue d'ensemble claire de tous les événements et anniversaires de l'entreprise dans votre agenda Google. Vous souhaitez automatiser d'autres processus RH ? Consultez notre Modèle de suivi des vacances. Son fonctionnement est similaire à celui de ce modèle. Vos employés demandent des jours de congé, qui sont approuvés ou refusés, et sont automatiquement ajoutés au calendrier de votre entreprise.