Las hojas de cálculo son una de las herramientas más potentes y flexibles que tenemos para gestionar datos. Sin embargo, incluso si eres un maestro de las hojas de cálculo, probablemente dediques tanto tiempo —si no más— más — tiempo en tareas mundanas y repetitivas como escribir fórmulas y realizar cálculos.
En lo que respecta a la baja productividad y los datos poco fiables en las hojas de cálculo, hay un culpable principal: copiar y pegar.
Tan pronto como mueves datos de una hoja de cálculo a otra y duplicas información, introduces un elemento de riesgo. ¿Se transfirieron los datos correctos al archivo correcto y están actualizados? El copiar y pegar significa que no hay control de versiones ni trazabilidad de los datos.
Si usas Excel en línea, la función de compartir es potente, pero es posible que no quieras dar acceso a varias personas a un libro de trabajo completo.
La solución es transferir datos seleccionados de un archivo a otro, lo que le permite un control total sobre el acceso a los datos. Pero, ¿cómo puede mover datos filtrados de Excel de un libro de trabajo a otro sin copiar y pegar? Con un flujo de trabajo automatizado de hojas de cálculo. Aquí se explica cómo configurarlo:
Paso 1: Instalar Sheetgo
Sheetgo te permite mover datos filtrados de una hoja de cálculo a otra automáticamente, manteniendo intacto el archivo de origen.
Instale Sheetgo haciendo clic en el botón de abajo.
Paso 2: Seleccione su fuente de datos
Primero, selecciona el archivo de Excel del que quieres extraer los datos. Haz clic en Seleccionar archivo(s) para localizar el archivo dentro de tu Google Drive.
En este ejemplo, he seleccionado el archivo Gestión de inventariodesde Google Drive, como puedes ver en la captura de pantalla a continuación.
Paso 3: Filtra tus datos de Excel
Haga clic en Continúe en para añadir un filtro a tu conexión.
Elige las columnas cuyos datos deseas transferir al archivo de destino.
Sheetgo te ofrece tres opciones: filtrar por condición, filtrar por consulta y filtrar por color.
En este ejemplo, usaré la función de filtrar por condición y filtraré Columna F: inventario > Número menor o igual que > 10.
Paso 4: Seleccionar el destino de los datos
Desplácese hacia abajo y haga clic en Continúe en.
Ahora elige a qué archivo quieres mover los datos.
Para enviar los datos seleccionados a una hoja de cálculo existente, solo tienes que buscar el archivo en tu Google Drive. Si quieres enviarlos a una hoja de cálculo nueva, Sheetgo creará automáticamente un archivo nuevo.
Dale un nombre apropiado al archivo si creas uno nuevo (en este ejemplo, nombraré mi archivo de destino Nivel de inventario bajo).
Finalmente haz clic Terminar y guardar para crear la conexión. Sheetgo transferirá ahora los datos filtrados de Excel, dejando intacto el archivo de origen.
Revisa tu archivo de destino: verás que Sheetgo ha creado una nueva pestaña en la hoja de cálculo.
Paso 5: Automatizar el flujo de trabajo
Los datos filtrados de Excel se transferirán a través de la conexión cada vez que haga clic en Ejecutar o Actualizar. Para automatizar este proceso, haga clic en la barra de menú flotante dentro de su flujo de trabajo y seleccione Automatice.
Seleccione la frecuencia de las actualizaciones automáticas: cada hora, cada día, cada semana o cada mes.
Los datos se actualizarán ahora regularmente: ni siquiera necesitarás abrir una hoja de cálculo.
Mover datos filtrados de Excel de un archivo a otro
Así es como se transfieren datos filtrados de Excel de una hoja de cálculo a otra. Dile adiós a copiar y pegar y utiliza un flujo de trabajo automatizado de hojas de cálculo para mover tus datos automáticamente.
¿Eres un usuario intensivo de hojas de cálculo, manejando muchos datos? Aprende cómo añadir a Excel y crear un registro histórico de tus datos para supervisar los cambios a lo largo del tiempo.
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