La función Explorar de Google Sheets: Cómo utilizarla

La mayoría de nosotros trabajamos con montones de datos en nuestras hojas de cálculo. ¿No estaría bien disponer de un asistente que nos ayudara de forma intuitiva con nuestro trabajo, de modo que pudiéramos agilizarlo? La función Explorar de Hojas de cálculo de Google hace exactamente eso. Recopila de forma inteligente el contexto en el que estamos trabajando y nos ofrece las sugerencias adecuadas para cada caso. Entre sus sugerencias se incluyen consejos sobre formato, gráficos, tablas dinámicas, etc. Si no encontramos algo, podemos incluso pedir respuestas. No, no es nada parecido al molesto MS Office Clippy, sino un asistente extremadamente inteligente y fiable.

Explorar Google Sheets

Ten en cuenta que esta funcionalidad también está disponible en Google Docs y Google Slides. Sin embargo, centraremos nuestra discusión dentro de los confines de Google Sheets. Tenemos una hoja de cálculo que contiene una muestra de datos de ventas, como se muestra en la captura de pantalla siguiente. Dado que estamos buscando ayuda contextual, vamos a seleccionar una de las celdas dentro del rango de datos. Ahora, hagamos clic en el botón Explore situado en la esquina inferior derecha de la interfaz de usuario de Google Sheets.

Al hacerlo, veremos un panel de ventana flotante no intrusivo que aparece en la parte derecha de la interfaz de usuario de Google Sheets. Notaremos que aparece con múltiples sugerencias.

La sección RESPUESTAS

Aquí es donde hacemos preguntas específicas de Google Sheets de la forma más humana posible, dentro del contexto de los datos. Ya nos muestra algunas de las preguntas que podrían interesarnos. Podemos elegir una de ellas o escribir la nuestra. Por ejemplo, probamos con “Qué producto tiene la mayor suma de unidades”, y esto es lo que apareció.

El resultado muestra una tabla dinámica que enumera los productos por orden de sus unidades totales, con los totales más altos en la parte superior. Por lo tanto, está claro que el Producto A ha vendido el mayor número de unidades.

La sección FORMATOS

Como vemos, nos ofrece múltiples opciones para “alternar colores”. Aunque elegimos una sola celda de datos, reconoce automáticamente todo el rango de datos. Por lo tanto, si seleccionamos una de las opciones sugeridas, el formato se aplicará a todo el rango de datos.

La sección TABLA PIVOT

Si nos desplazamos más abajo, veremos una sugerencia de tabla dinámica. Sin embargo, si no es eso lo que buscamos, podemos hacer clic en el botón MÁS dentro de esta sección para ver otras opciones. Supongamos que nos ha gustado una sugerencia y queremos esa tabla pivotante. Todo lo que tenemos que hacer es pulsar el Insertar tabla dinámica correspondiente a la tabla dinámica propuesta. Al hacerlo, se insertará una tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.

Es posible que no veamos lo que buscamos. En tales casos, inserte una tabla dinámica que se parezca mucho a lo que estamos buscando. Inserte esa tabla y, a continuación, proceda a realizar cambios en ella.

La sección ANÁLISIS (Gráficos)

En función de la naturaleza de los datos, la función Explorar sugiere automáticamente los gráficos más adecuados. Si se desplaza más abajo hasta el ANÁLISIS revela las sugerencias de gráficos que generó. Al igual que hicimos en la sección TABLA PIVOT, podemos hacer clic en el hipervínculo MÁS si no vemos el gráfico que nos gusta. Una vez seleccionado el gráfico, haga clic en el botón Insertar gráfico correspondiente al gráfico que desea insertar. De nuevo, si necesitamos editar el gráfico que hemos elegido, podemos hacerlo fácilmente.

Nota

La función Explorar hojas de cálculo de Google mostrará sugerencias que considere relevantes para el contexto de la hoja de cálculo. Huelga decir que las sugerencias pueden variar en función de la composición del conjunto de datos subyacente.