Cómo filtrar Google Sheets sin afectar a otros usuarios

Una de las razones por las que las hojas de cálculo se utilizan como herramienta de colaboración es su capacidad de almacenamiento de información. El inconveniente de trabajar con grandes cantidades de datos es que encontrar información específica puede llevar mucho tiempo. Por suerte, Google Sheets cuenta con filtros fáciles de usar en la aplicación para que este proceso sea más eficiente. Sin embargo, dado que más usuarios trabajarán con la misma información, es crucial establecer un sistema de filtrado que ayude, y no dificulte, su experiencia. Al final de este artículo, sabrás cómo filtrar información en Google Sheets. Además, podrás explorar cómo filtrar tus Hojas de cálculo de Google sin afectar a otros usuarios a través de la aplicación web Sheetgo.

Cómo filtrar las hojas de cálculo de Google

Existen dos formas principales de filtrar datos directamente en Google Sheets: los filtros directos y la vista de filtros.

1. Cómo aplicar el filtro directo a una hoja de Google

Esta es quizás la forma más sencilla de filtrar datos. Esta función es útil para cualquier situación en la que quieras que un grupo de usuarios vea la misma información filtrada que tú. Imagina que soy el director de un departamento informático y tengo una base de datos en Google Sheets con todos los proyectos pasados y futuros.

Quiero compartir las tareas mensuales con mi equipo. Para ello, puedo aplicar un filtro directo para mostrar las tareas que pertenecen al mes siguiente.

En primer lugar, haga clic en el icono del embudo situado en el extremo derecho de la barra de herramientas. Aparecerá un signo de filtro en la parte superior de cada columna. Haz clic en este signo en la columna que desees, en mi ejemplo, la columna E. Aparecerá un menú desplegable.

Ahora, borra tus filtros para empezar de cero. Simplemente amplíe el Filtrar por valores y haga clic en Claro. Ahora es el momento de personalizar sus filtros. Haga clic en los valores por los que desea filtrar sus datos. En este ejemplo, quiero filtrar mis datos según las tareas que vencen en mayo.

Cuando haya terminado, pulse OK.

Como puede ver a continuación, su equipo ahora sólo verá la información de la tarea relativa al mes de mayo.

Como se mencionó anteriormente, este método de filtrado es adecuado para aquellos casos en los que desea que todos vean los mismos datos filtrados. Sin embargo, ¿qué ocurre si desea que distintos usuarios puedan ver datos diferentes? ¿Y si quieres compartir diferentes filtros con diferentes personas? La función de vista de filtros de Google Sheets es la mejor opción para estos casos.

Y lo que es más importante, es posible que necesites utilizar estos filtros personalizados en el futuro. Aquí es donde la opción de vista de filtros de Google Sheets resulta útil.

2. Cómo aplicar la vista de filtro a una hoja de cálculo de Google Sheets

Imagina que quieres que la hoja de cálculo mantenga todos los datos visibles y sin filtrar y dejar esto para la comodidad de cada usuario. La vista de filtros permite a los usuarios trabajar en la misma hoja de cálculo sin afectar a lo que ven los demás. Además, puedes guardar filtros personalizados para volver a utilizarlos en el futuro. Veamos cómo crear una vista de filtro.

En primer lugar, elimine los filtros de sus columnas. Para ello, basta con hacer clic en el icono de filtro situado en la parte superior de la columna, desplegar el menú Filtrar por valores y haga clic en Seleccionar todo. Todos sus datos deberían reaparecer. Para añadir una vista de filtro, haga clic en la flecha situada junto al icono del embudo (no en el icono del embudo como antes) y seleccione Crear nueva vista de filtro en el menú desplegable.

Es posible que aparezca un mensaje recordándole que sólo ha cambiado su vista. Puede descartar el mensaje y proceder a renombrar el filtro Filtro 1 que se adapte a sus necesidades.

Digamos que ahora quiero ver las tareas que vencen en junio. En este ejemplo, cambiaré el nombre a “tareas de junio”. A continuación, aplique las condiciones de filtrado que desee. He aplicado filtros para mostrar sólo las tareas de junio.

Recuerda que cuando aplicas condiciones de filtro con la vista de filtro, es sólo tu vista la que se ha modificado y no afectará a lo que ve el resto de tu equipo. Si deseas editar, duplicar o eliminar la vista de filtro que has creado, haz clic en el icono de configuración situado a la derecha de la hoja de cálculo y selecciona la acción deseada.

Cómo restablecer la vista de filtro en Google Sheets

Si quieres restablecer o eliminar las condiciones de la vista de filtro de tu hoja de Google, simplemente haz clic en el botón de cierre (X) situado junto al Ajustes en la parte superior derecha de la hoja de cálculo.

En caso de que necesite aplicar el mismo filtro en el futuro, seleccione el filtro personalizado en el menú desplegable, junto al icono del embudo. Como puede ver, el filtro personalizado recientemente, “Tareas de junio”, aparece ahora en la lista.

Con la vista de filtro de Google Sheet, puedes tener tantas vistas de filtro como necesites, según la tarea o los requisitos del usuario. Si das acceso a un compañero de trabajo o a un cliente, puedes elegir directamente los datos que se verán y a los que podrán acceder. Aunque otras personas puedan estar trabajando en esa misma hoja de Google, no afectará a su vista en ese momento.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Para editar o crear vistas de filtro en Hojas de cálculo de Google, es necesario tener permiso para hacerlo. No obstante, incluso un acceso de “Solo vista” permite a los usuarios ver y aplicar vistas de filtro.
• Esta función no está habilitada para teléfonos o tabletas.

Cómo filtrar tus hojas de cálculo de Google sin afectar a otros usuarios

¿Qué ocurre si quieres que otros usuarios editen simultáneamente sin afectar a los datos de otros usuarios? Actualmente, Google Sheets carece de una función integrada que te permita editar datos filtrados sin afectar al resto del equipo que está trabajando en esa misma hoja de cálculo. Por suerte, Sheetgo ofrece una solución para esto.

Filtrar datos a otras hojas de cálculo en Sheetgo

Puedes enviar datos específicos de una hoja de cálculo a otra utilizando el proceso de Filtro en la aplicación web Sheetgo. Digamos que quiero enviar todos los proyectos de junio a mi compañera de trabajo Valentine.

Mi hoja de cálculo actual tiene cientos y cientos de filas de diferentes tareas desde el principio hasta el final de 2021. Utilizando la aplicación web Sheetgo, puedo enviar las tareas específicas de Valentine a su propia hoja de cálculo personal de tareas, donde tiene todo ubicado en un solo lugar. Es más, ahora que tiene acceso a su propia hoja de cálculo personal con sus tareas específicas, puede actualizar sus propios datos. Por ejemplo, cambiar el estado de sus tareas de “en curso” a “completadas”.

Estas son algunas de las ventajas adicionales de utilizar Sheetgo para filtrar tus hojas de cálculo de Google:

• Ahorre tiempo y aumente la productividad: Ahorre mucho tiempo automatizando todo el proceso de principio a fin, para poder centrarse en tareas más importantes.
• Gestione eficazmente sus datos: Mantenga un control total sobre los datos de sus hojas de cálculo: elija cómo conectar, transferir y compartir la información importante.
• Personaliza tus conexiones: Personaliza tus conexiones para adaptarlas a tus necesidades y a las de tus compañeros.

Para obtener más información sobre la función de filtro Sheetgo y descubrir una guía paso a paso sobre cómo utilizarla, eche un vistazo a nuestro artículo sobre cómo Filtrar Google Sheets de una hoja a otra.

Filtrar datos en una hoja de cálculo

Y ya está. Google Sheets ofrece dos formas de filtrar los datos: filtros directos y vistas de filtro. Sin embargo, para alcanzar todo el potencial de la colaboración en línea, Sheetgo te permite filtrar, conectar y transferir los datos dentro de una Hoja de Google, sin afectar a los datos de otros usuarios. Como resultado, puedes optimizar los datos de tu hoja de cálculo en beneficio de cada uno de tus colaboradores.

Para saber más sobre cómo sacar el máximo partido a los filtros Sheetgo, eche un vistazo a la página Página de ayuda para filtros.

Si lo prefiere, eche un vistazo a nuestras entradas de blog relacionadas.