Cómo crear una combinación de correspondencia desde Excel

La combinación de correspondencia es una de las formas más eficaces de comunicarse en masa con un gran número de personas al mismo tiempo. Hay muchos tipos diferentes de herramientas y software de combinación de correspondencia disponibles, sin embargo, es difícil encontrar una herramienta que se encargue del proceso de principio a fin. Cuando se encuentra una, suele ser extremadamente compleja o cara.

Los correos electrónicos masivos son una herramienta de comunicación clave utilizada en casi todas las empresas hoy en día. No solo pueden utilizarse para la comunicación interna (como los informes mensuales de la empresa), sino también para la comunicación externa con clientes o consumidores (como boletines informativos o actualizaciones de productos).

Encontrar una forma de transferir directamente los datos de su hoja de cálculo Excel a una plantilla de correo electrónico y enviarla a todos los destinatarios es el método más ágil y productivo. Por suerte, con Sheetgo, puede crear fácilmente una combinación de correspondencia a partir de un simple Excel en tan sólo unos sencillos pasos, e incluso automatizar todo el proceso. Exploremos con más detalle cómo crear una combinación de correspondencia desde Excel utilizando la aplicación web Sheetgo.

Combinación de correspondencia Sheetgo

Con la aplicación web Sheetgo, puede transferir automáticamente los datos de su hoja de cálculo de Excel a una plantilla de correo electrónico personalizada lista para enviar su correo masivo a los destinatarios en unos sencillos pasos. A diferencia del Función de combinación de correspondencia de Excel y otras herramientas, Sheetgo ofrece ventajas y funciones adicionales, como:

• Transfiera datos directamente desde su hoja de cálculo: Sheetgo simplifica la combinación de correspondencia. Cuando cree su correo electrónico, Sheetgo transferirá directamente los datos de correo electrónico desde su archivo Excel y los añadirá como destinatarios de su correo electrónico por usted.
• Etiquetas inteligentes para correos masivos personalizados: Personalice su correo electrónico masivo para cada persona sin ningún esfuerzo. Sheetgo le ofrece la posibilidad de añadir información personalizada extrayendo automáticamente los datos de su hoja de cálculo.
• Integración con Gmail: Sheetgo dispone de integración con Gmail para que puedas enviar correos electrónicos directamente desde tu cuenta de Gmail, a la vez que experimentas las ventajas del envío masivo de correos electrónicos a través de Gmail.
• Proceso automático: Sheetgo automatiza su flujo de trabajo de principio a fin; desde la transferencia automática de datos desde su hoja de cálculo Excel hasta la automatización del proceso de envío.

Cómo crear una combinación de correspondencia desde Excel

Supongamos que soy director de Marketing y necesito enviar un boletín mensual a todos los clientes de mi empresa. Tengo una enorme base de datos llena de los datos de cada cliente, incluidos su nombre completo y su dirección de correo electrónico:

Utilizando la aplicación web Sheetgo, puedo conectar mi hoja de cálculo al Correo electrónico donde puedo escribir mi boletín.

A continuación, Sheetgo tomará automáticamente las direcciones de correo electrónico de mi hoja de cálculo y enviará mi correo electrónico a cada destinatario a través de Gmail en tan sólo unos instantes.

1. Inscríbete en Sheetgo

Registrarse en Sheetgo es muy fácil. Solo tienes que iniciar sesión con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox para empezar.

2. Crear un nuevo flujo de trabajo

En la aplicación web Sheetgo, haga clic en Nuevo flujo de trabajo. Seleccione Conectar archivos. Asegúrese de nombrar claramente su nuevo flujo de trabajo en el campo superior izquierdo.

3. Conecte sus datos de origen

Para cargar su archivo Excel, haga clic en Archivo único. Busque y añada el nombre de su archivo de hoja de cálculo. Asegúrese también de seleccionar la pestaña correcta donde se encuentran sus datos.

Cuando haya terminado, pulse Siguiente.

A continuación, desplácese hasta la sección ‘Generar’ y seleccione Correo electrónico.

4. Añadir direcciones de correo electrónico

Sheetgo le da la opción de introducir manualmente las direcciones de correo electrónico, o de transferir las direcciones de correo electrónico ubicadas en su archivo Excel. Vamos a explorar cómo realizar ambas opciones:

Utilizar destinatarios personalizados

Con esta opción, puede introducir manualmente las direcciones de correo electrónico que desee. Es una buena opción para comunicarse con grupos más pequeños de personas, como su departamento.

Sólo tiene que seleccionar el Utilizar destinatarios personalizados e introduzca las direcciones de correo electrónico en el campo correspondiente.

Obtener dinámicamente de la columna

Al seleccionar esta opción, Sheetgo reconocerá automáticamente las direcciones de correo electrónico en una columna dentro de su hoja de cálculo Excel y las añadirá como destinatarios. Esto es genial si tienes una gran base de datos llena de correos electrónicos, ahorrándote mucho tiempo y esfuerzo.

Para utilizar esta opción, seleccione el botón Obtener dinámicamente de la columna y seleccione la columna que contiene las direcciones de correo electrónico en su Excel, utilizando el menú desplegable. Como puedes ver, en mi ejemplo, las direcciones de correo electrónico de los clientes se encuentran en la columna C.

5. Cree su correo electrónico

Ahora que ha conectado su hoja de cálculo a la función Correo electrónico, es el momento de crear el contenido de su correo electrónico.

Puede escribir directamente su correo electrónico en el cuadro de texto. Sheetgo ofrece distintas opciones de formato, como encabezados, viñetas y botones de acción.

No olvides personalizar también el asunto.

6. Opcional: inserte etiquetas inteligentes para personalizar su correo electrónico

¿Quieres personalizar tu correo electrónico masivo? Sheetgo puede tomar cada columna de tu hoja de cálculo y convertirlas en botones llamados Etiquetas inteligentes. Cuando los añada al contenido de su correo electrónico, Sheetgo los sustituirá automáticamente por los datos específicos de esa columna, para cada fila.

Supongamos que quiero personalizar mi correo electrónico añadiendo un mensaje rápido de bienvenida. Puedo utilizar la función Nombre en este texto. Como resultado, cada cliente que reciba el correo electrónico verá su nombre de pila en el mensaje de bienvenida.

Una vez que esté satisfecho con su correo electrónico, haga clic en Terminar y guardar.

¿Cómo envío un correo masivo desde Excel?

¡Y ahí lo tienes! Utilizando la aplicación web Sheetgo, no sólo puedes crear una combinación de correspondencia a partir de tu propio archivo Excel, sino que también puedes experimentar las ventajas añadidas de personalizar con etiquetas inteligentes y conectar directamente con tu cuenta de Gmail.

¿Quieres saber más sobre cómo personalizar tus correos electrónicos con Sheetgo? Eche un vistazo a nuestro artículo sobre Cómo enviar correos masivos personalizados.

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