Cómo combinar hojas de cálculo de Google mediante la fusión de varias hojas

Las hojas de cálculo son una de las herramientas más flexibles, accesibles y fáciles de usar que tenemos para gestionar datos. Y en Hojas de cálculo de Google ha sido pionera en la transición de las hojas de cálculo offline monousuario a las hojas de cálculo online multiusuario.

Las hojas de cálculo basadas en la nube, como Google Sheets, son fáciles de compartir con otras personas, lo que permite a varios compañeros de trabajo ver y editar archivos juntos en tiempo real. Afortunadamente, esto significa que enviar una hoja de cálculo como archivo adjunto a un correo electrónico es cosa del pasado.

Como resultado, es más fácil controlar los datos de tu empresa que en el pasado. Las Hojas de cálculo de Google están siempre actualizadas, son accesibles desde cualquier lugar (siempre que dispongas de conexión a Internet) y puedes estar seguro de que todo el equipo accede a la misma versión.

Compartir datos en Google Sheets

Aunque el cambio al software basado en la nube ha facilitado el intercambio de datos con los compañeros, muchos de nosotros seguimos dedicando mucho tiempo a recopilar y cotejar información de diferentes hojas y archivos.

Hay muchas razones para ello.

En primer lugar, aunque la colaboración en línea es estupenda, puede que no quieras compartir la misma hoja de cálculo con todos los miembros del equipo. Si eres gestor, puede que necesites recopilar datos de los archivos personales de tus compañeros o de varios departamentos. Demasiadas personas trabajando en una misma hoja de cálculo puede resultar desordenado, y los administradores a menudo necesitan mantener los datos separados por motivos de protección de datos.

Además de la integridad de los datos y los problemas de privacidad, no querrás que un único archivo sea demasiado grande. Las hojas de cálculo enormes con varias pestañas son difíciles de navegar y es fácil perderse en ellas. Al tratarse de un software online, el rendimiento de Google Sheets también puede verse limitado por tu conexión a Internet, y cada archivo tiene un límite de tamaño de 5 millones de celdas.

Combinar datos de varias hojas de cálculo de Google en una sola hoja puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Copiar y pegar es una forma arriesgada de combinar hojas de cálculo. Además de ser lenta, es propensa a errores manuales. ImportRange puede funcionar bien dentro de un archivo, pero si alguna vez has intentado utilizarlo para consolidar datos de varios archivos de Google Sheets, sabrás que puede generar errores.

Combinar varias hojas de cálculo de Google en una sola de forma automática

Una alternativa más fiable a copiar y pegar, ImportRange o la codificación es Sheetgo: una herramienta de automatización sin código para hojas de cálculo. Te permite crear conexiones entre hojas de cálculo para empujar y tirar datos entre diferentes archivos y consolidar en Google Sheets.

Esto significa que puedes combinar datos de distintos archivos y fusionar varias hojas de cálculo de Google en una sola de forma automática.

• Combina datos de varias hojas de cálculo de Google en un único archivo.
• Ahorre tiempo: sin copiar y pegar ni trabajo manual.
• Obtén datos de otras hojas de cálculo de Google en un archivo central.
• Consolida los datos de Google Sheets en informes y cuadros de mando.
• Compartir datos de equipo sin compartir la misma hoja de cálculo
• Fusiona Google Sheets automáticamente con un sistema de hojas de cálculo interconectadas.

Cómo combinar archivos de Google Sheets

En el siguiente ejemplo, voy a mostrarte cómo consolidar datos de tres archivos diferentes de Google Sheets en una nueva hoja de cálculo.

Sigue estos pasos para combinar Google Sheets en un archivo central, para generar una hoja de resumen a partir de varias fuentes o para extraer datos de Google Sheets en un informe o panel que se actualice automáticamente.

Paso 1: Instalar Sheetgo

1. Haz clic en el botón de abajo para empezar a utilizar Sheetgo y conectar tus hojas de cálculo.
2. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.

Paso 2: Empieza a crear tu flujo de trabajo para combinar hojas de cálculo de Google Sheets

1. Cuando haya iniciado sesión en la aplicación web Sheetgo, haga clic en Crear flujo de trabajo. A continuación, seleccione Conectar archivos.
2. Dale un nombre a tu flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla para que puedas identificarlo más tarde. Aquí lo llamaré Consolidar Google Sheets.
3. En Seleccionar datos de origen, Elige Varios archivos.

Paso 3: Seleccionar el primer fichero a fusionar

• En Fuente de datos > Varios archivos, seleccione el primer fichero del que desea importar datos.
• En el cuadro de archivo, haga clic en +Seleccionar archivo y selecciona el archivo de Google Drive.
• Cuando el archivo aparezca en la pantalla de Sheetgo, seleccione la pestaña (hoja) de origen correcta.

En este ejemplo, quiero combinar los datos de entrega de enero de tres depósitos de la empresa: Norte, Sur y Central. Cada almacén registra las entregas diarias de frutos secos en su propio archivo de Google Sheets. Quiero reunir todos estos datos en una hoja de cálculo de gestión que utilicemos en la oficina central.

Para empezar, seleccionaré mi primer archivo: Entregas en el depósito norte, y la pestaña de archivos Enero.

Paso 4: Seleccionar más archivos para fusionar

Cuando haya cargado el primer archivo en Sheetgo, repita el mismo proceso para los demás archivos de los que desee fusionar datos.

Tenga en cuenta que para consolidar correctamente, cada pestaña (hoja) de origen debe tener la etiqueta mismo nombre y el misma estructura. Esto significa que las columnas y los encabezados deben ser los mismos en todas las hojas de cálculo.

• Haga clic en +Añadir otro archivo fuente.
• Seleccione un archivo adicional y la pestaña de fuente correcta.
• Haga clic en Hecho.

Opcional: identificar el origen de los datos

Antes de continuar con la conexión, tiene la posibilidad de configurar los ajustes.

En este ejemplo, mis tres archivos fuente contienen un formato especial y validación de datos en el archivo Fecha columna. Para importar las fechas correctamente, activaré la función Formato del número de transferencia opción.

• Haga clic en Ajustes.
• En Formato de transferencia, activar Formateo de números.

Al combinar varios archivos de Google Sheets en uno solo, puede resultar útil que el origen de los datos aparezca claramente indicado en el archivo de destino.

• Haga clic en Ajustes.
• Habilitar el Identificar la fuente característica.
• En Identificar método de origen, elija el identificador que desee.

Sheetgo añadirá una columna adicional a su archivo de destino, indicando de dónde proceden sus datos de origen. El identificador de origen puede ser la ubicación de origen, el nombre del archivo, la fecha de creación del archivo o la fecha de actualización del archivo.

Aquí quiero ver de qué depósito proceden los datos de origen, así que seleccionaré Nombre del fichero como identificador. El nombre de la hoja de origen aparecerá en una columna junto a los datos fusionados.

Paso 5: Elegir dónde fusionar los datos

Ahora es el momento de seleccionar en qué archivo de Google Sheets quieres que se consoliden los datos.

Tiene la opción de fusionar los datos en una hoja de cálculo que ya esté utilizando, o en un archivo de Google Sheets completamente nuevo que Sheetgo generará para usted automáticamente. En ambos casos, Sheetgo creará una nueva pestaña(hoja) que contendrá los datos fusionados.

• En Enviar datos, pulse Hojas de cálculo de Google.
• Ir a Destino > Hojas de cálculo de Google, seleccione Nuevo archivo o Archivo existente.
• Cuando envíe datos a un nuevo archivo, asígnele un nombre en el campo Nombre del fichero caja.
• Si desea guardar el archivo en una ubicación específica de Google Drive, haga clic en Cambiar carpeta de destino.
• Opción: cambiar el nombre de la pestaña del archivo. Si lo deja en blanco Sheetgo nombrará automáticamente la nueva pestaña de destino Sheetgo_.SourceTabName.

Aquí le pediré a Sheetgo que me cree un nuevo archivo de Google Sheets automáticamente.

Llamaré al nuevo archivo Entregas totales. En el nueva ficha de archivo llamaré a la pestaña Todos los depósitos de enero. 

Paso 6: Crear la conexión de fusión de Google Sheets

• Haga clic en Terminar y guardar para crear el flujo de trabajo.

Su archivo de destino se abre automáticamente dentro de Sheetgo.

Como puede ver, Sheetgo ha creado una nueva hoja de cálculo llamada Entregas totales con una pestaña llamada Todos los depósitos de enero. Contiene los datos combinados de mis tres archivos de origen.

Paso 7: Actualizar el flujo de trabajo

Ahora que tus archivos de Google Sheets están conectados, puedes actualizar el flujo de trabajo en cualquier momento.

Esto actualizará cada conexión, extrayendo datos frescos de las hojas de origen a la hoja de destino. Cualquier cambio en los archivos de origen se sincronizará con la hoja de destino.

Para actualizar el flujo de trabajo manualmente,

• Abrir Sheetgo, seleccione el flujo de trabajo de la lista de flujos de trabajo situada a la izquierda de la pantalla.
• Haga clic en Ejecutar todas las automatizaciones en la parte inferior.

Paso 8: Automatizar el flujo de trabajo

Para asegurarse de que los cambios en los archivos de origen se actualizan regularmente en la hoja de cálculo de destino, programe actualizaciones automáticas. Esto significa que no necesita abrir una hoja de cálculo ni abrir Sheetgo. Sus datos fluirán automáticamente.

• Abra su flujo de trabajo y haga clic en Automatizar en la barra de menús.
• Haga clic en Actualizar automáticamente.
• Elige la frecuencia de las actualizaciones.
• Seleccione la hora del día y el día de la semana.

Cómo combinar hojas de cálculo de Google en una carpeta

Sheetgo le permite fusionar datos de una cantidad ilimitada de archivos en una hoja central.

Si quieres combinar un gran número de hojas de cálculo de Google Sheets, prueba a hacerlo desde una carpeta. Esta es una forma más rápida y eficaz de combinar datos de varios archivos de Google Sheets.

Además, si añades un nuevo archivo a la carpeta, se incluirá automáticamente en la próxima actualización.

En lugar de subir manualmente todos los archivos que quieras combinar, selecciona una única carpeta de Google Drive.

• Abra Sheetgo y cree un nuevo flujo de trabajo.
• En Fuente de datos, seleccione Carpeta.

Al igual que cuando se suben archivos de forma individual, es importante asegurarse de que cada archivo de origen tiene una pestaña de origen con la etiqueta mismo nombre y estructura.

Cómo manipular datos combinados en Google Sheets

Una vez que haya configurado su sistema de fusión de datos, probablemente querrá editar y procesar esos datos con fórmulas.

La pestaña conectada a Sheetgo es dinámica, lo que significa que los datos se actualizarán cada vez que se actualice el flujo de trabajo.

Cómo combinar hojas de cálculo de Google en una carpeta

Sheetgo le permite fusionar datos de una cantidad ilimitada de archivos en una hoja central.

Si quieres combinar un gran número de hojas de cálculo de Google Sheets, prueba a hacerlo desde una carpeta. Esta es una forma más rápida y eficaz de combinar datos de varios archivos de Google Sheets.

Además, si añades un nuevo archivo a la carpeta, se incluirá automáticamente en la próxima actualización.

En lugar de subir manualmente todos los archivos que quieras combinar, selecciona una única carpeta de Google Drive.

• Abra Sheetgo y cree un nuevo flujo de trabajo.
• En Fuente de datos, seleccione Carpeta.

Al igual que cuando se suben archivos de forma individual, es importante asegurarse de que cada archivo de origen tiene una pestaña de origen con la etiqueta mismo nombre y estructura.

Cómo manipular datos combinados en Google Sheets

Una vez que haya configurado su sistema de fusión de datos, probablemente querrá editar y procesar esos datos con fórmulas.

La pestaña conectada a Sheetgo es dinámica, lo que significa que los datos se actualizarán cada vez que se actualice el flujo de trabajo.

Para empezar a trabajar con los datos combinados, copie los datos importados en otra pestaña (hoja) utilizando una fórmula de matriz o una consulta. ¿Necesitas ayuda? Más información sobre consultas.

Cómo combinar datos filtrados en Google Sheets

Aquí te he mostrado cómo importar toda la ficha de origen de cada uno de los archivos de origen.

¿Y si sólo quieres extraer y combinar datos específicos de Google Sheets? No hay problema: basta con aplicar un filtro a la conexión.

Permítanme volver a mi ejemplo anterior para demostrarlo.

Esta vez, sólo quiero importar los datos de entrega de un artículo: Albaricoques.

• Abra el flujo de trabajo dentro de Sheetgo y vaya a Conexiones.
• A la derecha de la pantalla, vaya al menú (⋮)
• Seleccione Editar conexión.

• Haga clic en el icono Filtro

Aquí utilizaré el condición y la siguiente configuración:

• Los datos coinciden con una condición (OR)
• Coincidencia de datos > Estado > Columna B : Categoría: Frutos secos : Artículo.
• Criterios > El texto es exacto.
• Valor >Apricots.

Cuando haya aplicado las condiciones para su filtro, haga clic en Terminar y guardar.

Aquí puede ver que mi Entregas totales ahora sólo contiene entregas de albaricoques de mis tres almacenes.

¿Necesitas más ayuda para exportar datos filtrados? Consulte nuestra guía detallada sobre cómo filtrar Google Sheets de un archivo a otro.

Fusión automatizada de archivos en Google Sheets

Esa es la verdad sobre cómo combinar varias hojas de cálculo de Google en una sola. Aquí te llevé a través de los pasos a seguir si desea combinar Google Sheets en una hoja de cálculo central de forma automática.

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