Controle el presupuesto de cada departamento en hojas de cálculo

Como interventor financiero, una de sus principales tareas es mantener bajo control el presupuesto de la empresa. Para ello, es necesario establecer un presupuesto máximo por departamento. Cada departamento tiene sus propios gastos fijos y, por supuesto, también algunos imprevistos.

Por eso necesita una forma sencilla de controlar y gestionar los presupuestos de estos departamentos. Evita sorpresas y establece una estrategia presupuestaria clara desde el principio del trimestre.

Las hojas de cálculo siguen siendo las herramientas más fáciles y flexibles de utilizar con fines financieros. Como usted es el director financiero y controla todo el presupuesto de la empresa, le gusta tenerlo todo en un mismo sitio. ¿Y si una sola hoja de cálculo pudiera gestionar todas sus finanzas?

Control presupuestario de los departamentos en hojas de cálculo

Determine el presupuesto de cada departamento y anótelo en una sola hoja. A partir de ahí, puedes distribuir el presupuesto de cada departamento entre todos los jefes de departamento de tu empresa. A su vez, ellos rellenan las hojas de cálculo de sus departamentos con los gastos reales. Por último, esos datos se envían automáticamente a tu hoja de cálculo maestra.

Siga los pasos que se indican a continuación para realizar esta configuración única que le ayudará a automatizar el control de su presupuesto.

Paso 1: Instalar Sheetgo

Instale Sheetgo haciendo clic en el botón de abajo.

Una vez dentro de la aplicación web, cree la primera conexión para distribuir los presupuestos de su departamento. Para ello, simplemente haga clic en Conecta.

Paso 2: Seleccione su fuente de datos

Seleccione su hoja de cálculo maestra (aquella en la que establece el presupuesto de la empresa y controla todos los gastos) como la hoja de cálculo que va a enviar datos desde.

En este paso, sólo tiene que enviar el presupuesto individual de cada departamento.

Paso 3: Seleccionar el destino de los datos

Sheetgo creará automáticamente una carpeta con las hojas de cálculo distribuidas. Elija en este paso si desea o no que Sheetgo cree una nueva carpeta. También puede ser una carpeta ya existente dentro de su Drive.

Después de eso, seleccionar de qué columna se crea la distribución. Esta es la columna que identifica los diferentes departamentos de su empresa. Basado en esta columna y la cantidad de valores diferentes en ella, Sheetgo crea un número de nuevas hojas de cálculo con el nombre de estos valores exactos.

No olvides dar un nombre a la carpeta recién creada. Además, en Ficha Destino, introduzca un nombre para la pestaña. Será el mismo en todas las fichas de destino y también será el nombre de la conexión.

Paso 4: Guardar la conexión

Por último, haga clic en Terminar y guardar para crear la distribución. El presupuesto de su empresa definido por departamento se envía ahora automáticamente a todas estas hojas de cálculo de los departamentos respectivos.

Se trata de una configuración única. En otras palabras, cada vez que cambie algo en la determinación de su presupuesto, se actualizará automáticamente la hoja de cálculo de cada departamento.

Paso 5: Recuperar los gastos reales

Establezca un Consolidar desde una carpeta que le devolverá los gastos reales realizados por sus jefes de departamento a su hoja de cálculo maestra. De este modo, tendrá una visión clara de los gastos previstos frente a los reales.

Conclusión

Así se utiliza Sheetgo para automatizar la elaboración de presupuestos en hojas de cálculo. Controle el presupuesto de cada departamento y los gastos generales de su empresa. Eche un vistazo a nuestro Plantilla de cuenta de resultados si quieres controlar fácilmente las pérdidas y ganancias en Google Sheets.