3 formas de trabajar menos y aumentar la productividad en el trabajo

¿Qué significa realmente productividad en el trabajo?

A veces parece que productividad es la palabra de moda en nuestros tiempos. Los empresarios quieren más de sus empleados y gastan mucho tiempo y dinero en conseguirlo. Mires donde mires hay una nueva aplicación, herramienta, experto o libro que afirma tener la fórmula secreta para la productividad en el trabajo y aumentar el rendimiento en tu empresa.

Pero, ¿nos centramos en lo correcto cuando pensamos en la productividad?

Vicepresidenta de Experiencia Global del Cliente en Dropbox Adrienne Gormley es una de las líderes empresariales del sector tecnológico que defiende que debemos replantearnos nuestra forma de entender la productividad.

“Todo el mundo tiene una palabra de moda que no quiere volver a oír. Para mí, esa palabra de moda es productividad. Tenemos que cambiar la conversación sobre el ajetreo y la productividad por una reimaginación de la experiencia humana en el trabajo”. discurso en el evento científico y tecnológico Inspirefest.

La vida moderna nos tiene corriendo de la mañana a la noche y “simplemente no podemos ser más productivos”, dice Gormley. En lugar de dedicar tiempo a crear cosas nuevas (como deberíamos), ahora estamos ocupados simplemente estando ocupados, opina Gormley. Necesitamos simplificar, racionalizar y reducir nuestro trabajo, no aumentarlo.

Tiene sentido que una ejecutiva de Dropbox esgrima este argumento. “Simplificar la forma en que las personas trabajan juntas” es uno de los lemas de la marca Dropbox.

Pero tiene un punto muy interesante, ¿verdad?

Demos la vuelta a la productividad

El Oxford English Dictionary define la productividad como “la eficacia del esfuerzo productivo, especialmente en la industria, medida en términos de tasa de producción por unidad de insumo”. En otras palabras, cuánto se obtiene (resultado) en relación con cuánto se aporta (insumo).

Por lo general, cuando se trata de productividad, la atención se centra en aumentar la parte de entrada: por ejemplo, ¿cómo podemos hacer más trabajo? Pero este enfoque puede plantear problemas, como explicaré en este artículo.

Si productividad significa trabajar con más eficacia, hay una pregunta importante que a menudo queda sin respuesta: ¿Cómo podemos hacer menos, ¿para generar una mayor producción?

Esa es la pregunta que nos proponemos responder aquí, analizando la productividad en el trabajo desde tres ángulos nuevos e inesperados.

1. No aumentes el desorden

Puede parecer una locura, pero las llamadas “herramientas de productividad” podrían estar aumentando nuestra carga de trabajo: dándonos otra tarea más que completar.

¿Esa nueva aplicación en tu escritorio te está ayudando realmente a generar resultados (por ejemplo, a crear nuevos trabajos) o te está dando algo más que comprobar y actualizar?

Una encuesta realizada a 900 profesionales de la empresa revela que los trabajadores están cada vez más abrumados por la sobrecarga de información y aplicaciones. El estudio, titulado “La falsa promesa de la economía de las aplicaciones”.” descubrió que el trabajador medio utiliza 9,39 aplicaciones, y casi 75% de los trabajadores tienen abiertas al mismo tiempo entre 5 y 9 aplicaciones relacionadas con el trabajo. Se ha producido un enorme aumento del uso de aplicaciones empresariales y herramientas de productividad, pero no está claro que los resultados sean del todo positivos. Las respuestas a la encuesta revelan que muchos trabajadores se sienten frustrados al cambiar de una aplicación a otra y afirman que tardan más en hacer las cosas.

Sobrecarga de aplicaciones

Piense en su vida laboral como en un espacio físico. Una habitación caótica, desordenada y abarrotada puede dificultar la realización de tareas prácticas, y también el pensamiento. Vida ordenada, mente ordenada, dice el refrán.

El desorden es una gran tendencia en estos momentos en el sector de la salud y el bienestar. Quién habría pensado, hace unos años, que Netflix tendría un programa de televisión de éxito sobre ordenar tu casa? Pero en 2019, la “consultora de organización” japonesa Marie Kondo se convirtió en un nombre familiar en todo el mundo con su programa “Tidying Up with Marie Kondo”. Kondo aboga por un hogar minimalista, recortado y libre de desorden y aconseja a sus clientes que se deshagan de los objetos de su casa que no “despiertan alegría.” En este sentido, limpiar el entorno constituye una forma de curación espiritual.

El minimalismo también se puede adoptar en el trabajo, y eso no significa ordenar la mesa. Aunque también puedes hacerlo.

La auténtica productividad significa poder centrarse en realizar tareas activas, no en gestionar tareas. Por eso puede ser un error aumentar el número de herramientas con las que trabajas. Ten cuidado antes de recurrir a más programas, aplicaciones o herramientas para aumentar la productividad. Esto aumentará el número de canales de trabajo que necesitas comprobar, actualizar y supervisar a diario.

Elige unas pocas aplicaciones clave que te permitan trabajar con eficacia, pero sé selectivo y minimalista. Cuando se trata de productividad, ¡menos es más!

2. Reduzca su jornada laboral para aumentar la productividad

Sí, has leído bien. Trabaja en menos no más, para ser más productivo. Recuerda que la productividad es cuestión de eficiencia, no de acumular horas.

Calidad, no cantidad: este principio se aplica a la productividad en el lugar de trabajo.

Cuando se observan las tendencias en todo el mundo, muchos empresarios progresistas y con visión de futuro cuestionan la lógica de la semana laboral tradicional. Es productivo encadenar al personal a sus mesas durante un tiempo determinado, cinco días a la semana?

Suecia, que se enorgullece de la conciliación de la vida laboral y familiar de sus ciudadanos, ha probado recientemente una jornada laboral de 6 horas en la ciudad de Gotemburgo. Los funcionarios informaron de que los trabajadores realizaban la misma cantidad de trabajo o más. También observaron que el personal cogía menos días por enfermedad, pero algunos empresarios (incluido un centro médico) vieron aumentar sus costes porque necesitaban más personal para cubrir las horas extra. Como en este caso, la reducción de la jornada laboral podría costar dinero a los empresarios si exigen que el personal cubra todas las horas del día (en servicios, hostelería y sanidad, por ejemplo). Pero en lo que respecta a la productividad, los datos son bastante claros: los empleados pueden hacer (y hacen) la misma cantidad de trabajo en menos horas.

No sólo en Escandinavia se estudia la reducción de la jornada laboral. En el Reino Unido, algunas empresas han estado experimentando recientemente con una Semana de 4 días, citando una mayor felicidad y productividad de los empleados, así como una disminución de los gastos generales.

Datos de todo el mundo confirman que el número de horas de trabajo no equivale a productividad. En Japón, famoso por sus larguísimas jornadas laborales, existe incluso una palabra que significa “muerte por exceso de trabajo”: karoshi. Y, sin embargo, Japón tiene la productividad más baja del G-7, según el OCDE.

Los trabajadores alemanes, por el contrario, son los que menos horas trabajan al año por trabajador en la OCDE (1.356 horas), pero generan $60,40 en PIB por trabajador-hora. Los trabajadores británicos sólo generan $48,30 por hora, a pesar de trabajar 325 horas más al año.

3. Utilizar la tecnología para reducir el trabajo manual

Sí, ya te advertimos de que no abarrotaras el escritorio o el móvil con demasiadas aplicaciones. Pero eso no significa que las nuevas tecnologías sean el enemigo de la productividad. Todo lo contrario.

Pero tienes que asegurarte de que utilizas la tecnología adecuada. Y la tecnología adecuada para aumentar la productividad en el trabajo tiene que:

• Automatizar tareas manuales rutinarias como la introducción de datos
• Liberarte para el trabajo creativo
• Le ayuda a centrarse en la innovación y las actividades de valor añadido
• Reduzca los errores y fallos que le cuestan tiempo y dinero
• Ahorre tiempo

En otras palabras, necesitamos máquinas que sustituyan a los humanos...

¿Significa esto un futuro automatizado dirigido por robots? Sí y no.

Automatice sus tareas

Un informe del Instituto Global McKinsey descubrió que sólo 5% de los empleos podrían automatizarse totalmente, pero que casi todas las ocupaciones tienen potencial para automatizarse parcialmente. Estiman que “la mitad de todas las actividades por las que se paga a las personas en la población activa mundial podrían automatizarse”. Sí-50%.

¿Qué actividades encabezan la lista de McKinsey? lista para el potencial de automatización?

1. Trabajo físico predecible, por ejemplo, la agricultura. 81% del tiempo dedicado a esta actividad podría automatizarse en todos los sectores.
2. Procesamiento de datos. 69% del tiempo dedicado a esta actividad podría automatizarse en todos los sectores.
3. Recogida de datos. 64% del tiempo dedicado a esta actividad podría automatizarse en todos los sectores.

Si está leyendo esto, es poco probable que trabaje en una granja o en una obra... pero es casi seguro que el tratamiento y la recopilación de datos forman parte de su trabajo diario.

1. Trasladarse a la nube

La migración a la nube está transformando la naturaleza del trabajo, lo que repercute en la productividad. Pasarse a un software basado en la nube (en línea) es el primer paso importante que puede dar para automatizar procesos que actualmente realiza manualmente. La migración de su empresa a la nube puede ahorrarle dinero porque sólo pagará y utilizará exactamente lo que necesite: de hecho, muchos servicios en la nube (como las aplicaciones de Google G Suite) son gratuitos. La computación en nube también ofrece a las empresas mucha más flexibilidad, ya que los empleados pueden colaborar fácilmente en las tareas y trabajar desde múltiples ubicaciones. Además, se reduce el riesgo de pérdida de datos o de copias de seguridad. ¿No te convence?

Las plataformas en la nube, con su estructura basada en API, están esencialmente preparadas para la automatización. Las API permiten que las aplicaciones se comuniquen y se envíen información entre ellas.

Antes de pasarte a G Suite, investiga un poco sobre las distintas aplicaciones y comprueba cómo puedes utilizarlas en tu lugar de trabajo. Si tienes dudas sobre el cambio de Excel a Google Sheets, He aquí un buen resumen de las ventajas de Sheets.

2. Conecte sus aplicaciones

Aunque intentes reducir el número de aplicaciones que utilizas, seguirá habiendo algunas que realmente necesites. Y tiene sentido racionalizarlas y conectarlas siempre que sea posible, ¡y hay varios sistemas que te ayudarán a hacerlo! Algunos de los más conocidos son:

Zapier

Se trata de una plataforma web que te permite integrar diferentes apps. Puedes conectar, sincronizar y automatizar datos entre diferentes apps web. Zapier funciona con más de 1.500 aplicaciones empresariales como Mailchimp, Hubspot, G Suite Slack y Facebook. El flujo de trabajo automatizado que creas se llama “zap”. Cuando se activa el disparador (por ejemplo, cuando se recibe un correo electrónico), se inicia una cadena automatizada de otras acciones.

IFTTT

Similar a Zapier, IFTTT (If This Then That) conecta tus aplicaciones y te envía notificaciones. ¿Quieres publicar el mismo contenido en Instagram, Facebook y Twitter? IFTT elimina la necesidad de hacerlo manualmente, tres veces. IFTTT es un servicio gratuito y ofrece un montón de formas para que los usuarios automaticen su día a día: combinando apps domésticas y dispositivos como Amazon Alexa y Google Home. Las automatizaciones funcionan enviando “applets”.

Microsoft Flow

Se trata del software de automatización basado en la nube de Microsoft, diseñado para empresas. Un poco como IFTTT, pero para el lugar de trabajo. De nuevo, es un sistema basado en disparadores. El objetivo es ayudar a los usuarios a convertir las tareas repetitivas en flujos de trabajo automatizados y Microsoft ha creado una serie de plantillas para ayudarle a configurar uno. Un ejemplo de flujo de trabajo podría ser que las respuestas de los formularios de Microsoft se envíen automáticamente a una hoja de cálculo de Excel.

3. Conectar hojas de cálculo - en un sistema automatizado

70% de las decisiones de las empresas siguen basándose en datos de hojas de cálculo y el número de hojas de cálculo en el mundo se duplica cada año.

Fáciles de usar, flexibles, accesibles y asequibles (o gratuitas): las hojas de cálculo son una herramienta fiable para casi todos los ámbitos de la empresa, desde la gestión de proyectos y la recopilación de datos hasta la planificación y el análisis. Y por eso, a pesar de la proliferación de otras aplicaciones y programas, las hojas de cálculo no van a desaparecer pronto.

De hecho, cuando se extraen datos de otras herramientas y aplicaciones SaaS, la hoja de cálculo suele ser el lugar donde se colocan.

Sheetgo

Uno de los principales inconvenientes de las hojas de cálculo es que requieren mucho tiempo de trabajo manual, lo que puede dar lugar a errores de copia-pega y de otro tipo. Sheetgo permite esencialmente que sus hojas de cálculo “hablen entre sí”, de forma que los datos se envíen entre hojas de cálculo automáticamente. Puede utilizar Sheetgo plantillas para procesos empresariales específicos o crea tus propias conexiones entre Google Sheets, Excel y archivos CSV.

Un sistema automatizado de hojas de cálculo interconectadas es increíblemente flexible: de hecho, puedes sustituir muchos otros programas informáticos (o un sistema informático a medida) creando todo un flujo de trabajo, basado en hojas de cálculo.