Cómo conectar Google Forms a Google Sheets

G Suite de Google cuenta con una serie de aplicaciones impresionantes que la convierten en una de las herramientas de productividad más potentes. Google Forms es una de las aplicaciones más útiles de la plataforma, especialmente cuando se conecta a Google Sheets.

Cuando la gente piensa en Google Forms, suele pensar en encuestas, cuestionarios sorpresa o incluso en inscripciones a eventos. Aunque es una herramienta fantástica para estos fines, también es genial para recopilar cualquier tipo de datos.

Puedes utilizar los formularios de Google para recopilar grandes cantidades de datos que luego puedes enviar a una hoja de Google. Con esta potente combinación, puedes mejorar los procesos empresariales cotidianos.

Exploremos cómo conectar Google Forms a Google Sheets y cómo combinar estas herramientas para obtener grandes resultados.

¿Por qué utilizar los formularios de Google?

Hay muchos ventajas de utilizar Google Forms:

• Datos precisos: si las personas teclean ellas mismas la información directamente en un formulario, es más probable que acierten (por ejemplo, fechas, ortografía, números de teléfono).
• No es necesario copiar y pegar datos: puedes conectar tus formularios de Google Forms a Google Sheets.
• Integridad de los datos: Los formularios de Google son una forma más segura de recopilar datos que permitir que varias personas introduzcan información en una hoja de cálculo.
• Interfaz fácil de usar: es fácil de usar por cualquiera, incluso por usuarios inexpertos.
• Diseño personalizable: puedes añadir logotipos, fotos y vídeos.
• Funciones compartidas: tiene las mismas funciones para compartir que Google Sheets y Docs.

Si necesitas ayuda para diseñar tu formulario de Google, consulta esto tutorial de vídeo. También puede consultar Cómo utilizar Google Forms para recopilar datos en una hoja de cálculo para obtener una guía sencilla.

¿Cuándo utilizar los formularios de Google?

Los formularios de Google no sólo son útiles para encuestas sencillas o pop-quizzes; pueden optimizar una serie de tareas dentro de las operaciones de su empresa.

A continuación, te indicamos algunas formas en las que puedes utilizar los formularios de Google para recopilar datos tanto interna como externamente en tus tareas y proyectos cotidianos:

• Recoger las solicitudes de suministros
• Recopilar solicitudes de empleo
• Recibir solicitudes de vacaciones
• Recopilar facturas
• Enviar evaluaciones de rendimiento
• Recoger pedidos
• Comprobar la entrada y salida de artículos del inventario 

Además, puedes conectar estas respuestas a un archivo de Google Sheets para almacenar, gestionar y analizar los resultados. Se trata de una forma fantástica de almacenar y gestionar todos los datos en un único lugar. También es una oportunidad fantástica para aprovechar al máximo las diversas características y funcionalidades que ofrece Google Sheets.

Ahora vamos a ver cómo vincular fácilmente tus formularios de Google Forms a Google Sheets para optimizar la gestión de datos.

Cómo vincular un formulario de Google a una hoja de Google

Puedes utilizar Google Forms como una aplicación independiente; basta con que hagas clic en la pestaña de respuestas para leer todas las respuestas directamente.

Sin embargo, si estás recopilando muchos datos de muchas personas, deberías poner esos datos en una hoja de cálculo, donde estén listos para procesarlos y analizarlos.

Transferir datos manualmente de Google Forms a Google Sheets lleva demasiado tiempo. En su lugar, puedes conectar Google Forms a Google Sheets para transferir los datos automáticamente. Esto también significa que cuando un encuestado envía un formulario, los datos se incluirán en la hoja de cálculo.

He aquí algunas cosas importantes que hay que tener en cuenta:

• Si guardas tus respuestas en Hojas de cálculo de Google, quedarán registradas en la hoja de cálculo aunque elimines los datos del formulario.
• Si modifica los campos del formulario, éstos también se actualizarán automáticamente en la hoja. Sin embargo, una vez enviado el formulario, los datos que contenga no cambiarán en la hoja de cálculo.

Cómo enviar respuestas de formularios a una hoja de cálculo

Google Forms dispone de una opción que permite enviar las respuestas de los formularios a hojas de cálculo de Google nuevas o existentes.

1. En el formulario elegido, vaya a la sección Respuestas ficha.
2. Haga clic en tres puntos (⋮) situado junto al icono de Google Sheets. Seleccione Seleccione el destino de las respuestas del menú desplegable.
3. Aquí puede seleccionar dónde se registrarán las respuestas a los formularios. Puede elegir entre Crear una nueva hoja de cálculo o Seleccionar hoja de cálculo existente.
4. Para comprobar si Google Forms se ha integrado correctamente con tu hoja de cálculo, puedes hacer clic en el botón Icono de Google Sheets. Esto debería llevarte inmediatamente a tu hoja de cálculo donde se encuentran las respuestas del formulario

Cómo desvincular un formulario de Google de una hoja de Google

Eliminar la conexión entre el formulario de Google y la hoja de cálculo de Google es igual de sencillo.

1. En el formulario elegido, haga clic en el botón Respuestas ficha.
2. Haga clic en el botón botón de tres puntos (⋮) situado junto al icono de Google Sheets.
3. Seleccione la opción Desvincular formulario.
4. Aparecerá un mensaje de advertencia para informarte de que, si continúas con esta acción, las respuestas de los formularios dejarán de enviarse a tu Google Sheet. Haga clic en Desvincular para continuar.

Cómo guardar o eliminar un formulario de Google

No tienes que preocuparte de guardar un formulario de Google Form una vez que lo hayas creado y vinculado al archivo de Google Sheets que hayas elegido. Como todas las aplicaciones de Google, todo se guarda automáticamente en Google Drive.

Sin embargo, ¿qué ocurre si no quieres simplemente desvincular un Google From de tu hoja de cálculo, sino eliminarlo por completo? A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. En la página principal de Formularios de Google, localiza el Formulario de Google que deseas eliminar.
2. Haga clic en el botón botón de tres puntos (⋮).
3. Seleccione Eliminar.

Tenga en cuenta lo siguiente: Si conectas un formulario de Google a una hoja de Google, la eliminación de cualquiera de ellos no afectará al otro archivo.

Cómo filtrar respuestas de Google Forms a Google Sheets

Para aprovechar al máximo la integración de Google Forms y Google Sheets, es importante saber cómo ordenar, filtrar y analizar automáticamente las respuestas de los formularios en la hoja de cálculo.

Supongamos que desea enviar las respuestas de un formulario a diferentes hojas en función de la respuesta a una pregunta de opción múltiple. Para los siguientes ejemplos, filtraremos los datos en diferentes pestañas de la hoja de cálculo en función del color que elija el encuestado (azul, rojo, verde o amarillo).

Veamos distintas formas de ordenar y filtrar datos.

Función de consulta

Esta función utiliza la sintaxis SQL para seleccionar datos específicos. Para crear una nueva pestaña para cada color, simplemente siga este paso a paso:

1. Dentro del formulario, vaya a la sección Respuestas y haga clic en tres puntos (⋮). Haga clic en Seleccione el destino de la respuesta > Crear una nueva hoja de cálculo.
2. Entra en esta nueva hoja de cálculo. Abre una nueva pestaña. Esta será la nueva ubicación para una de las respuestas específicas, en este caso, Azul.
3. Introduzca la fórmula siguiente en la celda A1 de esta nueva hoja.

Vamos a desglosar esta fórmula para que puedas adaptarla a tus necesidades:

• ‘Formulario Respuestas 1’cambiar el nombre de la pestaña que contiene el conjunto de datos inicial.
• A:Bcambio al rango de celdas de los datos que desea consultar
• “Seleccionar” Donde B =: cambie a la columna de celdas con sus respuestas de opción múltiple.
• ‘Azul’: cambia al valor que quieras devolver.

Puede repetir este proceso varias veces en función de lo que desee filtrar. Para una explicación detallada de esta función, eche un vistazo a Cómo utilizar la función QUERY de Google Sheets.

Función FILTRO

También puedes utilizar FILTRO en Hojas de cálculo de Google para separar las respuestas de los formularios.

Basta con crear una nueva pestaña e introducir la fórmula siguiente en la celda A1.

De nuevo, puede cambiar las variables de esta fórmula para adaptarlas a sus propias necesidades. Para una mirada en profundidad a FILTER, echa un vistazo a Cómo utilizar la función FILTRO en Google Sheets.

Cómo convertir una hoja de Google en un formulario

Lamentablemente, no hay forma de generar automáticamente un formulario de Google a partir de una hoja de cálculo. ¡Pero tenemos buenas noticias! Puedes generar un formulario Sheetgo de esta manera.

Los formularios Sheetgo aprovechan la potencia de las hojas de cálculo para construir formularios de forma fácil y rápida. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar una hoja de cálculo y Sheetgo hará el resto.

Puede hacer estos formularios tan sencillos o complejos como desee. Algunas de las características avanzadas incluyen:

• Autorrelleno - Facilite la cumplimentación de sus formularios y asegúrese de obtener siempre la información correcta.
• Validaciones Regex - Cree pruebas personalizadas, ayude a todos a proporcionarle los datos que necesita.
• Subpreguntas - Construir formularios que cambien en función de las respuestas
• Valores por defecto - Elija entre una variedad de valores predeterminados, desde marcas de tiempo hasta ID incrementales.
• Fórmulas - Analice los datos sobre la marcha incluyendo cálculos directamente en el formulario.

Descubra todo lo que le ofrecen los formularios Sheetgo.

Cómo combinar respuestas de distintos formularios en una ficha de Google Sheets

Cuando envías datos de varios formularios de Google a Google Sheets, este guarda las respuestas de cada formulario en una pestaña independiente. Pero, ¿qué ocurre si quieres combinar las respuestas de dos formularios en una pestaña?

Supongamos que eres un jefe de ventas que supervisa a 10 representantes. Creas 10 formularios diferentes con las mismas preguntas para asegurarte de que cada representante introduce sus datos correctamente.

Cuando sus representantes envíen sus formularios, los resultados entrarán en su hoja de cálculo en 10 pestañas diferentes. Pero tú quieres los resultados en una sola pestaña, listos para ser analizados.

Sheetgo’le permite fusionar varias pestañas en una sola con sólo unos clics.

Cómo combinar varias respuestas de Google Forms en una sola pestaña

Primer paso: Instalar el complemento Sheetgo para Google Sheets haciendo clic en el botón de abajo.

Paso 2: Abra la hoja de cálculo en la que desea que estén las respuestas combinadas. En este ejemplo, queremos crear nuestra pestaña combinada en el mismo archivo que las pestañas de respuestas individuales. Haga clic en Extensiones > Sheetgo > Inicio.

Paso 3: La herramienta Sheetgo debería aparecer en la parte derecha de su pantalla.

En Importar datos, pulse Seleccionar datos.

Paso 4: Como desea fusionar varias pestañas, seleccione Varios archivos de la sección Seleccionar datos de origen.

Paso 5: Haga clic en el botón Seleccionar archivos y añade todos los archivos y pestañas conectados a tus formularios de Google.

Paso 6: Haga clic en el botón + icono. En Seleccione un procesador de datos, pulse Combinar.

Paso 7: Bajo el Destino cree una nueva pestaña para los datos combinados.

Haga clic en Terminar y guardar.

Paso 8: Los datos de los formularios de Google deben estar ahora fusionados en una única pestaña del archivo de Google Sheets.

Cómo vincular Google Forms a Google Sheets

Y ya está. Ahora ya sabes cómo conectar Google Forms a Google Sheets.

Con estos conocimientos podrás optimizar la forma de almacenar y gestionar los datos de tu empresa. Con un formulario de entrada de google sheets puedes crear procesos completos, como la gestión de inventarios o la generación de facturas.

Para obtener una guía completa sobre cómo crear, rellenar y automatizar formularios de Google, consulta ¿Cómo utilizar Google Forms para recopilar datos en una hoja de cálculo?