Plantilla de plan de unidad de negocio en Google Sheets

Todas las empresas abarcan varias unidades de negocio (o departamentos), como contabilidad, ventas, marketing, I+D y producción. Y en una organización multidivisional, cada unidad puede incluso funcionar de forma semiindependiente como un negocio dentro de otro negocio (BWB). Se trata de una estructura empresarial habitual en cadenas, empresas de hostelería y empresas matrices con múltiples filiales.

En este tipo de organizaciones, cada unidad de negocio suele ser responsable de planificar y controlar su propio presupuesto. Además de analizar los resultados internamente, los directores de departamento también son responsables de informar de las finanzas de su unidad a los directores de la empresa.

Dos indicadores muy utilizados de la salud financiera de una unidad de negocio son el EBIT (beneficios antes de intereses e impuestos) o el EBITDA (beneficios antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización). El EBIT refleja la cantidad de ingresos que genera una empresa, mientras que el EBITDA se aproxima al flujo de caja de una empresa.

Cálculo del EBITDA

Puede calcular el EBIT/EBITDA y analizar la rentabilidad de su empresa o de las distintas unidades de negocio con la ayuda de un contable o de un programa informático de contabilidad. Pero ambas opciones son caras y en realidad no necesitas invertir más recursos en este proceso.

Lo más probable es que cada unidad ya esté midiendo los costes fijos y variables, los ingresos y los gastos. El mayor reto consiste simplemente en recopilar y cotejar esos datos correctamente. Con la ayuda de una plantilla de Google Sheets, puedes configurar un sistema automatizado que cree un informe de rendimiento de la unidad de negocio por ti.

Esta plantilla de plan de unidad de negocio puede utilizarse para analizar diferentes unidades, filiales o proyectos. Tal vez sea usted un inversor con varios proyectos o startups en los que ha invertido. O tal vez desee evaluar la rentabilidad de diferentes productos que su empresa vende actualmente. En cualquier caso, este sistema es flexible y puede adaptarse a las necesidades de su empresa.

¿Por qué utilizar Google Sheets para analizar el rendimiento de las unidades de negocio?

• Flexible: Google Sheets te permite gestionar y analizar datos financieros de varios departamentos de la forma que mejor se adapte a tu empresa. Cuando necesites modificar el sistema, solo tienes que cambiar o adaptar las hojas de cálculo, sin necesidad de software especializado ni soporte informático.
• Accesible: Los responsables y administradores de las unidades pueden acceder a los datos de su departamento y actualizarlos en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de un ordenador portátil o un smartphone.
• Compatible con todo: todos los paquetes de software se integran con Google Sheets, por lo que si tu empresa tiene datos almacenados en otros programas, puedes importar fácilmente esa información directamente a los archivos de Google Sheets.
• Fácil de usar: todos los miembros del equipo estarán familiarizados con las hojas de cálculo y Google Sheets es fácil de usar, incluso para los principiantes. Las hojas son fáciles de mantener y es sencillo formar a tu equipo en su uso.

Cómo empezar

Esta plantilla de flujo de trabajo basada en hojas de cálculo es un sistema preconstruido que permite analizar y comparar presupuestos y rendimientos de varias unidades de negocio.

La plantilla puede ser utilizada por empresas de todos los tamaños, con cualquier número de departamentos o divisiones. Ofrece a los gestores de las unidades una forma sencilla de recopilar y analizar ingresos y gastos, al tiempo que genera informes automatizados, y un cuadro de mandos para administradores y directores de empresa.

¿Qué es una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo?

Una plantilla de hoja de cálculo normal es un único archivo con gráficos y fórmulas preconstruidos, pero una plantilla de flujo de trabajo de Sheetgo es un sistema completo. Consiste en múltiples archivos de Google Sheets que transfieren datos entre ellos. Esto permite a cada unidad o departamento registrar y compartir sus datos financieros de forma privada, al tiempo que permite a los gestores recopilar y analizar las métricas de cada departamento.

Una plantilla de flujo de trabajo basada en una hoja de cálculo le ofrece:

• Organización y privacidad de los datos: Cada archivo se dedica a una tarea específica, para una mejor protección y precisión de los datos. En lugar de trabajar en una hoja de cálculo compartida, cada departamento tiene su propio archivo personal donde registra sus datos financieros. Los datos de cada unidad de negocio se exportan automáticamente a la hoja maestra del gestor y al cuadro de mandos central.
• Escalabilidad: Las funciones de colaboración de Google Sheets son potentes, pero cuando hay demasiadas personas trabajando en la misma hoja de cálculo, ésta puede volverse grande y pesada. Mantener los datos en hojas de cálculo separadas garantiza que el sistema funcione sin problemas. Si quieres añadir otra unidad de negocio, sólo tienes que copiar una de las hojas de cálculo de entrada, conectarla al flujo de trabajo y compartirla con los compañeros de ese equipo.
• Integración: Google Sheets es compatible con todo, por lo que los contables y gestores pueden importar y combinar fácilmente datos de otros programas y departamentos. En unos pocos clics, puedes conectar datos de otros flujos de trabajo para construir un sistema de gestión financiera completamente integrado.

Lo que obtienes con esta plantilla:

Cuando instalas la plantilla de análisis del rendimiento de la unidad de negocio de Sheetgo, se guardan en tu Google Drive cuatro archivos de Google Sheets con conexiones a Sheetgo preconstruidas:

• Tres Unidad de negocio hojas de cálculo. Comparte cada archivo con los responsables de las distintas unidades o departamentos, y haz tantas copias como necesites para las divisiones adicionales. Los gestores o contables de esa unidad utilizan su copia de la hoja de cálculo para registrar su previsión o presupuesto, así como sus ingresos o gastos reales.
• Un Análisis del rendimiento de las unidades de negocio hoja maestra, para el gerente o administrador de la empresa matriz. Las conexiones de Sheetgo importan datos de todas las Unidad de negocio directamente en este archivo. La plantilla fusiona automáticamente estos datos y muestra métricas clave como el margen bruto, los costes variables totales y el EBITDA en el cuadro de mandos.

Cómo instalar la plantilla de flujo de trabajo

Haga clic en el botón azul de abajo para instalar la plantilla del plan de la unidad de negocio.

1. Inicia sesión en Sheetgo con tu cuenta de Google, Microsoft o Dropbox.
2. Haga clic en Instalar plantilla.
3. Espere unos instantes mientras Sheetgo crea copias de los archivos y los conecta.

La hoja maestra Análisis del rendimiento de la unidad de negocio se abre dentro de Sheetgo.

Para abrir uno de los archivos de la Unidad de Negocio, haga clic en Mostrar barra lateral en la esquina superior derecha de la pantalla y haga doble clic en cualquiera de los tres archivos.

Cómo utilizar el modelo de unidad de negocio

Paso 1: Seleccionar un periodo de tiempo para el análisis

En el Hoja maestra de análisis de unidades de negocio, vaya a la página Instrucciones e introduzca los datos en las casillas de la derecha.

Elija cuál año que desea analizar, que mes, y si quieres un Acumulado o Sólo un mes informe.

Paso 2: Introducir los nombres de las cuentas

Ahora ve al Configuración pestaña. En Columna A (Nombre de la cuenta) introduzca la lista de categorías sobre las que desea que cada unidad de negocio proporcione datos.

La plantilla contiene ejemplos (Ventas, Coste Directo, Comisiones, etc). Puede utilizarlos o añadir sus propias categorías.

Paso 3: Transferir los datos

La plantilla contiene conexiones preconstruidas. La actualización de las conexiones enviará esta lista de nombres de cuenta a cada uno de los archivos Unidad de negocio hojas de cálculo.

Para ello, pulse Flujo de trabajo en la barra lateral a la derecha de la pantalla y haga clic en Corre.

Paso 4: Compartir los archivos

Ahora que cada Unidad de negocio contiene la lista correcta de categorías de Cuentas, sus colegas de cada departamento pueden empezar a utilizar su hoja de cálculo.

Haga clic en Flujo de trabajo o Archivos, y, a continuación, haga doble clic en uno de los Unidad de negocio archivos.
Después, basta con hacer clic en Comparte.

Paso 5: Introducir datos

Una vez que hayan recibido su Unidad de negocio hoja de cálculo, los gestores o contables de ese departamento deben empezar a introducir datos en el Registros ficha.

Paso 6: Automatizar el flujo de trabajo

Puede transferir los datos de la hoja maestra en cualquier momento haciendo clic en Ejecutar, Pero también puede automatizar otro paso del proceso de elaboración de informes empresariales.

Para asegurarse de que siempre dispone de los datos más recientes de cada departamento en su panel de control, programe transferencias automáticas haciendo clic en el botón Automatice junto a ejecute.

Cómo ampliar el flujo de trabajo

Una vez que su sistema automatizado de elaboración de informes de unidades de negocio está en marcha, es fácil ampliar y personalizar el flujo de trabajo.

Puede añadir más Unidad de negocio con nuevas conexiones.

1. En Google Drive > Plantillas Sheetgo > Análisis del rendimiento de las unidades de negocio encontrará las 3 hojas de cálculo de unidades de negocio que se incluyen en la plantilla.
2. Para duplicar una de estas hojas de entrada, haga clic con el botón derecho del ratón en > Haz una copia.

3. Abra Sheetgo y vaya al flujo de trabajo de análisis de rendimiento de su unidad de negocio.

4. Ir a Conexiones. Verá que actualmente hay 4 conexiones.

La primera conexión de la lista, Registros mercantiles consolidados, combina los datos de las hojas de cálculo de las Unidades de Negocio y extrae esa información a la hoja maestra.

Los siguientes 3 Configuración envían la lista de nombres de cuentas a las hojas de cálculo de la Unidad de Negocio. Queremos copiar esta conexión para la nueva hoja de cálculo (duplicada) que acabas de crear.

Como puede ver, los datos de origen son la hoja maestra Análisis del rendimiento de la unidad de negocio > pestaña Configuración. No realice ningún cambio aquí.

2. Desplácese hacia abajo hasta Destino > Hojas de cálculo de Google.

3. Haga clic en Archivo > Cambiar archivo.

4. Selecciona el nuevo archivo (duplicado) de Google Sheets de tu Google Drive. Lo encontrará dentro de Plantillas Sheetgo > Rendimiento de las unidades de negocio.

5. En Nombre de la pestaña, introduzca el nombre “Configuración”.

6. Haga clic en Terminar y guardar para crear la conexión.

En el Conexiones a la derecha de la pantalla, verá que ahora hay 4 conexiones de Configuración.

En Configuración de la nueva hoja de destino (Unidad de negocio 4) está oculta (haga clic en el botón Todas las hojas en la parte inferior izquierda de la hoja de cálculo para verla) pero ahora está conectada a la hoja maestra, extrayendo la lista de Categorías de cuentas de la hoja maestra.

Si hace clic en Flujo de trabajo, Como puede ver, ahora hay una conexión que va en una dirección, desde la hoja maestra al nuevo archivo, Unidad de negocio 4.

Ahora tenemos que enviar datos en la otra dirección.

Para ello, vuelva a la página Conexiones lista.

Nex a la conexión Registros mercantiles consolidados pulse en el menú de tres puntos (⋮) y luego Editar conexión.

En Fuente de datos > Varios archivos verá los archivos de las unidades de negocio que ya están conectadas.

Haga clic en +Añadir otro archivo fuente > +Seleccionar archivo y selecciona la nueva hoja de cálculo.

En Ficha Archivo, asegúrate de seleccionar la pestaña de la fuente correcta. En este caso, es Registros.

Los datos de la Unidad de negocio se fusiona ahora en la hoja maestra, junto con la información de los otros 3 archivos de la Unidad de Negocio.